Wie eine niedersächsische Gemeinde ihren Workflow über den Browser managed

Marklohe goes Open Source

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Umstellung wegen Doppik

Den Stein endgültig ins Rollen brachte letztendlich die Einführung der doppelten Buchführung. Nach den Bestimmungen der Doppik sind alle erbrachten Leistungen gezielter zu erfassen und den verschiedenen Produktgruppen zu Abrechnungszwecken zuzuordnen. Eine detaillierte Zeiterfassung fand bislang nicht statt, sodass sich der Bauhofleiter des Bauamtes, Udo Bredemeier, Ende letzten Jahres nach einer Softwarelösung umschaute.

Fündig wurde Bredemeier bei einer neuen Open-Source-Lösung aus Südtirol. Die browserbasierende Collaboration-Plattform GROUP-E stellt Arbeitsgruppen zahlreiche Tools für die virtuelle Zusammenarbeit über das Internet bereit. Dazu zählen Termin- und Projektmanagement, der gemeinsame Zugriff auf Dateien und Dokumente, umfangreiches Adressmanagement, eMail- und Messaging-Verwaltung sowie eine detaillierte Zeiterfassung.

GROUP-E wird in Südtirol bereits von mehr als 125 regionalen Unternehmen und Institutionen erfolgreich eingesetzt. Insbesondere nutzen bereits 80 Prozent der Südtiroler Gemeinden die Software, um über das Internet zusammenzuarbeiten.

Was Udo Bredemeier und die Samtgemeinde besonders freut: Als erste Collaboration Software überhaupt unterliegt GROUP-E zu hundert Prozent der General Public License (GPL) und ist damit komplett kostenlos. Versteckte Lizenz-Restriktionen wie bei vergleichbaren Open-Source-Projekten – beispielsweise Begrenzungen der Zugangszahlen – kommen nicht vor, sodass sich Anwender um rechtliche Aspekte der Lizenz keine Gedanken zu machen brauchen.

Auch in technischer Hinsicht kann die für Linux optimierte Plattform mit einigen herausragenden Features punkten. So verfügt GROUP-E als einzige Software-Lösung ihrer Kategorie über eine Samba-Integration. Damit haben die Anwender auch über den Browser direkten File-Server-Zugriff und arbeiten so in einem absolut synchronisierten Dateisystem.

Was Netzwerkadministratoren besonders freuen dürfte: Alle User werden über ein zentrales LDAP-Verzeichnis authentifiziert, sodass sie sich in verschiedene Anwendungen über dieselben Zugangsdaten einloggen können (Windows-Netzwerk, Mail-Account, GROUP-E-Plattform). Die Einrichtung einzelner Accounts entfällt und der Administrationsaufwand verringert sich spürbar.

Schließlich wurde auch an die mobile Arbeit gedacht. SyncML-fähige Handys oder Smartphones werden pünktlich mit Aufgaben, Terminen und Adressen beliefert, sodass auch die Beschäftigten im Außendienst weitgehend nahtlos integriert werden können.

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