Arbeitsabläufe optimieren[Gesponsert]

Kundenbedürfnisse im Fokus

Verkaufsleiter Tim Rathgeber von Brother kann seinen Kunden eine herstellerunabhängige Plattform bieten
Verkaufsleiter Tim Rathgeber von Brother kann seinen Kunden eine herstellerunabhängige Plattform bieten (© BrotherInternational GmbH)

Das Dokumentenmanagement in öffentlichen Verwaltungen verlangt nach speziellen Lösungen. Der Best-of-Breed-Ansatz von Brother hilft hier.

Welches sind im Zuge von eGovernment und Digitalisierung die größten Herausforderungen öffentlicher Verwaltungen im Bereich des Dokumenten- und Outputmanagements?

Rathgeber: Der Bedarf an digitalisierten Verfahren und Abläufen nimmt bei den öffentlichen Verwaltungen permanent zu, ebenso wie die Anforderungen an die Infrastruktur. So standen zum Beispiel bei unseren Kunden bisher überwiegend die Interaktion der Nutzer mit unseren Druckern und Scannern im Vordergrund. Die Frage lautete also, wie platziert man die einzelnen Elemente einer Gerätelandschaft möglichst ausgewogen, um die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter zu optimieren. Der lange Weg zu einem Kopierer „auf dem Gang entlang am anderen Ende des Gebäudes links“ ist nämlich nicht nur für den Mitarbeiter ein unangenehmer Mehraufwand..

Diese weitgehend praxisorientierten Herausforderungen bekommen zunehmend eine digitale Komponente. Im Hintergrund arbeiten heutzutage verfahrensumfassende Management-Systeme, in die Abrechnungen, Anträge, Urkunden und andere Dokumente eingepflegt werden müssen.

Es gilt die Revisions- und Datensicherheit dieser Vorgänge durchgängig zu gewährleisten denn die Integration der Schnittstellen in die analoge Welt – die Scanner und Drucker – die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches eGovernment.

Welche Probleme sind hier insbesondere im Zusammenhang mit der eAkte und den zunehmenden sicherheitstechnischen Bedrohungen zu meistern?

Rathgeber: Der größte Vorteil der eAkte, die umfassende Zentralisierung der Daten, ist zugleich auch ihr größtes Risiko, nämlich dann, wenn die zentralisierten Daten kompromittiert werden. Zugleich wird die eAkte zum „Single Point of Information“. Die Informationen und Dokumente in der eAkte werden zur letzten, wahren Version. Führt man sich dies vor Augen wird offensichtlich, wie kritisch die Unveränderbarkeit, Revisionssicherheit der Daten in und aus der eAkte ist.

Welchen Aufgaben müssen Scanner und Drucker im Arbeitsumfeld der öffentlichen Verwaltung gerecht werden?

Rathgeber: Im täglichen Umgang mit Dokumenten jeglicher Art, haben wir es heutzutage mit Vorgängen zu tun, die zum einen sehr häufig stattfinden und zudem als unangenehm empfunden werden. Dies liegt zum einen daran, dass die Wege zu den benötigten Geräten weit sein können, insbesondere dann, wenn beispielsweise bestimmte Scanprofile für die Mitarbeiter nur an einzelnen bestimmten Geräten hinterlegt sind. Ebenso wird die überwiegende Menge der Vorgänge immer noch nicht serverseitig unterstützt, sondern erfordern im Gegenteil das manuelle Eingreifen der Mitarbeiter, um gescannte Dokumente aus ihrem persönlichen Ordner in die Management-Systeme hochzuladen. An dieser Stelle gilt es Brücken zu bauen.

Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den damit verbunden neuen Möglichkeiten ergeben sich neue Anforderungen. Scanner und Drucker müssen im alltäglichen Arbeitsumfeld direkt in die Arbeitsschritte der Mitarbeiter eingebunden sein, um ein personifiziertes, revisionssicheres und hochverschlüsseltes Scannen in die Backend-Systeme direkt von jedem Gerät in der öffentlichen Verwaltung zu realisieren. Im gleichen Schritt muss sichergestellt werden, dass vertrauliche Dokumente von Mitarbeitern geschützt und unveränderlich gedruckt werden und authentifiziert abgeholt werden können.

Welche Dienstleistungen und Services bietet Ihr Unternehmen speziell für Öffentliche Verwaltungen an, um die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern?

Rathgeber: Sich schnell verändernde Herausforderungen und wachsende Komplexität im Arbeitsalltag, in Kombination mit stetig steigender Auslastung in öffentlichen Verwaltungen, bedürfen einer besonders kundennahen und flexiblen Unterstützung unserer Kunden. Aus diesem Grund unterstützen wir bereits jetzt mit drei fokussierten und auf die Anforderungen im öffentlichen Sektor spezialisierten Teams in Deutschland und Österreich unsere Kunden.

Zu diesen Teams kommt noch ein weiteres Team in unserer Konzernzentrale in Japan, dass sich speziell mit Sonderlösungen jeglicher Art für unsere Kunden beschäftigt. Auf diese Weise können wir speziell angepasste Firmware anbieten, welche die Möglichkeit eröffnet ganze Funktionskomplexe de- und aktivieren zu können.

Frei konfigurierbare Displays sowie hochwertige Serversoftware zur Erkennung und Verarbeitung von Barcodes sind nur ein kleiner Teil unseres Lösungsportfolios. Darüber hinaus bieten wir umfassende Unterstützung in Assessment-Projekten, um besonderen Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung gemeinsam mit unserem Kunden zu entwickeln.

Bereits jetzt haben wir ein herausragendes Portfolio von führenden Partnern aus dem Document- und Hardware-Asset-Management-Umfeld, mit denen wir gemeinsam die bestmögliche Integration für unsere Kunden realisieren, um die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam zu meistern. Auf diese Weise bieten wir unseren Kunden herstellerunabhängige Plattformen und überlassen ihnen gleichzeitig die Möglichkeit gemäß dem klassischen IT Ansatz „Best of Breed“ ihren individuellen Mix zu realisieren.

Das zeigt: „At your side“ ist bei uns gelebte Realität, die einhergeht mit herausragender, über Jahrzehnte bewährter Qualität.

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