eGovernment mit Open Source Linux-Migration in München: Der Pinguin wird zum Goldesel

Redakteur: Gerald Viola

2003 hatte der Stadtrat in München die Abkehr von Microsoft und den Umstieg auf Open Source Software und Linux beschlossen. Ende 2010 bezifferte die Landeshauptstadt die Einsparungen durch die Migration auf rund fünf Millionen Euro. Jetzt legte Oberbürgermeister Christian Ude neue Zahlen vor.

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Münchner Rathaus: In zehn Jahren von Windows zu Open Source (Foto: LHM)
Münchner Rathaus: In zehn Jahren von Windows zu Open Source (Foto: LHM)

Der Oberbürgermeister antwortete auf eine Stadtratsanfrage im vergangenen Jahr: „Im Beschluss vom 16. Juni 2010 zum Thema LiMux wurde bereits dargestellt, welche Kosten für einen Betriebserhalt von Windows-Systemen für die Zeit seit 2005 angefallen wären. Zum Zeitpunkt des Beschlusses war das Ergebnis der Vergleichsrechnung für den Wechsel auf aktuelle Microsoft-Produkte (11,8 Millionen Euro) um 5,6 Millionen Euro höher als die damaligen Ausgaben des LiMux-Projektes (6,2 Millionen Euro). Bei einer Rückkehr zu Microsoft würde schon allein dieser Kostenvorteil aufgegeben werden.“

Ude damals weiter: „Hinzu kommt, dass eine ,Rückkehr‘ nicht nur die bereits umgestellten 6.300 LiMux-Arbeitsplätze, sondern auch die restlichen Windows-2000-Arbeitsplätze betreffen würde. Diese ,Rückkehr‘ wäre nämlich keine Rückkehr zu den bisherigen Versionen (Windows 2000 und Microsoft-Office 97/2000), sondern ein eigenes Großprojekt ,Neue Microsoft-Arbeitsplätze‘ zum Wechsel von allen 15.000 Arbeitsplätzen auf Windows 7 und Microsoft-Office 2010.“

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Im Sommer 2010 hat dann der Stadtrat beschlossen, das LiMux-Projekt bis 2013 zu verlängern und gleichzeitig den Etat um rund 50 Prozent aufzustocken. Warum war dieser Beschluss notwendig, wodurch entstehen die Mehrkosten, was verändert sich an Ihrer Vorgehensweise/Strategie? fragte eGovernment Computing damals den LiMux-Projektleiter Peter Hofmann.

Seine Antwort: Schon bei Projektbeginn wurde von einem „evolutionären“ Vorgehen gesprochen (LiMux – Die IT-Evolution). Daher wurde schon 2004 mit dem Stadtrat vereinbart, sich fortlaufend über den Projektfortschritt zu verständigen.

Eine „Keimzellen“-Strategie war richtig, um in allen Bereichen die notwendige Infrastruktur aufzubauen, das Know-how der Administratoren zu erweitern und die bereichs­spezifischen Probleme zu identifizieren.

Für einen Rollout von weiteren 9.000 linuxbasierenden Arbeitsplätzen war diese Strategie der kleinteiligen Problemlösung zu langsam und zu ressourcenintensiv. Deshalb und weil die bereits umgestellten Arbeitsplätze in der Regel diejenigen ohne komplexe Fachverfahren waren, musste die Erstellung und der Rollout der weiteren Basisclient-Releases optimiert und professionalisiert werden.

Dies war auch notwendig, da sich einerseits die Anforderungen im Laufe des Projektes gewandelt haben und andererseits die Heterogenität und Komplexität der gewachsenen Infrastruktur und der IT-Prozesse größer war, wie im Jahr 2004 vorhersehbar.

Es wurde eine Optimierungsphase eingeführt, die bis etwa Ende 2011 geplant ist, danach wird der Flächenrollout für die komplexen Arbeitsplätze bis etwa Ende 2013 erfolgen. Nachdem eine Optimierung der Prozesse und der Infrastruktur vor allem in den Bereichen Anforderungs- und Testmanagement nicht durch stadteigene Kapazitäten abgedeckt werden kann, war die Beauftragung von externen Dienstleistern notwendig.

Projektlaufzeit verlängert und Budget aufgestockt

Aufgrund der Verlängerung der Projektlaufzeit und vor allem für die extern anfallenden Kosten musste das bisherige Projektbudget aufgestockt werden (von 12,8 Millionen Euro auf 18,7 Millionen haushaltswirksame Kosten).

Nun hat eine neuerliche Anfrage der CSU-Stadtratsfraktion („Wie hoch beziffern sich bisher die Kosten für die Einführung von LiMux? Wie hoch wären die Kosten bei Ausbau des Betriebssystems auf Basis von Windows gewesen?) neue Zahlen aus dem Münchner Rathaus bekannt werden lassen.

Der Oberbürgermeister, der für die SPD als Kandidat für das Amt des Ministerpräsidenten in die kommende bayerische Landtagswahl ziehen wird:

„Die aktuellen haushaltswirksamen Kosten für das LiMux-Projekt betragen 11,7 Millionen Euro (Stand Ende Dezember 2011).

Im Beschluss des VPA vom 16.06.2010 (Vorlage Nr. 08-14 / V 04284) ist eine Alternativberechnung der Aufwände für eine dem damaligen Leistungsumfang des LiMux-Projektes vergleichbare Betriebserhaltung von Windows-Systemen dargestellt.

Diese Rechnung enthält Kosten in Höhe von 11,8 Millionen Euro für die folgenden Positionen:

  • 15.000 MS-Office Lizenzen
  • 7.500 MS-Windows Lizenzen (Annahme: auf 50 Prozent der PC muss Windows-Version aktualisiert werden wegen der Office-Version)
  • 7.500 Neuanschaffung von Hardware (Annahme: wegen hoher Windows Systemanforderungen vorzeitiger Ersatz)
  • Schulungskosten (Lernwelt und externe Trainer)
  • Migrationskosten (externe Migrationsunterstützung; Annahme: 15.000 Office-Migrationen und 7.500 Windows-Migrationen)
  • Vereinheitlichung des Formularwesens entsprechend WollMux

Die neuen Berechnungsgrundlagen und das Ergebnis

Aktualisiert auf die heutige Umgebung müssten die 7.500 PC als Bezugsgröße für Windows-Lizenzen und Hardware auf mindestens 10.000 PC erhöht werden (Aktueller Stand an LiMux-Arbeitsplätzen ist etwa 9.600 PC). Damit erhöhen sich die Gesamtkosten dieser Vergleichsrechnung um 1,65 Millionen Euro.

Noch nicht berücksichtigt ist dabei die inhaltliche Erweiterung des LiMux-Projektumfanges in Hinblick auf die Optimierung des Anforderungs- und Testmanagements. Die dafür im LiMux-Projekt getätigten Ausgaben belaufen sich auf 2,08 Millionen Euro.

Ein dem Leistungsumfang des LiMux-Projektes vergleichbarer Ausbau auf Basis von Windows hätte damit bislang kalkulierte Kosten in Höhe von mindestens 15,52 Millionen Euro verursacht.

Ebenfalls nicht berücksichtigt ist dabei die Tatsache, dass ein Ausbau auf der Basis von Windows nicht nur die einmaligen Umstellungskosten berücksichtigen muss, sondern die alle drei bis vier Jahre notwendigen Updates für Betriebssystem und Office-System sowie die Preissteigerungen dafür.

Allein die Lizenzkosten für 10.000 PC mit aktuellen Windows- und Office-Lizenzen würden derzeit über 2,8 Millionen Euro betragen.

Im LiMux-Projekt hingegen fallen nur die einmaligen Umstellungskosten an, Lizenzkosten für die Open-Source-Produkte (beispielsweise Betriebssystem und Office-System) gibt es nicht, sämtliche neuen Produktversionen sind kostenlos.

Und neben der Wirtschaftlichkeit führt OB Christian Ude auf die Frage „Wie viele Mängelmeldungen von Mitarbeitern bei der Anwendung von LiMux wurden bisher registriert?“ weitere Argumente pro Open Source ins Feld:

Meldungen von Mitarbeitern über Probleme mit dem PC erfolgen an die jeweilige dezentrale Störungsannahme (Service Desk/Help Desk). Dabei werden Probleme gemeldet, die auf Störungen im Bereich der Infrastruktur (Netz, Server), der Anwendungen (Datenbanken, externe Verbindungen) der Kommunikation (beispielsweise Internet, eMail, Kalender), dem Betriebssystem (Windows oder Linux), den Benutzerdaten (Organisationsdaten, Benutzerdaten), dem Office-System oder auch auf Benutzerfehler beruhen können. Manchmal ist es auch eine Kombination mehrerer Ursachen.

Die verschiedenen Ursachen werden nicht so erfasst, dass sie statistisch ausgewertet werden können. Somit kann eine Frage, wie viele Mitarbeiter-Mängelmeldungen auf LiMux zurückgehen, mangels Datenmaterial nicht exakt beantwortet werden.

Ist LiMux zuverlässiger als Windows?

Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass sich die LiMux-Arbeitsplätze erst in der Einführungsphase befinden. In dieser Phase treten bei jeder Umstellung (also auch unter Windows) typischerweise am Anfang gehäuft Fehler auf, bis sich der Betrieb „einschwingt“ und ein Normalwert an Störungen erreicht wird.

Eine Aussage über die Güte eines Arbeitsplatzes wird somit erst möglich, wenn alle geplanten Umstellungen auf den LiMux-Arbeitsplatz abgeschlossen und etwa zwei Jahre in Betrieb sind.

Erst danach könnte man die Anzahl der Störungen pro Monat für jedes Referat mit den Zahlen für Windows NT vergleichen. Nach Auskunft einzelner Administratoren ist es aber bereits jetzt so, dass bei LiMux-Arbeitsplätzen weniger Störungen pro Monat gemeldet werden, als früher unter dem seit Jahren betriebenen Windows NT.

Das IT@M Serviceteam „LiMux Service Center“ bearbeitet Störungsmeldungen der dIKA-Administratoren (dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement) zum LiMux-Arbeitsplatz, dessen Administration und Softwareverteilung. Teilweise sind dies auch Mängelmeldungen der Mitarbeiter, die im dIKA nicht gelöst werden konnten.

Vielfach sind dies aber auch Störungen in den Bereichen Server, Netz, Kommunikation oder Anwendungen, für die nicht der LiMux-Arbeitsplatz die Ursache ist. Eine Auswertung der Anzahl der Störungsmeldungen ergibt somit auch keine belastbare Aussage zur tatsächlichen Anzahl an Mängeln des LiMux-Arbeitsplatzes.

Die Anzahl der Störungsmeldungen beim Serviceteam haben nicht mit der gestiegenen Anzahl an LiMux-Arbeitsplätzen zugenommen, sondern (Grafik in der Bildergalerie) sogar noch leicht abgenommen (von maximal 70 pro Monat auf maximal 46 pro Monat), obwohl sich die Anzahl der LiMux-Arbeitsplätze deutlich gesteigert hat (von 1.500 auf 9.500).

Eine wesentliche Herausforderung bei der Migration waren die vorhandenen Makros in der Bürosoftware. Im vergangenen Monat wurden in der abschließenden Stufe der Open-Office-Migration plangerecht die letzten nicht durch ein Fachverfahren ersetzbaren Makroanwendungen erfolgreich auf zentral wartbare und qualitätsgesicherte Makro- bzw. Webanwendungen („Ein wichtiger Meilenstein“) umgestellt.

Die Makroumstellung kämpfte mit U-Booten

Kirsten Böge schildert das im Münchner IT-Blog so: Der Landeshauptstadt München bot sich durch die Migration der Bürosoftware die einmalige Chance, die vorhandenen Vorlagen, Formulare und Makros zu identifizieren, Redundanzen zu erkennen und Umstellungsalternativen abzuwägen. Es galt, die stets wachsende Anzahl gemeldeter umzustellender Makros, Vorlagenobjekte und Formulare (MVF) zu konsolidieren.

Während erste Erhebungen die Verbreitung von knapp 7.000 MVF zeigten, kam man in späteren Erhebungen zu der Erkenntnis, dass bei der Landeshauptstadt München wohl mindestens 21.000 solcher Office-Objekte zu finden waren. Sobald ein Migrationsbereich nämlich mit der Office-Umstellung begann, war regelmäßig ein Auftauchen von sogenannten „U-Booten” zu beobachten. Dies waren weitere MVF, die etwa aus Fachverfahren oder anderen Projektrandbereichen stammten.

Unter diesen U-Booten vermuteten die mit der Migration befassten Spezialisten eine Vielzahl von überflüssigen Objekten, da Anwender-/innen MVF über einen langen Zeitraum ungeprüft und ohne strategischen Rahmen selbst erstellen durften. Diese Erkenntnis bestärkte die Projektleitung in der Haltung, keine Eins-zu-eins-Umstellung vorhandener Office-Objekte zu betreiben. Vielmehr sollte die Chance zur Konsolidierung konsequent genutzt werden.

Zur Bewältigung dieser Herausforderung wurden Beraterteams des auf Migrations-Unterstützung spezialisierten Münchner IT-Dienstleisters DBI hinzugezogen. Die Kompetenzen der externen Berater und der verwaltungsinternen Fachkräfte wurden in einer zentralen Kundenschnittstelle, dem erweiterten Office-Supportzentrum – kurz eOS – gebündelt, um gemeinsam die technische und organisatorische Office-Umstellung umzusetzen.

Die wichtigsten Aufgaben des eOS waren die Steuerung und Koordinierung von Kundenanforderungen, die Unterstützung der internen Kunden bei großen umzustellenden MVF-Paketen, die beispielhafte Lösung spezifischer Probleme sowie die Anbindung von MVF an Anwendungen von Drittherstellern.

Die Reduktion der Makros, Formulare und Vorlagen erfolgte durch funktionale Konsolidierung, durch die Beseitigung von Duplikaten sowie durch den großflächigen Einsatz des Vorlagenverwaltungssystems WollMux. Allein durch dessen Funktion zum personenspezifischen Vorausfüllen von Briefköpfen konnten rund 20 Prozent aller Makros eingespart werden.

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