Trends & Perspektiven Lebenszyklusanalyse von ERP-Systemen im Öffentlichen Sektor

Autor / Redakteur: Bahram Maghsoudi / Gerald Viola

Die Planung, Überwachung, Steuerung und Auswertung von betriebswirtschaftlichen und logistischen Prozessen in Unternehmen und Organisationen wird seit den Siebzigerjahren verstärkt von standardisierten ERP-Systemen unterstützt. Neben Eigenentwicklungen und kleineren Anbietern hat vor allem die Lösung der SAP AG einen hohen Stand von Installationen auch im Öffentlichen Bereich erreicht.

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Phasengrafik aus der Gartner-Studie zum Öffentlichen Sektor (2007)
Phasengrafik aus der Gartner-Studie zum Öffentlichen Sektor (2007)
( Archiv: Vogel Business Media )

Der Artikel zeichnet zunächst die Ursachen dieser Entwicklung auf Basis der fachlichen Anforderungen der Organisation nach und stellt den aktuellen Stand der Markt- und Produktreife aus Sicht des Öffentlichen Bereichs vor. Zur methodischen Analyse des Produktreifegrads wird der Hype-Cycle-Ansatz der amerikanischen Gartner Group (1999) angewandt, der bereits auf anderen Gebieten breite Anwendung gefunden hat und über das klassische vierstufige Portfoliomodell hinaus wesentlich differenziertere Betrachtungen ermöglicht.

Ein großer Teil des weltweit fragmentierten ERP-Marktes ist zwischen den Anbietern

  • SAP (ERP) mit etwa 25 bis 30 Prozent Marktanteil,
  • Oracle (eBusiness Suite, PeopleSoft, J. D. Edwards) mit etwa 15 Prozent Anteil,
  • Sage (Office Line und Classic Line) mit rund 7 Prozent Marktanteil,
  • Microsoft (Navision, diverse Systeme) mit etwa 5 Prozent Marktanteil
  • aufgeteilt.

In Deutschland folgen nach einer Studie des Konradin-Verlages (aus dem Jahr 2005) Baan (heute Teil der Infor Global Solutions), Mach, ABAS, PSI und AP/P2plus auf den Rängen.

SAP R/3, das 1992 aus dem Mainframe-orientierten Vorgänger SAP R/2 in weiten Teilen neu entwickelt wurde, wurde 2005 durch die neue Version SAP ERP abgelöst. SAP ERP besteht aus Komponenten, die funktionell, aber nicht architektonisch getrennt sind. Dies sind im Wesentlichen: FI (Finance), HCM (Human Capital Management), PSM (Branchenlösung Public Sector Management), CO/PS (Controlling und Projektsystem), MM (Materials Management), SD (Sales and Distribution) und PM (Plant Maintenance). Diese Module bieten auch weiterhin den Kern der Funktionalität, die SAP-Anwender im Öffentlichen Bereich einsetzen.

Qualitativer Sprung

Die neue Generation der ERP-Lösungen beginnt sich gegenwärtig herauszubilden und beinhaltet neben einer breiten Optimierung und Reorganisation von Datenbank- und Hardwareumgebungen nach Maßgabe des technischen Fortschritts einen qualitativen Sprung von der rein transaktionalen Prozessebene der Datenerfassung hin zu einer ganzheitlichen Einbindung aller Auswertungs- und Steuerungsanforderungen in eine übergreifende Service-Architektur mit einheitlichen technischen Sprachen, Standards und Datenmodellen. Beispielhaft dafür sind folgende Komponenten:

  • Business Intelligence (BI) umfasst alle Warenhaus-, Managementinformations- und sonstigen OLAP-Funktionen im SAP-Umfeld.
  • Customer Relationship Management (CRM) ist ein unabhängiges Paket, das erweiterte Funktionalität für Kundenbetreuung mittels einer eigenständigen Software-Architektur bietet und auf einem gesonderten Server läuft; mit dem ERP gegebenenfalls gemeinsame Daten werden dabei via Replizierung abgeglichen.
  • Supply Chain Management (SCM), Supplier Relationship Management (SRM) und Product Lifecycle Management (PLM) Systeme ergänzen in ähnlicher Weise das Basissystem um branchenübergreifend nutzbare Funktionen.

Diese Gesamtentwicklung wird mit dem Stichwort SOA (Service Oriented Architecture) umschrieben und fokussiert in der Entwicklung weniger auf die Weiterentwicklung operativer Komponenten, als auf eine übergreifend nutzbare Warenhausumgebung (OLAP – Online Analytical Processing), die gemeinsam mit Fach- und ERP-Anwendungen auf einer gemeinsamen technischen Plattform einheitlich betrieben, jedoch über neue Medien (Portale, mobile Geräte) dezentral bedient, beplant und ausgewertet wird.

Seit einiger Zeit gibt es auch freie Software für ERP, zum Teil auch unter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen. Freie ERP-Software wird von ERP-Anbietern angeboten, die auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleistungen erbringen.

Weiterentwicklung und Ausbau

Die vierte Generation der ERP-Lösungen beginnt sich gegenwärtig herauszubilden und beinhaltet neben einer breiten Optimierung und Reorganisation von Datenbank- und Hardwareumgebungen nach Maßgabe des technischen Fortschritts einen qualitativen Sprung von der rein transaktionalen Prozessebene der Datenerfassung hin zu einer ganzheitlichen Einbindung aller Auswertungs- und Steuerungsanforderungen in eine übergreifende Service-Architektur mit einheitlichen technischen Sprachen, Standards und Datenmodellen.

Die Automatisierung der Belegerfassung schreitet weiter voran. Das Massenscannen von Belegen mit OCR-Funktionen wird zu einer vereinfachten Belegkontierung und -prüfung führen und erfordert dafür ausgerüstete Systemumgebungen. Diese müssen weiterhin in der Lage sein, interne und externe Dienstleister einzubinden (beispielsweise im Berechtigungskonzept).

Der Prozess zum Aufbau integrierter Controlling-Datenbanken ist noch nicht abgeschlossen, die Steuerungsrelevanz interner Rechnungsdaten hat den Level der gewerblichen Wirtschaft noch nicht durchgängig erreicht. Neben die „klassische“ KLR treten zunehmend Anforderungen an Projektsteuerungssysteme und Auswertungen operativer und strategischer Produkt- und Kostenkontierungen. Neben der nachrangigen Auswertung von Ist-Daten spielt angesichts knapper werdender Mittel auch die betriebswirtschaftliche Geld- und Ressourcenplanung eine immer größere Rolle.

Ausgehend vom Bestellwesen hat sich auch die Logistik stetig weiterentwickelt und wird in Zukunft über B2B-Anforderungen die Organisationsgrenzen standardisiert „überwinden“. Der optimierte Einkauf spielt zunehmend auch eine Rolle bei Wirtschaftlichkeitserwägungen in technisch orientierten Organisationen. Dabei werden webgestützte Bestellmasken mit automatischer Kontierungs- und Katalogfindung immer wichtiger. Für Zwecke dezentraler Erfassungs-, Wartungs- und Produktionsabläufe wird die Anbindung von mobilen Umgebungen, wie Palms, Erfassungsterminals etc. eine größere Rolle spielen.

Die Bereitstellung dezentral frei zugänglicher Navigations- und Auswertungsumgebungen für den Datenbestand spielt außerdem eine immer größere Rolle in verteilten Organisationen.

Die Vereinfachung und Dezentralisierung von Administrationsprozessen über Web- und Terminalszenarios wird ebenfalls stärker in den Vordergrund gerückt. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Nachhaltung und Auswertung des Mitarbeiterbestandes weiter an. Stichworte hierfür sind Bewerbermanagement, Qualifikationsverwaltung, Veranstaltungsmanagement usw.

Hype-Cycle-Analyse

Der Hype-Cycle-Ansatz wurde 1999 von der Gartner-Analystengruppe in den USA entwickelt und diente bisher erfolgreich zur Prognose und Klassifizierung von IT-Technologiezyklen. Kern der Methode ist ein Phasenmodell, das nach einer enthusiastischen Hype-Phase mit überhöhten Erwartungen eine Stagnation vorsieht, die nach längeren technischen Weiterentwicklungen in eine wieder produktive Produktivitätsphase einmündet, sofern die Technologie weiterbetrieben wird.

Der Nutzen von Technologien und ihre Einführungs-Zeitachse werden auf einer Reifematrix abgetragen, die einen Hinweis liefert, wann welche Technologie einführungsreif ist.

Folgende Phasen werden beschrieben:

  • Technologischer Auslöser: Die erste Phase ist der technologische Auslöser oder Durchbruch, Projektbeginn oder ein sonstiges Ereignis. Trittbrettfahrer steigen auf das neue Thema auf.
  • Gipfel der überzogenen Erwartungen: In der nächsten Phase überstürzen sich die Berichte und erzeugen oft übertriebenen Enthusiasmus und unrealistische Erwartungen. Es mag durchaus erfolgreiche Anwendungen der neuen Technologie geben, aber die meisten kämpfen mit Kinderkrankheiten.
  • Tal der Enttäuschungen: Technologien kommen im Tal der Enttäuschungen an, weil sie nicht alle Erwartungen erfüllen können und schnell nicht mehr aktuell sind. Als Konsequenz ebbt die Berichterstattung ab.
  • Pfad der Erleuchtung: Obwohl die Berichterstattung über die Technologie stark abgenommen hat, führen realistische Einschätzungen wieder auf den Pfad der Erleuchtung. Es entsteht ein Verständnis für die Vorteile und die praktische Umsetzung.
  • Plateau der Produktivität: Eine Technologie erreicht ein Plateau der Produktivität, wenn die Vorteile allgemein anerkannt und akzeptiert werden. Die Technologie wird immer solider und entwickelt sich in zweiter oder dritter Generation weiter.

Im Hinblick auf den Untersuchungsgegenstand gibt es zwei Studien:

  • Hype Cycle for Government, 2007
  • Hype Cycle for Consulting and Systems Integration, 2006

Die Studien kommen zum Ergebnis, dass ERP-Lösungen eindeutig bereits das Plateau der Produktivität erreicht haben.

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