Client-Management-System Laptops für sozial benachteiligte Kinder

Autor: Julia Mutzbauer

„Die Arche“ Kinderstiftung, eine gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Berlin-Hellersdorf, unterstützt Kinder aus sozial benachteiligten Verhältnissen. Für die Verteilung von Laptops kommt seit Anfang 2020 das Client-Management-System von Aagon zum Einsatz.

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Das Gebäude des Arche-Hauptsitz in Berlin-Hellersdorf
Das Gebäude des Arche-Hauptsitz in Berlin-Hellersdorf
(© Arche Hellersdorf)

Zu Beginn des ersten Shutdowns hat das Arche-Team Sachspenden in Form von knapp 300 Notebooks erhalten. Die Geräte auf schnellstem Weg an die Einrichtungen und Kinder zu verteilen, wäre nach eigenen Angaben für IT-Administrator Uwe Bernlöhr jedoch technisch und organisatorisch ein Ding der Unmöglichkeit gewesen. „Das Client Management von Aagon war in dieser Situation unsere Rettung“, so Bernlöhr.

Schon allein rechtlich sei es problematisch, gespendete Notebooks einfach unkontrolliert auszugeben. Wie die Kinderstiftung erklärt, waren die Geräte nicht mit Office-Software ausgestattet und räumten beispielsweise Administrationsrechte ohne Passwort ein.

„Denn das erste, was geschieht“, weiß Uwe Bernlöhr, „ist, dass die Nutzer Schwarzkopien von Software aufspielen. Und dann sind wir schuld, wenn sich Kinder strafbar machen.“ Durch den Einsatz der ACMP-Suite gelang es dem IT-Fachmann, das zu verhindern. Und so konnten die gespendeten Notebooks innerhalb kürzester Zeit mit offizieller Software ausgerüstet und binnen weniger Tage ausgeliefert werden.

Zum Thema Client Management kam die Arche über Umwege. Im Februar 2019 hatte sich Uwe Bernlöhr die Avira Management Console heruntergeladen. Die Sicherheitssoftware von Avira ist in der Organisation schon länger im Einsatz. Die Lösung verfügt jedoch seit einiger Zeit über keine eigene Konsole zur Softwareverteilung mehr und nutzt daher die ACMP-Konsole. Bei deren erstmaligem Einsatz entdeckte IT-Experte Bernlöhr, dass es dort noch viele weitere Funktionen für Client Management gibt, die ihm seine Arbeit künftig deutlich erleichtern würden. Denn er verfügt nicht über ein größeres Team, sondern muss sich alleine um die IT-technischen Belange aller 27 Standorte kümmern.

Der Traum „OS Deployment“ wird wahr

Alles wurde bislang manuell erledigt: Windows per CD aufspielen, einzelne Programme herunterladen und kopieren. So ließ sich immer nur ein Rechner gleichzeitig bearbeiten und auch dies nur an Ort und Stelle in Berlin-Hellersdorf. Dorthin mussten die bundesweiten Standorte ihre Rechner schicken, wenn sie gewartet oder aktualisiert werden sollten. Das Thema „OS Deployment“ (Operating System Deployment zu Deutsch „Betriebssystemverteilung“, bezeichnet die Verteilung beziehungsweise Installation kompletter Server- und Desktop-Betriebssysteme auf mehreren Clients) war für Bernlöhr deshalb stets ein „Traum“.

Doch als spendenfinanziertes Unternehmen sind die Budgets der Arche begrenzt. Trotzdem wurde eine Lösung gefunden. Im Januar 2020 stellte Aagon seine Lösung vor, die dann im März 2020 zum Einsatz kam – komplett remote. Die anfangs bestellten 360 Lizenzen wurden im Juli auf 500 aufgestockt. Inzwischen deckt die Arche mit dem neuen System nicht nur OS Deployment und Client Management ab, sondern nutzt auch das Helpdesk-Modul und verwaltet mit der Lösung ihre Softwarelizenzen und technischen Assets.

Keine überflüssigen Lizenzen mehr

Das Lizenzmanagement schützt davor, mehr Lizenzen zu kaufen als eigentlich benötigt werden. Als Uwe Bernlöhr 2012 zur Arche kam, gab es keine technische Dokumentation im professionellen Sinne. Mit dem Client-Management-System ist nun auf einen Blick erkennbar, was in jedem Rechner steckt, welcher Prozessor oder Arbeitsspeicher, welche Festplatte, welche Programme und Lizenzen. Je nach Einsatzzweck sind die PCs anders ausgestattet: mit Software für die Personalverwaltung und Buchhaltung, einer speziellen Kita-Anwendung sowie mit einem CRM-System für die Spendenbetreuung. Hinzu kommen die Standard-Office- und Adobe-Programme.

Rechnerwartung und Support laufen parallel

Was das Booten von Rechnern und ihre Ausrüstung mit den nötigen Anwendungen angeht, ist nach den Angaben Bernlöhrs der Unterschied zu früher enorm. Nur rund sieben PCs vermochte er früher an einem Arbeitstag einsatzbereit zu machen; heute schafft er zehn Geräte in vier Stunden. Während der eine läuft, kann er parallel schon mit dem nächsten beginnen. Und zwischendurch lassen sich sogar noch Support-Telefonate erledigen, die sonst immer wieder die Arbeit unterbrachen. „Wenn früher ein Rechner nicht lief, haben wir zunächst versucht, das Problem per TeamViewer zu lösen. Funktionierte dies nicht, musste das Gerät eben zu uns nach Hellersdorf.“

Für die Beschäftigten vor Ort war der erzwungene Verzicht auf einen defekten PC weniger dramatisch, da sie nicht durchgehend am Schreibtisch arbeiten. Außerdem können sie sich von jedem beliebigen Gerät auf den zentralen Terminal-Server einwählen und von dort aus arbeiten. In der IT-Abteilung jedoch türmte sich der technisch-organisatorische Aufwand.

Keine Anfrage rutscht mehr nach hinten

Der IT-Support fand in der Vergangenheit ausschließlich über Telefon und eMail statt. Jetzt laufen alle Anfragen zunächst im Helpdesk-Modul des Client-Management-Systems auf. „So lassen sie sich geordnet abarbeiten, und nichts geht mehr verloren“, so die Kinderstiftung. Im Ticket-System kann Uwe Bernlöhr sich Erinnerungen einrichten und Bilder anzeigen lassen. Vor allem die direkte Verbindung zum jeweiligen Rechner dank der Integration von Helpdesk und Client Management sei hilfreich.

Auch mit der Betreuung durch Aagon zeigt sich der IT-Chef zufrieden. Die Einrichtung des Systems habe keine zwei Tage gedauert, sagt er. Corona-geschuldet seien alle Absprachen über den TeamViewer abgewickelt worden.

Über die Arche

„Die Arche“ Kinderstiftung engagiert sich besonders für Kinder aus sozial benachteiligten Familien. Begonnen hat die Arbeit der Organisation 1995 in Berlin auf Initiative von Pastor Bernd Siggelkow. Mittlerweile ist die Arche an 27 Standorten in ganz Deutschland aktiv und erreicht mehr als 4.000 Kinder und Jugendliche mit kostenlosen Angeboten. Einen weiteren Ableger gibt es jeweils in der Schweiz und in Polen. Die Arche finanziert sich zu fast 100 Prozent durch Spenden und ist eine eingetragene, gemeinnützige Organisation.

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 Julia Mutzbauer

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Redaktion, eGovernment Computing