Best Practice Digitalisierung in der Verwaltung

Kreis Soest steuert dezentrale Einheiten mit Controlling-Software

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile* / Ann-Marie Struck

Statt Excel-Listen: Alle nutzen einheitliche Datenbasis

Den grundsätzlichen Unterschied zwischen Controlling und Berichtswesen mit Excel und einer speziell dafür geschaffenen Software erklärt Bodo Gerlach so: „Hinter der Tabellenkalkulation von Microsoft steckt keine eigene Datenbank. Jeder erstellt Listen für seinen Fach-bereich und reicht sie weiter. Das erzeugt vielfache Medienbrüche und ist ein Hort für Fehler bei Falschübertragungen etc. Im KommunalCockpit werden die Zahlen und Planansätze auf verschiedenen Konten und auf einer einheitlichen Datenbasis sogleich als Plandaten für den Haushaltsplan zur Verfügung gestellt. Das geplante Konto in der Datenbank können wir dazu nutzen, um es in die die jeweiligen Planstände des Haushalts zu bringen.“

Tagesaktueller Anordnungsstand

newsystem übermittelt seine Zahlen Nacht für Nacht an das KommunalCockpit. So hat, wer eine Prognose zu den Berichtsdaten treffen soll, den tagesaktuellen Anordnungsstand vorlie-gen und kann wesentlich genauer prognostizieren. Ein monatliches Berichtswesen gibt es in Soest nicht, sondern fünf Berichtstermine im Jahr. Der Nutzer kann sich aber jederzeit im System aber die einzelnen aggregierten Berichte ansehen und von oben bis hinunter auf die Produktebene verfeinern. Aktuelle Werte sind vor allem für das Anordnungswesen wichtig. Der Grund: Manches Konto wird von mehreren Personen bewirtschaftet. Wer auf diesem eine Anordnung tätigt, muss wissen, ob es überhaupt gedeckt ist.

Wie mit Anordnungen verfahren wird, ist ein essenzieller Punkt im Controlling der Kreisverwaltung. Diese erstellten die befugten Sachbearbeiter/innen in Soest früher mit einer selbstentwickelten Access-Datenbank. Dabei ging es jedoch letztlich nur darum, den Anordnungsdruck zu erzeugen, es waren Unterschriften und Kontenverbindungen, mit anderen Worten ein Berechtigungssystem hinterlegt (Wer darf was anordnen und welche Konten einsehen?). Eine direkte Datenverbindung zur Finanzsoftware existierte nicht. Seit dem Umstieg auf In-foma wird dafür das Infor-System genutzt. Aus ihm heraus werden die Anordnungen als PDF gedruckt und darin ist auch die Berechtigungsstruktur hinterlegt.

BI-Lösung als führendes System

Weit über 150 Mitarbeiter_innen – alle, die sich in den Abteilungen mit Finanzen beschäftigen – arbeiten in der Kreisverwaltung täglich mit dem BI-System, auf das sie über Webbrowser zugreifen. „Es ist dem Lizenzmodell der Finanzsoftware geschuldet, dass wir dessen Einsatz eigentlich nur einem kleinen Teilnehmerkreis zur Verfügung stellen, die meisten sollen im We-sentlichen in der BI-Lösung arbeiten“, erklärt Bodo Gerlach. Darüber, und nicht mehr über Access, erstellen sie heute ihre Anordnungen und überwachen den Haushalt. Tagesaktuell können sie überwachen, ob die angeordneten Buchungen durchgeführt wurden.

So ist das Feedback durchweg positiv, denn der Austausch von Informationen und deren Bereitstellung funktionieren mit einer zentralen webbasierten Plattform, auf die alle zugreifen, naturgemäß viel schneller und übersichtlicher als mit verteilten Excel-Blättern. Von der Anmutung her, stellt sich die Lösung ähnlich wie Excel dar, so dass keine größere Umstellung in der Arbeitsweise nötig ist. Auch der Druck von Berichten (Anordnungen oder weiteren Informati-onen) funktioniert einfach aus Infor heraus, wenn man einmal lokal etwas auf dem Schreibtisch braucht.

IT-Kosten planen

Die Kämmerei nutzt das KommunalCockpit inzwischen auch für die Planung ihrer IT-Kosten. Früher legten die Fachabteilungen ihre aktuellen Bedarfe an Soft- und Hardware in Excel-Tabellen an und schickten sie per E-Mail an die IT-Abteilung. Weil das BI-System auf jedem Arbeitsplatz installiert ist, findet dies nun direkt darin statt. Die IT hat jederzeit einen Gesamt-überblick, wer wieviel und wann anmeldet, was übernommen werden kann, ob es Über-schneidungen gibt und wo man konsolidieren kann. Eine effizientere Gesamtplanung zu letzt-lich den günstigsten Anschaffungskosten ist das Resultat.

Der Kreis Soest war bundesweit einer der ersten; inzwischen setzt sich schon eine Reihe von Kommunalverwaltungen mit den Themen Business Intelligence und Controlling auseinander und wie man dies durch entsprechende Software besser gestalten kann. Auch die benachbarte Stadtverwaltung in Soest hat sich beim Kreis umgehört und plant ihren Haushalt inzwischen mit dem KommunalCockpit.

*Autor: Frank Zscheile, IT-Journalist, München

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Aber warum bloß werden die Anordnungen noch gedruckt? Das sollte bei einer modernen ERP-Software...  lesen
posted am 12.11.2018 um 10:35 von Unregistriert


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