Einführung der eAkte in der Kreisverwaltung

Leitfaden für Anfänger und Fortgeschrittene

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Strategische Ausrichtung

Festzulegen sei im Rahmen dieser Strategie zunächst, ob nur Akten für einzelne Verwaltungsleistungen in die elektronische Aktenführung überführt werden (iteratives Verfahren) oder alle Akten im Rahmen einer einheitlichen strukturellen Strategie auf die elektronische Aktenführung umgestellt werden sollen.

Weiter schreiben die Autoren: „Die Digitalisierung der Aktenführung setzt eine präzise Zielbestimmung voraus. Die von den Kreisverwaltungen gesteckten Digitalisierungsziele können den gesamten Lebenszyklus einer Akte oder auch nur Teile davon umfassen. Sie reichen von der Einführung eines DMS über eine elektronische Schriftgutverwaltung bis hin zu einer digitalen Archivierung des Schriftgutes.“ Zudem werde in einigen Kreisverwaltungen auch die Einführung von Online-Anhörungsverfahren in den Blick genommen. Und schließlich könne die Erstellung von und die Einbindung in Verwaltungsportale Ziel von eGovernment-Maßnahmen in den Kreisen sein, so die Verfasser weiter.

Auch der Best-Practice-Gedanke kommt in der Handreichung nicht zu kurz. So listen die Autoren eAkte-Projekte auf, mit denen Kreisverwaltungen bereits gute Erfahrungen damit gemacht hätten. Im Einzelnen sind das:

  • Verfahren im Aufgabenbereich des Straßenverkehrsamtes, einschließlich der Bereiche Verkehrsordnungswidrigkeiten, Zulassung und Fahrerlaubniserteilung,
  • Verfahren im Bereich des Vollstreckungsrechts,
  • die Einführung der eRechnung,
  • Verfahren im Bereich des Versorgungsamtes,
  • die Einführung der ePersonalakte,
  • die elektronische Vergabe (eBeschaffung)
  • Verfahren im Bereich von Elterngeld und Hilfe zur Pflege
  • sowie im Bereich des Flüchtlingsmanagements und
  • im Aufgabenbereich der Optionskommunen.

Bereitstellung von Ressourcen

Allerdings scheinen viele Kommunen Probleme mit der Anpassung ihrer Prozesse und der Bereitstellung der notwendigen Ressourcen zu haben. Die Autoren merken dazu unter anderem an: „Die Einführung der eAkte und anderer eGovernment-Projekte verändert die Arbeitskultur, Kommunikationsabläufe und Informationsflüsse in der Organisation. Sie müssen bewusst gestaltet werden und setzen daher eine sorgfältige Planung voraus.“

Die kreisinterne Planung müsse sich dabei frühzeitig mit der Bereitstellung von Ressourcen auseinanderzusetzen, so die Autoren. Ihre Empfehlung: „Neben der Frage der Finanzierung muss im Hinblick auf bereits vorhandene Ressourcen geklärt werden, welche Leistungen extern und neu vergeben werden müssen und welche von eigenen Ressourcen abgedeckt werden können.“

Die Themen Outsourcing und interkommunale Kommunikation sind offenbar für viele Kommunen nicht einfach. Die Autoren der Handreich kommen hier nämlich zu der Empfehlung: „So kommt zum Beispiel eine Kooperation mit dem jeweiligen kommunalen IT-Dienstleister ebenso in Betracht wie die Ausschreibung und Vergabe eines Auftrages an einen externen Dienstleister. Daneben ist frühzeitig ein Erfahrungsaustausch mit anderen Verwaltungen in den Blick zu nehmen, der sich gegebenenfalls in der Form der interkommunalen Zusammenarbeit verdichten, aber auch informell über einen Austausch in Fachforen erfolgen könne.“

Und zur Anpassung der internen Prozesse heißt es: „Eine Digitalisierungsstrategie hat schließlich auch die organisatorischen Veränderungen für die Zukunft mit einzubeziehen. So verändert zum Beispiel die digitale Aktenführung das Aufgabenprofil der herkömmlichen Registratur. Aktenbezogene Aufgaben werden in größerem Umfang durch die fachlich zuständigen Sachbearbeiter übernommen. Die durch den Wegfall von Registraturaufgaben freigesetzten Kapazitäten können zur Qualitätssicherung oder zur Unterstützung der Sachbearbeitung genutzt werden.“

Weitreichende organisatorische Veränderungen mit großem Einsparungspotenzial beträfen zudem den Bereich der Poststelle, aber auch Kurierdienste und Außenstellen müssen im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie neu bewertet werden.

Die elektronische Aktenführung

Unklarheit scheint in vielen Kommunen auch immer noch über die Prinzipien einer elektronischen Aktenführung und deren rechtliche Rahmenbedingungen zu herrschen, den auch dieses Thema wird explizit behandelt.

Dazu schreiben die Autoren: „Eine elektronische Aktenführung ist ebenso wie die papierene Variante zunächst an die allgemeinen rechtsstaatlichen Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung gebunden.“

Im Einzelnen führen die Autoren folgende Grundsätze auf:

  • Gebot der Aktenmäßigkeit, das heißt, die Behörden sind verpflichtet, Akten zu führen,
  • Gebot der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit, das heißt, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen sind vollständig und nachvollziehbar abzubilden,
  • Gebot wahrheitsgetreuer Aktenführung, das heißt, alle wesentlichen Verfahrenshandlungen sind wahrheitsgemäß aktenkundig zu machen,
  • Gebot der Aktenauthentizität und -integrität, das heißt, Aktenteile dürfen nicht nachträglich entfernt oder verfälscht werden.

Unklarheit scheint auch dahingehend zu herrschen, in wie fern die eGovernment-Gesetze des Bundes und der Länder Auswirkungen auf die Kommunen haben. Denn die Handreichung merkt dazu unter anderem an: „Die elektronische Aktenführung in den Kreisverwaltungen wird insbesondere durch die eGovernment-Gesetze des Bundes und der Länder geprägt, wenn auch deren rechtliche Bindungswirkung für die Kreisverwaltungen keinesfalls umfassend ist.“

So gelte das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) zwar auch für die Kreisverwaltungen, soweit sie Bundesrecht ausführen. § 6 EGovG über die elektronische Aktenführung verpflichte allerdings lediglich die Behörden des Bundes, ihre Akten elektronisch zu führen, und hat damit insoweit keine bindende Wirkung für die Kreisverwaltungen.

Anders verhalte es sich jedoch, so die Autoren, mit den eGovernment-Gesetzen der Länder. „Die eGovernment-Gesetze der Länder sind regelmäßig auf die Behörden des Landes einschließlich der Gemeinden und Gemeindeverbände und damit auch auf die Kreisverwaltungen anwendbar. Auch wenn in den landesgesetzlichen Regelungen keine ausdrückliche Verpflichtung zur Umstellung auf elektronische Aktenführung enthalten ist, enthalten sie doch einen erheblichen politischen Druck auf die Landkreise, ihre Aktenführung entsprechend umzustellen.“

Dieser Druck werde sich in Zukunft durch weitere Gesetzesvorhaben auf Bundes- und Landesebene erhöhen. Das jüngst beschlossene Onlinezugangsgesetz des Bundes (OZG), sei hierfür ein prominentes Beispiel.

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