Enterprise Content Management beim Abwasserverband

Kosteneffizient in die Zukunft

| Autor / Redakteur: Sabina Merk / Susanne Ehneß

Positive Bilanz

Der Nutzen durch das ECM-System beim AVF ist enorm. Die zwei zuständigen Sachbearbeiter haben seit dessen Einführung quasi per Klick den gesamten Schriftverkehr mit den Grundstückseigentümern vorliegen – und können schnell und kompetent auf Anfragen der Kunden reagieren. Zu den Unterlagen gehören Briefe, eMails, Faxe und mittlerweile auch die Bauakten mit Bezug auf die Entwässerung der Grundstücke. Letztere wurden im Rahmen der ersten geplanten Ausbaustufe im Januar 2015 ins Archiv übernommen.

Insgesamt verwaltet das auf etwa zehn Arbeitsplätzen installierte ECM-System beim Abwasserverband derzeit rund 80.000 Dokumente. Darüber hinaus trägt es ­dazu bei, die Kosten für die Verwaltung der gesplitteten Abwassergebühr so gering wie möglich zu halten. „Dank ELO und Quickzone haben wir die vom Gesetzgeber geforderte verursachergerechte Gebührenerhebung kosteneffizient bewältigt“, freut sich Adams.

Der Geschäftsführer des AVF zeigt sich mit der neuen Lösung sehr zufrieden, nicht zuletzt, weil sich die gesetzten Ziele mehr als erreichen ließen. Besonders hervorzuheben ist in diesem Kontext die effektive Entlastung der Mitarbeiter in der Verwaltung und der deutlich optimierte Kundenservice. Optimal gestaltete sich auch die Zusammenarbeit mit den Spezialisten von BCIS. Dank ihrer Erfahrung waren sie in der Lage, alle Wünsche und Anforderungen des Abwasserverbandes kompetent und fachgerecht umzusetzen.

Daher setzt der Verband die Zusammenarbeit fort. Sukzessive sollen weitere Dokumente ins Archiv übertragen werden. Geplant ist für den Herbst 2015 beispielsweise der Aufbau einer Wiedervorlage-Datenbank. Als Lösungsplattform sind dafür wieder ELOprofessional im Zusammenspiel mit Quickzone und der Datenbank MS Access­ vorgesehen.

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