Übersicht für Kommunen

Leitfaden zum ersetzenden Scannen

| Autor: Susanne Ehneß

Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit beim ersetzenden Scannen erhöhen – auch in Kommunalverwaltungen
Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit beim ersetzenden Scannen erhöhen – auch in Kommunalverwaltungen (Bild: Wax/ Fotolia.com)

In der „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ ­erhalten Kommunalverwaltungen Hilfe bei der Aktendigitalisierung. Die zugrundeliegende technische Richtlinie, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) 2013 veröffentlicht hat, wird darin speziell an kommunale Bedürfnisse angepasst.

Die Initiative dazu kam vom Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald, woraufhin im Rahmen des IT-Gipfels ein runder Tisch „Rechtskonforme eAkte“ gegründet wurde. Begleitet wurde die Entwicklung der Leitlinie durch die Bundes-Arbeitsgemeinschaft Kommunaler IT-Dienstleister (Vitako) und die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Das BSI betrachtet das Arbeitsergebnis als „wichtigen Meilenstein auf dem Weg zur Erhöhung der Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit beim ersetzenden Scannen“.

Die Leitlinie besteht aus grundlegenden Informationen zum ersetzenden Scannen, aus einer exemplarischen Schutz­bedarfsanalyse für kommunale Dokumente sowie einer Musterverfahrensbeschreibung.

Ein zentrales Ergebnis der Schutzbedarfsanalyse der KGSt ist, dass in Kommunalverwaltungen in der Regel von der Schutzbedarfskategorie „normal“ bei Papier­originalen auszugehen sei. Die exemplarische Schutzbedarfsanalyse ermöglicht dem Anwender die bessere Einordnung der jeweils vor Ort zu bestimmenden Schutzbedarfe für alle kommunalen Dokumentenarten – von der Urkunde bis zum Brief. Aus dem Ergebnis der Schutzbedarfsanalyse ergeben sich dann entsprechende Anforderungen an den Scanprozess.

Die von Vitako angefertigte Musterverfahrensbeschreibung soll Kommunalverwaltungen unterstützen, die Anforderungen der TR RESISCAN umzusetzen. Die Musterverfahrensbeschreibung erläutert typische Fragestellungen und beschreibt notwendige personelle, technische und organisatorische Maßnahmen.

Die „Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN“ finden Sie online als PDF hier.

Aktualisierung der TR RESISCAN

Die Basis-Richtlinie des BSI wurde 2013 veröffentlicht, wird aber fortlaufend ergänzt und angepasst. Eine Liste der einzelnen Versionen seit 2013 finden Sie online hier. Die aktuelle Version finden Sie hier als PDF.

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