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Erfolgreich zum kommunalen Gesamtabschluss Konsolidierungssoftware leistet entscheidende Hilfestellung

| Autor / Redakteur: Harald Frühwacht / Gerald Viola

Im Zuge der Reform des öffentlichen Haushalts- und Rechnungswesen und der Einführung der Doppik in den Kommunalverwaltungen ist die erstmalige Aufstellung eines Gesamtabschlusses ein anspruchsvolles und zeitaufwendiges Projekt. Kosten und Komplexität werden durch die Größe der Kommune oder des Konsolidierungskreises, aber auch die Art und Qualität des Berichtswesens der angeschlossenen Gesellschaften sowie die eingesetzte Software bestimmt.

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Erfolgreich zum kommunalen Gesamtabschluss im Rathaus
Erfolgreich zum kommunalen Gesamtabschluss im Rathaus
( Archiv: Vogel Business Media )

Bei der Erstellung des Gesamtabschlusses sind insbesondere umfangreiche Entscheidungen hinsichtlich der Konsolidierung zu treffen. Sinnvoll ist hier eine automatische Unterstützung bei sämtlichen relevanten Maßnahmen, wie beispielsweise der Kapital-, Schulden- oder der Aufwands- und Ertragskonsolidierung. Die maschinelle Abstimmung der Salden (Forderungen/Verbindlichkeiten, Aufwendungen/Erträge) zwischen verbundenen Organisationseinheiten sollte ebenso integraler Bestandteil einer Softwarelösung sein.

Reicht Excel aus?

Auch die notwendigen Aktivitäten im Zusammenhang mit der Fortführung des Rechenwerkes im Rahmen der sogenannten Folgekonsolidierung dürfen nicht unterschätzt werden. Hier muss eine Software unkompliziert automatische Fortschreibungen unterstützen. Dies alles sind Funktionalitäten und Mechanismen, die in einer MS-Excel-Umgebung erst mühsam aufgebaut und ständig gewartet werden müssen.

Darüber hinaus sollte bedacht werden, dass mangels konsistenter Datenhaltung und fehlender betriebswirtschaftlicher Logik die Nutzung von MS-Excel mit zahlreichen potenziellen Fehlerquellen verbunden ist. Auch aus Gründen der Dokumentationspflicht, der Sicherheit und der Arbeitserleichterung dürfte eine Spezialsoftware wie IDLKONSIS in jedem Fall der bessere und empfohlene Weg sein.

Dabei erweist es sich als sehr hilfreich, dass die Software in zahlreichen Bereichen eine Offenheit zu MS-Excel zeigt. Beispielsweise können die Vorarbeiten, die möglicherweise bei der Erstellung eines Probeabschlusses oder dem Design des Berichtswesens in MS-Excel abgebildet wurden, automatisch in die Software eingelesen werden.

Damit wird eine Wiederverwertbarkeit bestehender Ergebnisse erreicht und eine zügige Einrichtung der Stammdaten gewährleistet. Auch die Berichtsdaten der einzelnen Unternehmen können automatisiert in die Software übernommen werden. Umfangreiche Plausibilitäts- und Prüfregeln sorgen bereits bei der Datenübernahme in einem frühen Stadium für eine hinreichende Sicherheit.

Besonders nützlich sind auch sogenannte Statusmonitore für die Meldedaten und die Konsolidierung. Diese ampelgesteuerten Anwendungen geben einen kompakten Überblick zur Vollständigkeit und Qualität der Berichtsdaten der einzelnen Organisationseinheiten sowie dem Arbeitsfortschritt im Konsolidierungsprozess.

Organisatorische Unterstützung

Neben dem Aufbau personeller Ressourcen und organisatorischer Strukturen ist ein angemessenes Fachwissen zur Lösung inhaltlicher Fragestellungen unerlässlich. Der Erwerb einer Konsolidierungssoftware allein kann daher die reibungslose Abbildung des Gesamtabschlusses nicht garantieren.

IDL unterstützt die Kommunen daher auch in den fachlichen und organisatorischen Fragen des kommunalen Finanzmanagements. Diese Kombination aus fachlicher Beratung und leistungsfähiger Konsolidierungssoftware hat sich für das Projekt „kommunaler Gesamtabschluss“ als besonders effizient erwiesen.

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