Wie eine niedersächsische Gemeinde ihren Workflow über den Browser managed Marklohe goes Open Source

Redakteur: Gerald Viola

Länder und Gemeinden stehen heute vor dem Problem, ihre IT-Strukturen mit geringen Mitteln renovieren zu müssen. Trotz Konjunkturpaketen in Zeiten der Krise kommt es für die Kommunen darauf an, intelligente Lösungen für wenig Geld zu entwickeln. Open Source ist ein Weg, um Lizenzkosten zu senken und dennoch ausgereifte und verlässliche Systeme zu beschaffen.

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Bauamt und Bauhof: Mit einer Open-Source-Lösung zur detaillierten Zeiterfassung und Abrechnung (Quelle: Samtgemeinde Marklohe)
Bauamt und Bauhof: Mit einer Open-Source-Lösung zur detaillierten Zeiterfassung und Abrechnung (Quelle: Samtgemeinde Marklohe)
( Archiv: Vogel Business Media )

Wie man Open Source auch auf Gemeindeebene hervorragend einsetzen kann, zeigt die Samtgemeinde Marklohe in Niedersachsen. Mitarbeiter des Bauamtes und des kommunalen Bauhofes haben ihre Zusammenarbeit Anfang 2009 komplett virtualisiert. Mithilfe der freien Collaboration Software GROUP-E managen sie ihren Workflow inzwischen bequem digital, delegieren Aufgaben über den Browser und haken erledigte Arbeiten einfach auf dem Bildschirm ab. Insbesondere kommt die fein granulierte Zeiterfassung den Anforderungen der doppelten Buchführung und dem Rechnungswesen entgegen.

Die Samtgemeinde Marklohe liegt zentral in Niedersachsen zwischen Hannover und Bremen. Die zum Landkreis Nienburg/Weser gehörende Verwaltungseinheit umfasst die Gemeinden Balge, Marklohe und Wietzen mit insgesamt 8.700 Einwohnern. Ein wichtiges Teilgebiet der Gemeindeaufgaben sind die Instandhaltung des Straßennetzes und zahlreiche Außendienste wie die Oberflächenentwässerung, die Pflege der öffentlichen Grünanlagen, Spielplätze und Sportanlagen, aber auch Räum- und Streudienste in der kalten Jahreszeit.

Unterschiedliche Strukturen

Aus verwaltungstechnischen Gründen werden diese Aufgaben in den einzelnen Teilgemeinden unterschiedlich bewältigt. Die Gemeinde Marklohe unterhält einen eigenen Bauhof mit fünf Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Die Gemeinde Wietzen hat lediglich einen Beschäftigten, der von zu Hause aus agiert. Und in der Gemeinde Balge werden die anfallenden Arbeiten von einem landwirtschaftlichen Maschinenring erledigt. In zahlreichen Fällen müssen die Tätigkeiten des Bauhofes zudem mit dem Markloher Gemeindebauamt koordiniert werden.

Aufgrund der dezentralen Struktur war es für die insgesamt fünfzehn Beschäftigten von Bauhof und Bauamt bislang aufwendig, Aufgaben nachvollziehbar zu übergeben und ihre Erledigung zu dokumentieren. Besonders durch den starken Außendienstanteil gestaltete sich die Kommunikation oftmals schwierig. Nicht selten wurden Aufträge per Telefon oder in schriftlicher Form übergeben. Schon von daher bot sich der Umstieg auf eine einheitliche digitale Lösung an.

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Umstellung wegen Doppik

Den Stein endgültig ins Rollen brachte letztendlich die Einführung der doppelten Buchführung. Nach den Bestimmungen der Doppik sind alle erbrachten Leistungen gezielter zu erfassen und den verschiedenen Produktgruppen zu Abrechnungszwecken zuzuordnen. Eine detaillierte Zeiterfassung fand bislang nicht statt, sodass sich der Bauhofleiter des Bauamtes, Udo Bredemeier, Ende letzten Jahres nach einer Softwarelösung umschaute.

Fündig wurde Bredemeier bei einer neuen Open-Source-Lösung aus Südtirol. Die browserbasierende Collaboration-Plattform GROUP-E stellt Arbeitsgruppen zahlreiche Tools für die virtuelle Zusammenarbeit über das Internet bereit. Dazu zählen Termin- und Projektmanagement, der gemeinsame Zugriff auf Dateien und Dokumente, umfangreiches Adressmanagement, eMail- und Messaging-Verwaltung sowie eine detaillierte Zeiterfassung.

GROUP-E wird in Südtirol bereits von mehr als 125 regionalen Unternehmen und Institutionen erfolgreich eingesetzt. Insbesondere nutzen bereits 80 Prozent der Südtiroler Gemeinden die Software, um über das Internet zusammenzuarbeiten.

Was Udo Bredemeier und die Samtgemeinde besonders freut: Als erste Collaboration Software überhaupt unterliegt GROUP-E zu hundert Prozent der General Public License (GPL) und ist damit komplett kostenlos. Versteckte Lizenz-Restriktionen wie bei vergleichbaren Open-Source-Projekten – beispielsweise Begrenzungen der Zugangszahlen – kommen nicht vor, sodass sich Anwender um rechtliche Aspekte der Lizenz keine Gedanken zu machen brauchen.

Auch in technischer Hinsicht kann die für Linux optimierte Plattform mit einigen herausragenden Features punkten. So verfügt GROUP-E als einzige Software-Lösung ihrer Kategorie über eine Samba-Integration. Damit haben die Anwender auch über den Browser direkten File-Server-Zugriff und arbeiten so in einem absolut synchronisierten Dateisystem.

Was Netzwerkadministratoren besonders freuen dürfte: Alle User werden über ein zentrales LDAP-Verzeichnis authentifiziert, sodass sie sich in verschiedene Anwendungen über dieselben Zugangsdaten einloggen können (Windows-Netzwerk, Mail-Account, GROUP-E-Plattform). Die Einrichtung einzelner Accounts entfällt und der Administrationsaufwand verringert sich spürbar.

Schließlich wurde auch an die mobile Arbeit gedacht. SyncML-fähige Handys oder Smartphones werden pünktlich mit Aufgaben, Terminen und Adressen beliefert, sodass auch die Beschäftigten im Außendienst weitgehend nahtlos integriert werden können.

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