Enterprise Content Management beim Abwasserverband Kosteneffizient in die Zukunft

Autor / Redakteur: Sabina Merk / Susanne Ehneß

Der Abwasserverband Fulda agiert als moderner Dienstleistungsbetrieb für einen Großteil der Stadtregion Fulda. Dabei hat er auch die Verwaltungskosten im Auge. Diese so gering wie möglich zu halten, gelingt mithilfe eines ECM-Systems.

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(Bild: Abwasserverband Fulda)

In Fulda und Umgebung entsorgte bis 1967 die jeweilige Gemeinde die Abwässer von Haushalten, Betrieben und öffentlichen Einrichtungen. 1968 wurde die Abwasserentsorgung zentralisiert und diese hoheitliche Dienstleistung einem Zweckverband übertragen: Der Abwasserverband Fulda (AVF) entstand. Gründungsmitglieder waren die Stadt Fulda und die damals noch selbstständigen 17 Umlandgemeinden.

Die Mitgliedsgemeinden übereigneten dem Abwasserverband kostenlos ihre Kanäle und Anlagen. Im Gegenzug übernahm der Verband alle daraus entstehenden Pflichten, einschließlich des Schuldenabtrags. Durch die Gebietsreform Anfang der siebziger Jahre schrumpften die ursprünglichen 18 Mitglieder auf drei zusammen: die Stadt Fulda und die Gemeinden Künzell und Petersberg. 1969 hatte der Abwasserverband 35 Mitarbeiter und ein etwa 355 Kilometer langes Kanalnetz. Heute betreibt der interkommunale Verband mit knapp 80 Mitarbeitern fast 700 Kilometer Kanalnetz und drei Klärwerke.

Seine Aufgaben beinhalten damals wie heute die Abwasserableitung, -reinigung und Klärschlammverwertung. Allerdings sind sie heute viel aufwendiger, da die Anforderungen aus Umweltschutzgründen erheblich verschärft wurden. Abwasser wird heute nicht nur mechanisch, sondern auch biologisch gereinigt, um zum Beispiel Stickstoff und Phosphor im Abwasser zu reduzieren. Zudem wird verschmutztes Regenwasser gereinigt, und Indirekteinleiter, wie Indus­trie- und Gewerbetreibende, werden stärker kontrolliert.

Aus der Praxis

Eine saubere Umwelt ist natürlich nicht zum Nulltarif zu haben. Aber die beiden folgenden Beispiele zeigen, wie effektiv und wirtschaftlich der AVF die Abwassergebühr seiner Bürger verwendet.

Die Kläranlage Gläserzell nutzt die im Klärgas enthaltene Energie und deckt so fast ihren gesamten Strombedarf ab. Außerdem realisiert der Verband mit einer Prozesswasserbehandlung eine nachhaltige innovative Entwicklung, die jährlich etwa 150.000 Euro und 100 Prozent der erforderlichen Hilfsstoffe einspart.

Seit Januar 2013 sind grundsätzlich getrennte Gebühren für Schmutzwasser und Niederschlagswasser festzusetzen und zu erheben. Die Einführung dieser gesplitteten Abwassergebühr bringt ­unter anderem mehr Gebührengerechtigkeit, weil nun auch die Kosten der Niederschlagswasserentsorgung verursachergerecht umgelegt werden. „Für uns bedeutete dies aber einen enormen Verwaltungsmehraufwand, da die Daten von über 40.000 Grundstücken erfasst werden mussten und anschließend zu verwalten sind“, erinnert sich Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwasserverbands Fulda.„Die bisherige konventionelle Ablage unseres Schriftverkehrs in physischen Ordnern war dafür ungeeignet. Problematisch gestalteten sich dabei insbesondere die verschiedenen Ordnungskriterien wie Name, Straße und Kassenzeichen. Denn diese führten zu einer Mehrfachablage und entsprechend hohen Papierbergen. Außerdem waren die Unterlagen teilweise schwer auffindbar, sodass die Mitarbeiter lange mit der Suche danach beschäftigt waren.“

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Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwasserverbands Fulda: „Die bisherige konventionelle Ablage unseres Schriftverkehrs in physischen Ordnern war dafür ungeeignet.
Joachim Adams, Geschäftsführer des Abwasserverbands Fulda: „Die bisherige konventionelle Ablage unseres Schriftverkehrs in physischen Ordnern war dafür ungeeignet.
(Bild: AVF)

Der AVF plante deshalb bereits 2012, ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) einzuführen. Ziel war, die gesplittete Abwassergebühr der Grundstückseigentümer mit möglichst geringem Aufwand abzurechnen. Nach einer detaillierten Marktprüfung fiel die Wahl auf die Software „ELOprofessional“ aus dem Hause ELO Digital Office. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren deren Flexibilität im Microsoft-Office-Umfeld und die sehr gute Funktionalität, das System an Datenbanken anzubinden.

Die Implementierung des ECM-Systems übernahm federführend der ELO-Business-Partner BCIS IT-Systeme GmbH aus Kassel. In die strategische Projektplanung waren jedoch auch die Geschäftsführung und die IT-Mitarbeiter des AVF sowie die für die gesplittete Gebühr zuständigen Sachbearbeiter einbezogen, die nun aktiv mit dem ECM-System arbeiten. Das Projekt startete im Januar 2013 und konnte schon Ende desselben Jahres erfolgreich abgeschlossen werden.

Die Infrastruktur beim Verband umfasst neben dem ECM-System diverse Betriebssysteme und Server von Microsoft, wie beispielsweise Windows 7 und 8, Windows Server 2008, Microsoft SQL Server sowie Microsoft Access. „Daher war uns auch das nahtlose Zusammenspiel des ECM-Systems mit Microsoft Office so wichtig“, erklärt Joachim Adams.

Dies war das Wunschszenario des AVF. Um es zu erreichen, band BCIS seine spezielle Erweiterung „Quickzone for ELO“ in die ECM-Lösung ein. Dabei handelt es sich um die einfachste und schnellste Möglichkeit, eMails, Anhänge, ­Dateien und Dokumente mit nur einem Klick vorgangsbezogen abzulegen und automatisch zu indexieren. Über eine komfortable grafische Oberfläche kann der AVF beliebig viele Kategorien wie Kunden, eMail, Fax, Office-Datei oder Bauakte mit den jeweils dazugehörigen Kacheln konfigurieren.

Dabei symbolisiert jede Kachel einen Dokumententyp, wie zum Beispiel Angebot, Schriftverkehr, Vertrag oder Rechnung. Der ECM-Anwender stellt in den Kacheln individuell die gewünschte Indexierung zusammen. Daraufhin werden die Dokumente automatisch mit Werten aus dem Datensatz und den festen Begriffen indexiert und im ECM-Archiv abgelegt.

Darüber hinaus haben die Spezialisten von BCIS speziell für den Verband ein Modul programmiert und in die ECM-Software integriert. Es erkennt und archiviert die Änderungen von Gebührenbescheiden automatisch auch außerhalb der Büroarbeitszeiten.

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Positive Bilanz

(Bild: AVF)

Der Nutzen durch das ECM-System beim AVF ist enorm. Die zwei zuständigen Sachbearbeiter haben seit dessen Einführung quasi per Klick den gesamten Schriftverkehr mit den Grundstückseigentümern vorliegen – und können schnell und kompetent auf Anfragen der Kunden reagieren. Zu den Unterlagen gehören Briefe, eMails, Faxe und mittlerweile auch die Bauakten mit Bezug auf die Entwässerung der Grundstücke. Letztere wurden im Rahmen der ersten geplanten Ausbaustufe im Januar 2015 ins Archiv übernommen.

Insgesamt verwaltet das auf etwa zehn Arbeitsplätzen installierte ECM-System beim Abwasserverband derzeit rund 80.000 Dokumente. Darüber hinaus trägt es ­dazu bei, die Kosten für die Verwaltung der gesplitteten Abwassergebühr so gering wie möglich zu halten. „Dank ELO und Quickzone haben wir die vom Gesetzgeber geforderte verursachergerechte Gebührenerhebung kosteneffizient bewältigt“, freut sich Adams.

Der Geschäftsführer des AVF zeigt sich mit der neuen Lösung sehr zufrieden, nicht zuletzt, weil sich die gesetzten Ziele mehr als erreichen ließen. Besonders hervorzuheben ist in diesem Kontext die effektive Entlastung der Mitarbeiter in der Verwaltung und der deutlich optimierte Kundenservice. Optimal gestaltete sich auch die Zusammenarbeit mit den Spezialisten von BCIS. Dank ihrer Erfahrung waren sie in der Lage, alle Wünsche und Anforderungen des Abwasserverbandes kompetent und fachgerecht umzusetzen.

Daher setzt der Verband die Zusammenarbeit fort. Sukzessive sollen weitere Dokumente ins Archiv übertragen werden. Geplant ist für den Herbst 2015 beispielsweise der Aufbau einer Wiedervorlage-Datenbank. Als Lösungsplattform sind dafür wieder ELOprofessional im Zusammenspiel mit Quickzone und der Datenbank MS Access­ vorgesehen.

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