„Warum der Wettkampf der Behörden jetzt in die nächste Runde geht“

Kompetenzen intelligent beschaffen

| Autor / Redakteur: Dr. Ulrich Müller* / Susanne Ehneß

Öffentliche Verwaltungen können sich für die digitale Zukunft rüsten – ohne sich finanziell zu überheben
Öffentliche Verwaltungen können sich für die digitale Zukunft rüsten – ohne sich finanziell zu überheben (Bild: loufre/Pixabay / CC0)

Fachkräftemangel in den eigenen Reihen und die daraus resultierende Nachfrage nach externem Support stellen das Lieferanten- und Vertragsmanagement der Behörden vor neue Herausforderungen. Ein Fachbeitrag von Dr. Ulrich Müller.

Der Wettkampf um die richtigen Kompetenzen wird zum Erfolgsfaktor für die öffentlichen Verwaltungen. Im Jahr 2030 werden in Deutschland 816.000 Stellen im öffentlichen Dienst unbesetzt sein, prognostiziert PwC.

Um dem zunehmenden Fachkräftemangel in den eigenen Reihen entgegenzuwirken, gewinnt die Beschaffung von externen Spezialisten bzw. Dienstleistern im digitalen Zeitalter enorm an Bedeutung. Gerade in den IT-Abteilungen der Behörden fehlt es häufig an Experten, so dass der zunehmende Bedarf an IT-Leistungen extern besetzt werden muss – sei es durch Dienstleister oder freie Mitarbeiter. Die Aufgaben des Lieferanten- und Vertragsmanagements, dem die Beschaffung dieser Fremdkräfte obliegt, werden daher immer komplexer – auch aufgrund neuer gesetzlicher Bestimmungen.

Flaschenhals

Die Anzahl der Lieferanten und Verträge, die die öffentlichen Verwaltungen vorhalten, ist schon heute enorm – mit der Folge, dass deren Management unübersichtlich ist, zu wenig konsolidiert und sehr aufwändig durchgeführt wird. Ein Flaschenhals, der immer enger wird.

Denn das neue EU-Vergaberecht, das jetzt in nationales Recht umgewandelt wurde, verkürzt die Zeiten für Ausschreibungen und verlangt nach mehr Effizienz, um die komplexen Prozesse wirklich schnell managen zu können. Hinzu kommt das neue Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, das höhere Anforderungen an die Einsatzrahmenbedingungen von externen Mitarbeitern stellt. Die Digitalisierung fordert rasche Reaktionen; doch die Tatsache, dass allein die Beschaffung einer Einzelleistung, zum Beispiel eines „Fachberaters Schwerpunkt IT-Sicherheit“, im Normalfall durch viele bürokratische Schritte enorm in die Länge gezogen wird, steht der gewünschten Dynamik häufig im Weg.

Hinzu kommt, dass viele verwaltungstechnische Prozesse nach wie vor papierbasiert laufen. So werden für die Ausschreibungen verschiedene Kanäle und Medien genutzt: von elektronischen Vergabeplattformen bis hin zum postalischen Versand. Die Archive reichen vom Papierordner bis zum Wiki. Häufig fehlt es an Transparenz: Fachabteilungen kennen die Details in den Leistungsbeschreibungen bestehender Lieferantenverträge nicht genau oder haben Probleme, den passenden Partner auszuwählen.

Beim Beschaffungsprozess ist den Verantwortlichen nicht immer klar, welchen Status der Vorgang gerade hat, und oft wird der Budgetverbrauch im laufenden Projekt an mehreren Stellen dokumentiert. Wie wird man Herr über diese enorme Komplexität und findet den Weg in Richtung digitale Transformation? Und wie kann man auch mit limitierten Ressourcen mehr und gleichzeitig bessere Services bereitstellen?

Wie das Lieferanten- und Vertragsmanagement effizient gelingen kann

Die Lösung liegt darin, alle relevanten Daten und Informationen auf einer IT-Plattform zu bündeln. Dort wird dann quasi der gesamte Lebenszyklus des Lieferanten- und Vertragsmanagements abgebildet – von der Bedarfs- und Haushaltsmittelplanung über die Leistungsbeschreibung und Ausschreibung bis hin zur Bewertung und dem Vertragsbeginn. Die Mitarbeiter können dann – je nach Rechtevergabe – die für sie relevanten Informationen dort abrufen und sich mit anderen austauschen, einfach per Knopfdruck.

Damit wird es möglich, dass die Mitarbeiter ihre Prozesse so bearbeiten können, wie sie bei Amazon einkaufen, ein Taxi über ihr Smartphone bestellen oder sich bei Netflix einen Film ansehen. Die Erfahrungen werden ähnlich sein wie beim Endverbraucher. Denn jeder Mitarbeiter ist gleichsam auch ein „Konsument“, der einfach zu bedienende Lösungen und umfassenden Service schätzt, wie er es auch aus seinem Privatleben gewohnt ist.

Zudem sollte die IT-Lösung skalierbar sein, damit sie an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Behörden und verschiedenen Bereichen angepasst werden kann. Geeignete Plattformlösungen müssen nicht neu erfunden werden. Sie werden bereits erfolgreich in der Privatwirtschaft genutzt und halten vermehrt auch Einzug in die Öffentliche Verwaltung. Denn die Komplexität der digitalen Welt ist signifikant, egal ob in Unternehmen oder Behörden. Die Service-Automation-Plattform von ServiceNow etwa stellt alle gewünschten Daten und Vertragsparameter in einem System zur Verfügung, gestaltet digital durchgängige, automatisierte Prozesse, nimmt den Mitarbeitern Routinearbeiten ab und steigert damit die Arbeitsproduktivität.

Besteht eine solche Infrastruktur, macht es im nächsten Schritt Sinn, externe Lieferanten mit ihren eigenen Systemlösungen an die Plattform anzuschließen, so dass der Datentransfer in alle Richtungen reibungslos laufen kann.

Datenschutz hat oberste Priorität

Bei allen Vorteilen einer automatisierten IT-Lösung stehen Datenschutz und Compliance insbesondere für Behörden und öffentliche Einrichtungen stets im Vordergrund. Daher sollte ein unterstützendes System in jedem Fall maximale Sicherheit und die Einhaltung sämtlicher relevanter Vorschriften gewährleisten. Dies gelingt mit (Cloud-)Lösungen, die aus abgesicherten deutschen Rechenzentren, wie sie beispielsweise operational services bietet, betrieben werden. Die „German Cloud“ wird bei Unternehmen und Behörden gleichermaßen zum „Must have“, um den Datenschutz hinsichtlich der strengen gesetzlichen Bestimmungen zu sichern.

Die öffentlichen Verwaltungen müssen sich auch aus wirtschaftlichen Gründen genau überlegen, für welche IT-Systeme sie sich entscheiden, und eine möglichst effiziente Lösung wählen. Denn neben der Dringlichkeit zur Digitalisierung geht es auch darum, die Kosten im Blick zu behalten und die Budgets sinnvoll und nachhaltig einzusetzen. Deshalb stellen sich bei der Auswahl des richtigen Service verschiedene Fragen:

  • Welche Plattform erfüllt die Anforderungen der jeweiligen Behörde am besten? Ist das System einfach zu bedienen?
  • Wird beispielsweise via Ampelsystem oder Erinnerungsfunktion auf den aktuellen Status eines Projekts, Fristen oder wichtige To-Dos aufmerksam gemacht, und den Mitarbeiter so die tägliche Arbeit erleichtert?
  • Bietet die IT-Lösung verwaltungsumfassend einen Mehrwert, indem sie nicht nur das Lieferanten- und Vertragsmanagement vereinfacht, sondern darüber hinaus auch an SAP, Einkaufsportale, Ticketsysteme und bestehende Datenbanken angebunden werden kann?

Bestenfalls entsteht eine Infrastruktur, mit der öffentliche Einrichtungen den Wettkampf um die richtigen Kompetenzen schnell und zeitgemäß gewinnen können. Um die technologischen Veränderungen zu meistern, empfiehlt es sich, den Switch auf eine digitale Plattform mit einem Partner zu planen, der Beratung bietet, die Migration übernimmt, den Prozess begleitet und die Daten in eigenen Rechenzentren hostet. So können sich die öffentlichen Verwaltungen, ohne sich zu überheben, für die digitale Zukunft rüsten und das Lieferanten- und Vertragsmanagement auf Erfolg programmieren.

Der Autor: Dr. Ulrich Müller
Der Autor: Dr. Ulrich Müller (Bild: operational services)

Zukunftskongress

Weitere Informationen zum Thema auf dem Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2017 (20./21. Juni in Berlin) gewährt operational services an Stand 242a/Ebene B oder im Best Practice Dialog 6.5 „Auf Knopfdruck kluge Köpfe“ am 21. Juni auf Ebene A, Raum A01.

* Der Autor: Dr. Ulrich Müller, Sprecher der Geschäftsführung, operational services GmbH & Co. KG

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