HP bietet dreistufigen Prozess zur Einführung von MPS Managed Print Services sparen Zeit und Kosten

Redakteur: Gerald Viola

In Behörden und Konzernen herrscht oft ein Wildwuchs an unterschiedlicher Hardware und Software innerhalb der unternehmensweiten IT-Architektur. Die Druckumgebung bildet da keine Ausnahme: Drucker, Kopierer, Scanner und Faxe verschiedener Hersteller werden ergänzt durch Multifunktionsgeräte (MFP), die alle diese Funktionen beherrschen. Innerhalb verschiedener Abteilungen gibt es nicht nur Netzwerkdrucker, die sich unterschiedliche Teams teilen, sondern auch Einzelplatzdrucker, von deren Existenz die IT-Verantwortlichen oftmals nichts (mehr) wissen.

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Grund für das unkoordinierte Wachstum der Druckerinfrastruktur ist nicht nur der Fakt, dass sich das papierlose Büro als Illusion herausgestellt hat, sondern das Gegenteil: Durch den ständig wachsenden Berg an Inhalten steigt die Zahl der Ausdrucke an – und verursacht damit höhere Kosten als je zuvor.

Denn angeheizt durch die kontinuierliche Content-Digitalisierung und die wachsende Informationsflut investieren Firmen heute bereits bis zu sechs Prozent ihres Umsatzes für ihr Output-Management. Hier liegt ein enormes Potenzial, Arbeitsprozesse zu rationalisieren.

HP hat einen dreistufigen Prozess entwickelt, mit dem sich Managed Print Services (MPS) einführen lässt. Dieser Prozess sowie die Implementierung von MPS überzeugt auch die Analysten von Gartner: HP wurde erneut im Leader Segment des Gartner Magic Quadrant positioniert.

Neben der Fähigkeit, komplette MPS Konzepte umzusetzen, legte Gartner darauf Wert, die Vollständigkeit der Unternehmensvision in diesem Segment zu betonen.

Schritt 1: Die Umgebung verwalten

Der erste Schritt zur Verwaltung der Druckumgebung ist eine genaue Analyse aller vorhandenen Aktiva. HP dokumentiert, wie alle Geräte im Unternehmen genutzt werden sowie die Modelle und die Anzahl der Druckseiten.

Im Detail bedeutet dies:

  • Analyse der Druckumgebung: Über eine Remote-Monitoring-Software sammelt HP Daten von jedem Drucker oder MFP, die anschließend sicher an HP übermittelt werden. Eine Datenbank behält den Überblick über jedes Gerät und seine Position im Unternehmen dank einer Identifikationsnummer, die jeder Drucker erhält.
  • Zubehör und Services: Anwender oder Help Desk-Mitarbeiter können HP Managed Print Services für Zubehör oder Services kontaktieren. Support-Mitarbeiter liefern die gewünschten Tinten, Toner und Papier. Darüber hinaus kümmern sie sich um Wartung und Reinigung der Geräte.
  • Management-Reports: Die vom Drucker gesammelten Daten sind die Basis von Management-Reports. Die Berichte stellen Drucktrends dar, bestimmen die Nutzung der Geräte und helfen, Probleme zu identifizieren.
  • Eine einzige Rechnung: Services werden pro Druckseite berechnet. Unternehmen erhalten eine einzige Rechnung, die pro Abteilung oder Cost Center aufgeschlüsselt werden kann. Damit lassen sich Druckbudgets erstellen und einhalten.

Schritt 2: Die Infrastruktur optimieren

Um die Druckumgebung zu optimieren, wird jedes Gerät sorgfältig ausgewählt und am richtigen Standort innerhalb des Unternehmens aufgestellt. HP berücksichtigt dabei den Total Cost of Ownership, Seitendruckvolumen, Druckerfunktionen sowie die Anforderungen der Mitarbeiter. Die Infrastruktur wird wie folgt optimiert:

  • Bewertung des Optimierungspotenzials: Diese Bewertung baut auf der Beurteilung der Druckumgebung auf und wird mit den realen Daten verglichen, die aus der Druckerflotte gewonnen wurden. Jeder Drucker wird analysiert und resultiert in einem von drei Ergebnissen: Das Gerät wird beibehalten, an einem anderen Ort positioniert oder ausgetauscht.
  • Lifecycle-Management: Entscheidungen hinsichtlich des Endes des Lebenszyklus eines Geräts kommen mit Empfehlungen zu neuen Geräten.
  • Implementierung: Empfehlungen zu Geräteauswahl und Platzierung im Unternehmen werden im Hinblick auf die Nutzung und Anforderung der Mitarbeiter getroffen. Dadurch ist ein optimaler Mix an Druckern und MFPs sichergestellt.
  • Konsolidierung: Unternehmen profitieren von einer Konsolidierung der Druckinfrastruktur gleich mehrfach. Dazu gehört der Austausch von Einzelgeräten wie Faxen, Scanner und Kopierern durch MFPs – und dadurch eine reduzierte Vorratshaltung unterschiedlicher Toner, Tinten und Papiersorten.
  • Umweltfreundliche Strategie: Ein weiterer Vorteil der optimierten Struktur sind ein niedrigerer Energie- und Papierverbrauch, ein vereinfachtes Recycling und eine umweltgerechte Entsorgung.

Schritt 3: Den Dokumenten-Workflow verbessern

Ist die Druckerflotte optimiert und wird entsprechend verwaltet, können sich Unternehmen dem Dokumenten-Workflow zuwenden. Dies kann ebenfalls signifikante Kosteneinsparungen nach sich ziehen. Der größte Kostenfaktor ist nämlich nicht die Infrastruktur selbst, sondern die Zeit, die Anwender zur Suche und Verarbeitung der Daten aufwenden sowie dem Informationsfluss innerhalb der Firma und zum Kunden.

Ein durchschnittliches Unternehmen wendet für jeden US-Dollar an Druckkosten weitere neun US-Dollar für die Verwaltung der gedruckten Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg auf. HP Managed Print Services Spezialisten empfehlen einfache Verbesserungen im Workflow, mit denen Unternehmen Kosten einsparen können.

Dazu gehören Implementierung von Anwendungen wie rollenbasiertes Drucken (automatischer Duplex-Druck, Einschränkungen beim Farbdruck usw.), Routing von Druckjobs oder elektronisches Druckmanagement.

MPS rechnen sich

Mit der MPS-Implementierung können Konzerne deutliche Einsparungen auf einer Vielzahl von Ebenen erzielen.

Dazu gehört neben den Geräten selbst die Vorratshaltung des Zubehörs, optimiert durch automatisiertes Bestellwesen, effiziente Dokumenten-Arbeitsprozesse, sowie eine bessere Kontrolle und Verwaltung der Architektur durch den zentralisierten Roll-out neuer Treiberversionen, Werkzeuge oder Funktionen mit einem einzigen Knopfdruck.

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