EU-Dienstleistungsrichtlinie

Lehrstück föderaler Zusammenarbeit

| Autor / Redakteur: Christian Mohser / Manfred Klein

Erfolgsfaktor 2: Sachliche Vernetzung

Eine weitere zentrale Herausforderung für das Projekt EA 2.0 war es, in Anbetracht der sehr heterogenen technischen und organisatorischen EA-Strukturen in den Ländern, gemeinsame Ziele zu definieren. Unterschiede bestanden insbesondere in drei Punkten:

  • Erstens sind die Front-Ends der Portale sehr unterschiedlich in Funktion und Navigation ausgestaltet, sodass Nutzer sich in jedem Portal neu zurechtfinden müssen.
  • Zweitens unterscheiden sich die Leistungsportfolios der EA-Portale sowie das Niveau technischer Unterstützung und
  • drittens werden dem Nutzer in den einzelnen Ländern unterschiedliche Informations- und Beratungsangebote geboten.

Auf die hohe Projektkomplexität und die unterschiedlichen Ausgangssituationen in den Ländern wurde von den Projektverantwortlichen reagiert, indem anstatt gemeinsamer Lösungen gemeinsame Rahmenbedingungen erarbeitet wurden, die individuelle Umsetzungsstrategien erlauben. So wurden gemeinsame Mindeststandards an die Front-Ends, das Leistungsportfolio und die technischen Komponenten beschlossen. Für vom EA-Netzwerk bereitgestellte Informationen wurden gemeinsame Qualitätsstandards definiert. Auf deren Basis können die vielfältigen Stakeholder Informationen aus ihrem Zuständigkeitsbereich aufbereiten und ins EA-Netzwerk einpflegen.

Bei der Konzeption solcher Harmonisierungsbeschlüsse war eine enge Koordination mit parallel­laufenden Projekten notwendig, um Synergien und vorhandene Lösungen und Methoden nach­nutzen zu können und damit sicher zu stellen, dass sich die Projektergebnisse in die komplexe föderale IT-, Rechts- und Organisationslandschaft einfügen. So bilden die Entscheidungen und die bereitgestellten Komponenten des IT-Planungsrates die Grundlage für die im Projekt gefassten Beschlüsse wie auch Ergebnisse anderer Projekte (etwa zum Föderalen Informationsmanagement). Durch diese enge Vernetzung werden Projektergebnisse somit auch in einem sehr komplexen Projektumfeld realisierbar.

Erfolgsfaktor 3: Zeitliche Vernetzung

Während des Projektzeitraums verändern sich die Rahmenbedingungen laufend durch Entwicklungen in den Ländern sowie in eng verknüpften Vorhaben. Darauf muss vom Projektmanagement kontinuierlich reagiert werden. Im Projekt EA 2.0 sind auf Bundesebene Abstimmungen mit den Vorhaben eID-Strategie, Portalverbund und dem Digitalisierungsprogramm zu treffen; zudem verändern sich durch das Onlinezugangsgesetz die rechtlichen Rahmenbedingungen. Auch neue Maßnahmen auf EU-Ebene – wie etwa der Verordnungsentwurf zu einem zentralen digitalen Zugangstor, die eIDAS-Verordnung und die Eta­blierung des Once-Only-Prinzips – wirken sich auf das Projekt aus.

Auch föderale Projekte setzen zumeist auf unterschiedlich gewachsenen Strukturen auf, sodass auch hier im Projektmanagement die daraus resultierenden Pfadabhängigkeiten berücksichtigt werden müssen. Auf diese Weise können Projekte effizienter durchgeführt werden, da auf bereits vorhandene Ressourcen zurückgegriffen wird. Ebenso wie der Blick zurück ist jedoch auch Aufgabe des Projektmanagements, künftige Trends zu antizipieren, damit Projektergebnisse auch in der Zukunft Akzeptanz finden. Am Beispiel des einheitlichen Ansprechpartners lässt sich dies am Leistungsportfolio verdeutlichen. Nutzer sind aus anderen Lebensbereichen gewöhnt, ihre Anliegen zunehmend elektronisch abzuwickeln.

Eine nutzerfreundliche Ausgestaltung ist elementar, um die Zielgruppe vom Mehrwert des EA-Netzwerks zu überzeugen. Um der Zielgruppe ein breiteres Leistungsportfolio auf einem Portal zu ermöglichen, werden die EA-Portale zunehmend in die jeweiligen Länderportale überführt. An diesem Punkt werden gewachsene Strukturen zusammengeführt. Gleichzeitig werden neue Trends aufgegriffen, die insbesondere vom Portalverbund sowie vom Single Digital Gateway der Europäischen Kommission ausgehen. Beiden Vorhaben ist gemein, dass Nutzer über eine stärkere Vernetzung von Portalen ihre Anliegen schneller klären können.

Bei der Konzeption des EA 2.0-Netzwerks werden die sich aus diesen Projekten ergebenden Anforderungen fortlaufend in die Projektplanung integriert. Die zeitliche Vernetzung umfasst den Blick zurück und den Blick nach vorn. Beide Faktoren sollten im Projektmanagement verankert und nicht dem Zufall überlassen bleiben.

Ergänzung um Vernetzungsansätze

Vernetzungen auf der personellen, sachlichen sowie zeitlichen Ebene sind Erfolgsfaktoren des föderalen Projektmanagements. Um diesen erweiterten Anforderungen gerecht zu werden, sind bestehende Projektmanagementansätze zum einen um eine Projektphase und zum anderen um eine neue Querschnittsfunktion zu ergänzen. Orientiert an einem stereotypen Vorgehensmodell (vgl. Abbildung) empfiehlt es sich zudem, nach der Konzeptions- und vor der Umsetzungsphase eine zusätzliche Vernetzungsphase zu etablieren, in der die Konzeptions- und Aushandlungsergebnisse zu validieren sind. Ziel dieses Verfahrens ist, den gefundenen – oftmals kleinsten – gemeinsamen Nenner nochmals kritisch zu reflektieren, insbesondere bezogen auf die zukünftigen Anforderungen.

Zweitens ist neben typischen Querschnittsfunktionen wie dem Projekt-Controlling und einem Qualitätsmanagement Vernetzung als Funktion zu etablieren, um mithilfe geeigneter Methoden und Maßnahmen unterschiedliche Vernetzungsperspektiven zu identifizieren und deren Integration sicher zu stellen. Vernetzung verankert zeitlich und thematisch begrenzte Projekte in bestehende und erwartbare Kontexte. Dadurch wird im Projektvorgehen der Projektfokus implizit stets neu in Frage gestellt, an neue Erkenntnisse angepasst und agil weiterentwickelt. Dies stellt dann keine Eskalation dar, sondern wird durch ein strukturiertes Vorgehen gezielt angestrebt. Die Vernetzungsdimensionen tragen dazu bei, dass innerhalb von föderalen Projekten kontinuierlich eine gemeinsame Orientierungslinie gesucht und gefunden werden kann.

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