Wie eine niedersächsische Gemeinde ihren Workflow über den Browser managed

Marklohe goes Open Source

14.12.2009 | Redakteur: Gerald Viola

Bauamt und Bauhof: Mit einer Open-Source-Lösung zur detaillierten Zeiterfassung und Abrechnung (Quelle: Samtgemeinde Marklohe)
Bauamt und Bauhof: Mit einer Open-Source-Lösung zur detaillierten Zeiterfassung und Abrechnung (Quelle: Samtgemeinde Marklohe)

Länder und Gemeinden stehen heute vor dem Problem, ihre IT-Strukturen mit geringen Mitteln renovieren zu müssen. Trotz Konjunkturpaketen in Zeiten der Krise kommt es für die Kommunen darauf an, intelligente Lösungen für wenig Geld zu entwickeln. Open Source ist ein Weg, um Lizenzkosten zu senken und dennoch ausgereifte und verlässliche Systeme zu beschaffen.

Wie man Open Source auch auf Gemeindeebene hervorragend einsetzen kann, zeigt die Samtgemeinde Marklohe in Niedersachsen. Mitarbeiter des Bauamtes und des kommunalen Bauhofes haben ihre Zusammenarbeit Anfang 2009 komplett virtualisiert. Mithilfe der freien Collaboration Software GROUP-E managen sie ihren Workflow inzwischen bequem digital, delegieren Aufgaben über den Browser und haken erledigte Arbeiten einfach auf dem Bildschirm ab. Insbesondere kommt die fein granulierte Zeiterfassung den Anforderungen der doppelten Buchführung und dem Rechnungswesen entgegen.

Die Samtgemeinde Marklohe liegt zentral in Niedersachsen zwischen Hannover und Bremen. Die zum Landkreis Nienburg/Weser gehörende Verwaltungseinheit umfasst die Gemeinden Balge, Marklohe und Wietzen mit insgesamt 8.700 Einwohnern. Ein wichtiges Teilgebiet der Gemeindeaufgaben sind die Instandhaltung des Straßennetzes und zahlreiche Außendienste wie die Oberflächenentwässerung, die Pflege der öffentlichen Grünanlagen, Spielplätze und Sportanlagen, aber auch Räum- und Streudienste in der kalten Jahreszeit.

Unterschiedliche Strukturen

Aus verwaltungstechnischen Gründen werden diese Aufgaben in den einzelnen Teilgemeinden unterschiedlich bewältigt. Die Gemeinde Marklohe unterhält einen eigenen Bauhof mit fünf Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Die Gemeinde Wietzen hat lediglich einen Beschäftigten, der von zu Hause aus agiert. Und in der Gemeinde Balge werden die anfallenden Arbeiten von einem landwirtschaftlichen Maschinenring erledigt. In zahlreichen Fällen müssen die Tätigkeiten des Bauhofes zudem mit dem Markloher Gemeindebauamt koordiniert werden.

Aufgrund der dezentralen Struktur war es für die insgesamt fünfzehn Beschäftigten von Bauhof und Bauamt bislang aufwendig, Aufgaben nachvollziehbar zu übergeben und ihre Erledigung zu dokumentieren. Besonders durch den starken Außendienstanteil gestaltete sich die Kommunikation oftmals schwierig. Nicht selten wurden Aufträge per Telefon oder in schriftlicher Form übergeben. Schon von daher bot sich der Umstieg auf eine einheitliche digitale Lösung an.

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