PDF/A-Konvertierung

Konvertierungsserver für die Öffentliche Versicherung Braunschweig

| Redakteur: Manfred Klein

(Bild: Seal Systems)

Viele Unternehmen brauchen eine Möglichkeit, um Dokumente bequem im PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung bereitzustellen. Die SEAL Systems AG, Spezialist für Output Management und Konvertierung, hat diese Möglichkeiten nun bei der Öffentlichen Versicherung Braunschweig geschaffen. Auch für Behörden ist dies eine interessante Sache.

Gebraucht wird diese Möglichkeit zum Beispiel dann, wenn die Eingangspost per Mail inklusive Attachments direkt mit der Archivierung verbunden ist. Oder wenn TIFF-Dateien „on the fly“ in PDF umgewandelt werden sollen, um diese in einem Kundenportal abrufbar zu machen.

Als regionaler Finanzdienstleister des öffentlichen Rechts sind für die Öffentliche Versicherung Braunschweig knapp 1.300 Mitarbeiter im Innen- und Außendienst tätig. Diese Sachbearbeiter erhalten von den Kunden Unterlagen zu Schadensvorfällen per E-Mail. Nach einer Sichtprüfung werden diese gegebenenfalls archiviert. Mails werden nach Auslösen des Archivierungsvorganges zerlegt (Mail und Attachments) und einem externen Konvertierungsserver zur Verfügung gestellt.

Konvertierung nach PDF/A

Die Öffentliche Versicherung Braunschweig hatte den Wunsch, dass die vorhandenen Konvertierungsprozesse von TIFF nach PDF um weitere digital vorliegende Dokumentarten erweitert werden (zum Beispiel Word, Excel, Mail). Insbesondere sollten etwa 5.000 Dokumente pro Arbeitstag nach PDF/A konvertiert werden. Um dies zu gewährleisten wurde der Corporate Conversion Server (CCS) von SEAL Systems gewählt und die Beauftragung der Konvertierung von BC-XDC auf Webservice umgestellt. Alle Anforderungen an die Konvertierung wurden damit problemlos erfüllt. Somit besteht nun die Möglichkeit, auch MS Office und Open Office sowie Neutralformate (PDF), Bildformate (BMP, GIF, JPEG) und EML zu verarbeiten.

Die Auflösung der Zieldateien kann pro Auftrag festgelegt werden. In den meisten Fällen wird aber die im Rahmen der Implementierung als default gesetzte Auflösung von 200 dpi genutzt. Der Corporate Conversion Server ermöglicht dabei eine transparente Nachverfolgbarkeit der durchlaufenen Schritte und meldet Fehler, wie etwa über nicht konvertierbare Dateien, an das beauftragende System zurück.

On-the-fly Konvertierung von TIFF nach PDF

Die Öffentliche Versicherung hat außerdem ein neues SAP-basiertes Portal für Kunden erstellt. Darin können Kunden ihre Korrespondenz mit der Öffentlichen einsehen. Nicht jeder Kunde kann mit TIFF Dateien etwas anfangen. Daher müssen die intern vorhandenen Tiff/G4-Dokumente nach PDF konvertiert werden. Auch diese Anforderung wurde mit dem Corporate Conversion Server von SEAL Systems und einer Umstellung von BC-XDC auf Webservice gelöst. Die Konvertierung nutzt hierbei einen auf Geschwindigkeit optimierten Workflow. Aus Kundensicht geht diese Konvertierung so vonstatten, dass sie scheinbar ohne Verarbeitungszeit erfolgt.

Eine Herausforderung dabei war die Verarbeitung der aus unterschiedlichen Quellen an die Öffentliche geschickten Mails. Die Öffentliche nutzt intern Lotus Notes. SEAL Systems entwickelte daher im Rahmen dieses Projektes einen neuen EML Konverter, welcher ohne installiertes MS Outlook oder Lotus Notes zuverlässig mit eingebetteten Grafiken, Unicode-Zeichen und kreativen Formatierungen der Kunden umgehen kann.

Fazit

Die Öffentliche kann ihr umfangreiches TIFF-Archiv weiter betreiben. Bei der Nutzung der Dateien zieht sie nun aber trotzdem alle Vorteile aus dem PDF- und PDF/A-Format. Zu Beginn des Projektes waren TIFF/G4 und TIFF/JPEG als einziges Archivformat festgesetzt. Die Öffentliche sieht inzwischen jedoch auch die Vorteile des als ISO Standard genormten PDF/A Formats, hat dieses nun auch als Archivformat zugelassen und will in Zukunft vermehrt darauf setzen. DPF-Prozesse von SEAL Systems beinhalten bereits seit einigen Jahren leistungsfähige Werkzeuge um Dokumente nicht nur im PDF/A Standard zu erstellen, sondern diese auch auf Einhaltung des PDF/A Standards zu prüfen und, soweit zulässig, auch nach PDF/A anzupassen.

Sie interessieren sich für den Corporate Conversion Server? In diesem Tutorial erfahren Sie, was der Conversion Server von SEAL Systems alles kann, welche Vorteile er Ihrem Unternehmen bietet und welche Zusatzfunktionen er mitbringt.

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
Kommentar abschicken
copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 44623131 / Standards & Technologie)