eGovernment: elektronische Aktenführung

Kompakter Umstieg auf die eAkte

| Autor: Susanne Ehneß

Eine sytematische und strukturierte Vorgehensweise ist laut Mach AG die Basis für die erfolgreiche Einführung einer eAkte. Der IT-Dienstleister will nun mit einem „Starterpaket eAkte“ den Abschied vom Papier erleichtern.

Laut Mach AG steht die Einführung der eAkte „bei den meisten Einrichtungen ganz oben auf der Agenda“. Dennoch verzögere sich die Umstellung von papierbasierter Ablage auf elektronische Systeme meist.

Tim Diekmann, Experte eAkte bei dem Lübecker Unternehmen, erklärt die Gründe: „Zum Teil bestehen Unsicherheiten, was das eGovernment-Gesetz ganz konkret für die eigene Organisation bedeutet.“ Außerdem seien einige eAkten-Projekte ins Stocken geraten, weil die Ziele nicht gut genug definiert oder zu ambitioniert oder die internen Prozesse nicht klar gewesen seien.

Ein „Starterpaket eAkte“ soll diese Hürden nun aus dem Weg räumen. Unter Berücksichtigung von

  • Organisationsstruktur,
  • Aktenplanaufbau und
  • gesetzlichen sowie
  • internen Vorgaben

sollen demnach die Ist-Situation betrachtet und erste Ziele definiert werden. Ein Standard-Prozess dient dabei als Muster, um die individuellen Abweichungen des eigenen Soll-Prozesses zu identifizieren. Zu guter Letzt folgt dann eine Handlungsempfehlung zum weiteren Vorgehen.

„Die Einsatzmöglichkeiten der eAkte sind sehr vielfältig“, erläutert Diekmann. „Wir helfen öffentlichen Einrichtungen, die Vorteile bestmöglich für sich zu nutzen und planvoll vorzugehen. Und zwar unabhängig davon, welches Produkt später eingesetzt wird.“

Die Mach AG ist auf den öffentlichen Sektor spezialisiert. Weitere Informationen zum Starterpaket stellt das Unternehmen online bereit.

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