Enterprise Content Management beim Abwasserverband

Kosteneffizient in die Zukunft

| Autor / Redakteur: Sabina Merk / Susanne Ehneß

Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwasserverbands Fulda: „Die bisherige konventionelle Ablage unseres Schriftverkehrs in physischen Ordnern war dafür ungeeignet.
Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwasserverbands Fulda: „Die bisherige konventionelle Ablage unseres Schriftverkehrs in physischen Ordnern war dafür ungeeignet. (Bild: AVF)

Der AVF plante deshalb bereits 2012, ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen. Ziel war, die gesplittete Abwassergebühr der Grundstückseigentümer mit möglichst geringem Aufwand abzurechnen. Nach einer detaillierten Marktprüfung fiel die Wahl auf die Software „ELOprofessional“ aus dem Hause ELO Digital Office. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren deren Flexibilität im Microsoft-Office-Umfeld und die sehr gute Funktionalität, das System an Datenbanken anzubinden.

Die Implementierung des ECM-Systems übernahm federführend der ELO-Business-Partner BCIS IT-Systeme GmbH aus Kassel. In die strategische Projektplanung waren jedoch auch die Geschäftsführung und die IT-Mitarbeiter des AVF sowie die für die gesplittete Gebühr zuständigen Sachbearbeiter einbezogen, die nun aktiv mit dem ECM-System arbeiten. Das Projekt startete im Januar 2013 und konnte schon Ende desselben Jahres erfolgreich abgeschlossen werden.

Die Infrastruktur beim Verband umfasst neben dem ECM-System diverse Betriebssysteme und Server von Microsoft, wie beispielsweise Windows 7 und 8, Windows Server 2008, Microsoft SQL Server sowie Microsoft Access. „Daher war uns auch das nahtlose Zusammenspiel des ECM-Systems mit Microsoft Office so wichtig“, erklärt Joachim Adams.

Dies war das Wunschszenario des AVF. Um es zu erreichen, band BCIS seine spezielle Erweiterung „Quickzone for ELO“ in die ECM-Lösung ein. Dabei handelt es sich um die einfachste und schnellste Möglichkeit, eMails, Anhänge, ­Dateien und Dokumente mit nur einem Klick vorgangsbezogen abzulegen und automatisch zu indexieren. Über eine komfortable grafische Oberfläche kann der AVF beliebig viele Kategorien wie Kunden, eMail, Fax, Office-Datei oder Bauakte mit den jeweils dazugehörigen Kacheln konfigurieren.

Dabei symbolisiert jede Kachel einen Dokumententyp, wie zum Beispiel Angebot, Schriftverkehr, Vertrag oder Rechnung. Der ECM-Anwender stellt in den Kacheln individuell die gewünschte Indexierung zusammen. Daraufhin werden die Dokumente automatisch mit Werten aus dem Datensatz und den festen Begriffen indexiert und im ECM-Archiv abgelegt.

Darüber hinaus haben die Spezialisten von BCIS speziell für den Verband ein Modul programmiert und in die ECM-Software integriert. Es erkennt und archiviert die Änderungen von Gebührenbescheiden automatisch auch außerhalb der Büroarbeitszeiten.

Bitte lesen Sie auf der nächsten Seite weiter.

Inhalt des Artikels:

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 43680819 / Fachanwendungen)