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Linux-Migration in München: Der Pinguin wird zum Goldesel

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Eine wesentliche Herausforderung bei der Migration waren die vorhandenen Makros in der Bürosoftware. Im vergangenen Monat wurden in der abschließenden Stufe der Open-Office-Migration plangerecht die letzten nicht durch ein Fachverfahren ersetzbaren Makroanwendungen erfolgreich auf zentral wartbare und qualitätsgesicherte Makro- bzw. Webanwendungen („Ein wichtiger Meilenstein“) umgestellt.

Die Makroumstellung kämpfte mit U-Booten

Kirsten Böge schildert das im Münchner IT-Blog so: Der Landeshauptstadt München bot sich durch die Migration der Bürosoftware die einmalige Chance, die vorhandenen Vorlagen, Formulare und Makros zu identifizieren, Redundanzen zu erkennen und Umstellungsalternativen abzuwägen. Es galt, die stets wachsende Anzahl gemeldeter umzustellender Makros, Vorlagenobjekte und Formulare (MVF) zu konsolidieren.

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Während erste Erhebungen die Verbreitung von knapp 7.000 MVF zeigten, kam man in späteren Erhebungen zu der Erkenntnis, dass bei der Landeshauptstadt München wohl mindestens 21.000 solcher Office-Objekte zu finden waren. Sobald ein Migrationsbereich nämlich mit der Office-Umstellung begann, war regelmäßig ein Auftauchen von sogenannten „U-Booten” zu beobachten. Dies waren weitere MVF, die etwa aus Fachverfahren oder anderen Projektrandbereichen stammten.

Unter diesen U-Booten vermuteten die mit der Migration befassten Spezialisten eine Vielzahl von überflüssigen Objekten, da Anwender-/innen MVF über einen langen Zeitraum ungeprüft und ohne strategischen Rahmen selbst erstellen durften. Diese Erkenntnis bestärkte die Projektleitung in der Haltung, keine Eins-zu-eins-Umstellung vorhandener Office-Objekte zu betreiben. Vielmehr sollte die Chance zur Konsolidierung konsequent genutzt werden.

Zur Bewältigung dieser Herausforderung wurden Beraterteams des auf Migrations-Unterstützung spezialisierten Münchner IT-Dienstleisters DBI hinzugezogen. Die Kompetenzen der externen Berater und der verwaltungsinternen Fachkräfte wurden in einer zentralen Kundenschnittstelle, dem erweiterten Office-Supportzentrum – kurz eOS – gebündelt, um gemeinsam die technische und organisatorische Office-Umstellung umzusetzen.

Die wichtigsten Aufgaben des eOS waren die Steuerung und Koordinierung von Kundenanforderungen, die Unterstützung der internen Kunden bei großen umzustellenden MVF-Paketen, die beispielhafte Lösung spezifischer Probleme sowie die Anbindung von MVF an Anwendungen von Drittherstellern.

Die Reduktion der Makros, Formulare und Vorlagen erfolgte durch funktionale Konsolidierung, durch die Beseitigung von Duplikaten sowie durch den großflächigen Einsatz des Vorlagenverwaltungssystems WollMux. Allein durch dessen Funktion zum personenspezifischen Vorausfüllen von Briefköpfen konnten rund 20 Prozent aller Makros eingespart werden.

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