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Verwaltungsprozesse optimieren Kreisjugendring Neumarkt setzt auf Cloud-Lösung

| Autor: Julia Mutzbauer

Vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie wollte der Kreisjugendring Neumarkt (KJR) auf eine Cloud-basierte Lösung umsteigen, um allen Mitarbeitern ein ortsunabhängiges Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen. Dazu wurde die gesamte Verwaltung und Kommunikationsinfrastruktur in die Microsoft 365 Suite überführt.

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Die lokalen Server des Kreisjungednring Neumarkt wurden durch den OneDrive-Cloudspeicher und SharePoint von Microsoft abgelöst
Die lokalen Server des Kreisjungednring Neumarkt wurden durch den OneDrive-Cloudspeicher und SharePoint von Microsoft abgelöst
(© macrovector - stock.adobe.com)

Markus Ott, Geschäftsführer des Kreisjugendrings Neumarkt, erklärt: „Der Gang in die Cloud birgt für uns den ganz großen Vorteil, dass alle Daten für jedermann an einer zentralen Stelle jederzeit abrufbar sind. So ist gesichert, dass jeder immer mit den aktuellsten Daten oder Dokumentenversionen arbeitet, und keiner mehr auf Zulieferung durch andere warten muss. Davon versprechen wir uns mehr Transparenz und Überblick, eine schnellere Zusammenarbeit und die Möglichkeit, Arbeiten im Homeoffice anbieten zu können.“

Die Umstellung von Microsoft Office 2010 auf Microsoft 365 habe schon länger auf der Agenda gestanden. Die durch COVID-19 eingeführten Kontaktbeschränkungen hätten das Update nun beschleunigt. Die ERP-Beratern (Enterprise Resource Planning) der Nürnberger xalution übernahmen dabei die Migration sämtlicher auf lokalen Rechnern und Servern liegenden Daten sowie die Digitalisierung der vereinsinternen Datenablage und -verarbeitung und die damit verbundenen Änderungen der IT-Landschaft.

Dafür wurde ein komplettes Hierarchiemodell im System hinterlegt. Differenzierte Nutzerberechtigungen erlauben die Vergabe von Rechten an einzelne Mitglieder. xalution betont: „Sichergestellt wurde auch, dass das neue System datenschutzrechtlichen Anforderungen in Deutschland entspricht. Neben der technischen Einführung wurden außerdem gemeinsam Prozesse und Rollen definiert, um maximal effizientes Arbeiten zu ermöglichen“.

Herzstück der Lösung sind die M365 Collaboration-Funktionen und Microsoft Teams. Gleichzeitig wurde die im Hinblick auf Wartung und Sicherheit betreuungsintensive lokale Serverlandschaft durch den OneDrive-Cloudspeicher und SharePoint – dem webbasierten Zusammenarbeitsbereich für Unternehmen – abgelöst. Die Verantwortung für sämtliche Sicherheitsaspekte liegt damit ab sofort beim Microsoft Rechenzentrum.

Laut xalution konnten so die täglichen Arbeits- und Verwaltungsprozesse für alle Mitarbeiter und Beteiligten optimiert werden. Zudem sei die Kommunikation deutlich beschleunigt und vereinfacht worden.

Um sicherzugehen, dass die KJR-Mitarbeiter die vielen Möglichkeiten der neuen Software auch vollumfänglich nutzen, wurden mehrere Power-User (erfahrene Nutzer) von xalution-Beratern geschult. Zudem wurden für diese die jeweils benötigten Apps gleich miteingerichtet.

Das nächste Microsoft-Projekt beim KJR Neumarkt sei bereits in Planung. Mit Microsoft Power Automate sollen wiederkehrende Abläufe automatisiert werden.

Hintergrundinformation

Im Kreisjugendring Neumarkt (KJR) schließen sich die Jugendorganisationen/Jugendverbände als Arbeitsgemeinschaft und Interessensvertretung für die Belange aller Kinder und Jugendlichen zusammen. Knapp 100.000 Jugendliche im Landkreis und 24 angeschlossene Jugendorganisationen und -verbänden. Entsprechend aufwändig sei die Organisation der Zusammenarbeit aller haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitern und den Mitgliedern – ebenso wie die Mitgliederverwaltung, die Pflege von Eventkalendern, Raumbelegungen oder der Beitragszahlungen.

Der von der Vollversammlung gewählte ehrenamtliche Vorstand vertritt die Interessen und setzt die Planungen und Anträge der Vollversammlung um. Das Kreisjugendbüro mit seinen hauptamtlichen Mitarbeitern bietet Informationen und Beratung an. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts im Bayerischen Jugendring (BJR) hat der KJR die gleichen Aufgaben und Ziele wie der BJR. Bedürfnisse und Probleme von Kindern und Jugendlichen werden im Dialog mit der Gesellschaft kommuniziert. Dazu arbeitet der KJR mit Verbänden, öffentlichen Stellen, Institutionen und Organisationen zusammen.

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Über den Autor

 Julia Mutzbauer

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Redaktion, eGovernment Computing