Schulverwaltung Hessen Leistungsfähige IT-Services für hessische Schulverwaltung durch Innovation und Team-Arbeit

Autor / Redakteur: Thorsten Eberhardt*, Advertorial / Susanne Ehneß

Hohe Qualität sowie Agilität – dank Avanade und Microsoft TFS für die Lehrer- und Schülerdatenbank des Landes Hessen.

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( www.pixabay.de)

Die hessische Lehrer- und Schülerdatenbank (LUSD) entlastet die Schulen des Landes im täglichen Verwaltungsbetrieb. Die bundesweit einzigartige IT-Lösung verbessert zusätzlich den Informationsfluss zwischen Schulen, Schulämtern und Ministerium.

So erfolgreich das Anwendungssystem bereits war, so groß war auch der Wunsch der beteiligten Stellen, mehr Agilität und Flexibilität bei dessen Weiterentwicklung zu ermöglichen. Zusammen mit Avanade hat das Referat Z.6 des Hessischen Kultusministeriums (HKM) basierend auf dem Microsoft Team Foundation Server (TFS) moderne, schnelle und einfache Prozesse etabliert.

Ziele waren kürzere Umsetzungszeiträume sowie mehr Nutzerzufriedenheit und Akzeptanz. Darin eingeschlossen: Kulturwandel innerhalb des HKM Z.6 zu mehr Agilität und Kollaboration.

Mehr Agilität und Flexibilität für leistungsfähige Lösung

Schüler-, Unterrichts- und Leistungsdaten werden in Hessen über das Anwendungssystem LUSD erfasst und bearbeitet. Die Verwaltung des Unterrichtseinsatzes der Lehrkräfte zählt genauso zum Aufgabenbereich wie die Prüfung von Kursbelegungen bis hin zur Zulassung für Abitur, Haupt- und Realschulabschlüsse. Der Zeugnisausdruck erfolgt ebenfalls über die LUSD. Die Bildungsverwaltung hat so jederzeit online Zugriff auf aktuelle Informationen – hochsicher dank des geschützten Schulverwaltungsnetzes.

Zusätzliche Anwendungserweiterungen bieten ergänzende Funktionen, wie z.B. die von Avanade erstellte Informations- und Kommunikationsplattform (LUSDIK), die unterschiedliche Auswertungen auf Basis aggregierter Daten durch die Schulämter ermöglicht.

Ende 2013 formulierte das Projektbüro SAP HR/LUSD der zuständigen Zentralabteilung (jetzt Referat Z.6) des HKM das Ziel, dass die Weiterentwicklung der LUSD agiler und flexibler werden solle. Mit den gewünschten kürzeren Release-Zyklen ließen sich Rückmeldungen der Anwender schneller realisieren.

Mit einem neuen Dienstleister sollte zudem eine agilere, engere Zusammenarbeit stattfinden – der Zeitaufwand für die Abstimmung musste ebenso gesenkt werden wie für Entwurf, Analyse und Test. Mehr Transparenz im Er- und Bereitstellungsprozess war ein weiterer Punkt im Pflichtenheft. Die Avanade Deutschland GmbH gewann die zugehörige Ausschreibung.

Agilität, Flexibilität und die damit verbundenen kürzeren Rückkopplungszyklen sollten also die Grundlage sein, um sowohl die Softwarequalität als auch die Zufriedenheit der Anwender weiter zu steigern.

Dabei galt es zu beachten, dass die Stabilität des Anwendungssystems und die Kontinuität der Weiterentwicklung nicht negativ beeinflusst werden – denn die Verfügbarkeit der LUSD ist für die angeschlossenen ca. 2.200 Schulstandorte und mehr als 6.000 Benutzer kritisch. „Mehr Agilität und Flexibilität bei Erhaltung der Stabilität“ war daher das von HKM Z.6 vorgegebene Motto.

( avanade)

Zudem war es Teil der Aufgabe von Avanade, die benötigte Entwicklungs- und Testinfrastruktur sowie alle beteiligten Personen am neuen Projektstandort in Marburg zusammenzuführen. Parallel erfolgten die Einführung einer neuen Organisationsstruktur und die Definition neuer Tätigkeitsrollen innerhalb von HKM Z.6. Mit diesem Anforderungskatalog ging das Team von Avanade im April 2014 an die Arbeit.

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Anwender rücken näher an die Entwicklung

Der angestrebte „Kulturwandel“ sollte prozessseitig und mit Hilfe eines entsprechenden zentralen, unterstützenden Werkzeugs umgesetzt werden. Es galt, das bisherige Prinzip – Go-Live von Verbesserungen und Änderungen mit schwergewichtigem Test-, Stabilisierungs- und Abnahmeprozess nur zweimal pro Jahr – durch einen Ansatz mit mehreren kurzen, kleineren Zyklen zu ersetzen.

Die dafür erforderlichen „Sprints“ stehen für einen permanenten und kontinuierlichen Entwicklungs- und Testprozess. Insgesamt sollten die Anwender so noch näher an die Entwicklung rücken.

Bereits im Ausschreibungsprozess hatte das Avanade-Team SCRUM als Prozess-Framework und Microsoft TFS als ideale Option zur Unterstützung des agilen Prozesses identifiziert. Mit der Plattform können kollaborative Softwareprojekte geplant, durchgeführt und verwaltet werden.

Zusätzlich integriert sich TFS optimal in die Microsoft-Produkte, die zur Weiterentwicklung von LUSD und LUSDIK benötigt wurden – von Visual Studio über den Test Manager bis zu Office.

Mit TFS konnte vor allem der Bedarf an ein professionelles Verfahrenslebenszyklusmanagement (VLM, Anforderungsmanagement auf Basis der HKM E-Government-Verfahren und Geschäftsprozesse) sowie das Anwendungslebenszyklusmanagement (ALM) der LUSD ganzheitlich abgedeckt werden, und zwar von der Anforderungserfassung über die Entwicklung und das Testen bis hin zur Verteilung der fertigen Softwarepakete – mit entscheidend für eine transparente Planung und Realisierung.

Da bei SCRUM die Entwicklungs-Sprints nur ein bis vier Wochen dauern, war es ideal geeignet für die Anforderungen des HKM. Zudem ist Avanade als zertifizierter Partner der hinter dem Framework stehenden Organisation Scrum.org bestens mit den Möglichkeiten des Frameworks vertraut.

Die weiteren Schritte waren aufgrund der großen Erfahrung der Avanade-Mitarbeiter zügig erledigt: Nach einem Assessment der Verfahren, Anwendungen, Prozesse und Werkzeuge folgte die Umsetzung auf Basis etablierter Best Practices.

Der erste Schritt hierbei war die Implementierung des TFS im April 2014. Direkt im Anschluss konnte das gemeinsame HKM- und Avanade-Team auf Software- und Prozessebene seine Aktivitäten aufnehmen. Die Bündelung der Aktivitäten an einem Ort ermöglichte es dem Team des HKM Z.6 auch, mehr Eigenverantwortung zu übernehmen.

Mehr Transparenz und Leistungsfähigkeit erhöhen Akzeptanz

„Besonders wichtig war uns, so früh wie möglich den Teamgedanken zu stärken. Vor dem Einstieg von Avanade hatten wir eine sehr gute Lösung auf den Weg gebracht, die Weiterentwicklung der LUSD war mit wachsendem Erfolg jedoch einfach an ihre Grenzen gestoßen. Die Prozesse für Entwicklung und insbesondere Produktivsetzung waren nicht mehr zeitgemäß. Avanade hat uns hier den passenden Vorschlag gemacht. Wir können die Software nun gemeinsam sehr schnell bedarfsgerecht weiterentwickeln und in kürzeren Zyklen live setzen“, sagt Dieter Schwarz, beim HKM zuständig für die IT-Anwendungssysteme im Geschäftsfeld BVS Bildungsverwaltung Schule.

Die Mitarbeiter der fachlichen Aufgabenbereiche formulieren neue Anforderungen nun in iterativen Zyklen von grob zu fein; diese werden funktional aufeinander aufbauend in die Umsetzungszyklen eingeplant. So können Änderungen evolutionär wachsen und dem Nutzer wie gewünscht schneller bereitgestellt werden. Schulungen zum VLM, ALM und zum TFS werden nach dem Key-User-Prinzip abgebildet.

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Die gewonnene Transparenz bei Entwicklungsschritten und Status hat dabei zu einem insgesamt verbesserten Informationsfluss und zum Wegfall aufwändiger Abnahmen geführt, da die Qualitätskontrolle von Anfang an Teil des Prozesses ist. Eine kontinuierliche Prozessoptimierung durch Retrospektiven nach jedem Sprint trägt ebenfalls zu einer gesteigerten Software-Qualität bei.

Die höhere Güte der Software sowie das schnellere Go-Live von Anforderungen schlagen sich spürbar nieder: LUSD und LUSDIK haben einen guten Ruf bei ihren Nutzern, wie auch Dieter Schwarz bestätigt. Zwei weitere Punkte belegen den Erfolg des Projekts: Schon die ersten Releases konnte Avanade ohne nennenswerte Fehler ausrollen – nach einem Partnerwechsel alles andere als eine Selbstverständlichkeit. Darüber hinaus wurden die vom Auftraggeber vorgegebenen Ziele „Mehr Agilität und Flexibilität bei Erhaltung der Stabilität“ planmäßig erreicht.

Enge Zusammenarbeit und passende Lösungen führen zu Mehrwert für Anwender

Unter dem Strich profitieren die LUSD- und LUSDIK-Nutzer durch die schnellere Umsetzung von Verbesserungen. Das Land Hessen verfügt damit über die gewünschte agile und gleichzeitig stabile Lösung auf Basis eines leistungsfähigen VLM/ALM-Prozesses mit Unterstützung professioneller Werkzeuge.

Trotz dieses Erfolgs hat das Team noch Ziele, wie Dieter Schwarz verrät: „Wenn wir den Aspekt Agilität konsequent zu Ende denken, arbeiten auch die fachlichen Aufgabenbereiche nach dem agilen Ansatz bei der Anforderungserstellung. Dadurch würde künftig die Kollaboration zwischen den Aufgabenbereichen, der Entwicklung und den Koordinatoren des Anforderungsmanagements weiter gestärkt. Mit einem starken Partner wie Avanade lassen sich auch solch starke Resultate erzielen.“

Der Autor: Thorsten Eberhardt
Der Autor: Thorsten Eberhardt
( Avanade)

Erzielter Mehrwert auf einen Blick

  • Mehr Transparenz: Ein ganzheitliches Verfahrens- sowie Anwendungslebenszyklusmanagement auf Basis eines zentralen Werkzeugs bilden die Grundlage für maximale Transparenz für die beteiligten Mitarbeiter
  • Kürzere Release-Zyklen: Optimale Unterstützung durch TFS und SCRUM bei Planung, Entwicklung, Test und Verteilung bilden das Fundament für die schnelle Bereitstellung von Verbesserungen sowie Änderungswünschen – für eine höhere Nutzerzufriedenheit
  • Höhere Qualität: Definierte Prozesse, von Beginn an integrierte Qualitätskontrolle, bewährte Werkzeuge sind Garant für hohe Qualität

* Thorsten Eberhardt, VP Business Development, Avanade

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