Elektronische Rechnungen in der Verwaltung

17.07.2017

Europa verpflichtet: bis 2018/2019 E-Rechnungen senden, empfangen und verarbeiten.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und das nationale E-Rechnungs-Gesetz des Bundes vom 1. Dezember 2016 verlangen von öffentlichen Auftraggebern, dass sie künftig E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Materna bietet hierfür zwei verschiedene Lösungsansätze.

Die Vorschriften treten ab dem 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Öffentliche Auftraggeber sind demnach aufgefordert, entsprechende Projekte zeitnah zu starten, um elektronische Rechnungen verarbeiten zu können.

1. Gemeinsame Lösung von MACH, Materna und Bundesdruckerei

MACH, Materna und die Bundesdruckerei haben gemeinsam das Konzept eines komplett elektronischen Bestell- und Abrechnungsprozesses entwickelt, wie er bereits heute auf Basis vorhandener Komponenten in Teilen schon möglich ist. Ein durchgängiger, konsistenter und medienbruchfreier Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung spart Arbeitsaufwand und Kosten. Das vereinfacht die Haushaltsplanung, entlastet Behörden von manuellen Tätigkeiten und steigert die Effizienz. Eine transparente Darstellung sorgt zudem dafür, dass die Einzelschritte bis ins Detail und damit rechtssicher nachvollzogen werden können. Materna ist Spezialist für die Integration von Applikationen und Portaltechnologien und integriert alle benötigten Applikationen.

2. Elektronische Rechnungseingänge mit dem ZUGFeRD-Format

Rechnungen von Unternehmen an Behörden können künftig gemäß dem E-Rechnungs-Gesetz des Bundes elektronisch gestellt werden. Dies bedeutet, dass eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden kann und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht. Für die notwendige Interoperabilität sorgt das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland), das sich auch in der Wirtschaft erfolgreich etabliert hat.

Mit der E-Rechnungs-Lösung auf Basis der Lucom Interaction Platform® (LIP) bietet Materna eine Standard-Lösung für alle Behörden. Der Rechnungseingangsprozess beinhaltet die Prüfung, Weiterleitung und Freigabe von E-Rechnungen und ist sofort ohne langwierige Einführung einsetzbar und fügt sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft ein. Er lässt sich schnell und flexibel auf die individuellen Bedürfnisse anpassen. werden nach finaler Freigabe des Prozesses alle relevanten Daten über eine Schnittstelle an das entsprechende Finanzbuchhaltungssystem übergeben. Eingangsrechnungen im XML- oder PDF-Format werden durch einen speziellen ZUGFeRD-Konverter über die Webbasierte Lösung transformiert und mit konfigurierbaren Workflows zu einem völlig medienbruchfreien Prozess.