Kommunikation zwischen Verwaltung und IT

Kommunikatio­ns-Handbuch stärkt Position des BVA als IT-Dienstleister

| Redakteur: Manfred Klein

Bessere Kommunikation bei IT-Projekten verspricht der Leitfaden des BMI
Bessere Kommunikation bei IT-Projekten verspricht der Leitfaden des BMI (Foto: ©-ag-visuell - Fotolia.com)

Häufig scheitern IT-Projekte an der fehlerbehafteten Kommunikation zwischen IT-Experten und Anwendern. Das gilt auch für die Öffentliche Hand. Auf Initiative des BMI hat das Kompetenz­zentrum Prozessmanagement des Bundesverwaltungsamtes daher eine Methode entwickelt, um Sprachbarrieren zwischen den Verwaltungsfachbereichen und der IT abzubauen.

Basis des Leitfadens ist ein auf den fachlichen Geschäftsprozessen basierendes, integriertes Prozess- und IT-Dienstemodell. Durch die Verzahnung von Prozessen und Diensten soll die Kommunikation zwischen Fachseite, Organisation und IT verbessert, das Risiko für Missverständnisse reduziert und damit teure Fehlentwicklungen in der IT vermieden werden.

„Zielsetzung ist die Verzahnung von Fachbereichen und IT beim Entwurf und der Implementierung von IT-Lösungen. Durch die Verzahnung von Fachbereichen und IT wird erreicht, dass entwickelte IT-Lösungen passgenau zum organisatorischen Bedarf der jeweiligen Aufgabe – egal ob Fach- oder Querschnittsaufgabe – erstellt werden können“, so die Verfasser.

Insbesondere im Bereich von Querschnittsaufgaben entstehe so durch die Standardisierung von Geschäftsprozessen und Informationstechnologie erhebliche Einsparpotenziale durch Wiederverwendung und Vermeidung redundanter Entwicklungen.

Querschnittsaufgaben mit ähnlicher Struktur – etwa im Bereich Personal und Beschaffung – könnten so an eine zentrale Dienstleistungsbehörde ausgelagert und Synergien in der Abwicklung erzielt werden.

Das Dokument erläutert dazu die grundsätzliche Vorgehensweise zur Erstellung eines integrierten Prozess- und Dienstemodells und zeigt Vorteile und Einschränkungen auf.

Es bildet gemeinsam mit dem Konventionenhandbuch für eine einheitliche Prozessmodellierung den konzeptionellen Rahmen für Behörden zur Modellierung von Prozessen und wird zukünftig um folgende Module ergänzt:

» Konventionenhandbuch zur Verbindung fachlicher und informationstechnologischer Modellierungen

» Schulungs- und Kommunikationsunterlagen

» Glossar

Langfristig wird eine Ergänzung um Qualitätsanforderungen (Sicherheitsanforderungen, Antwortzeiten, Verfügbarkeit etc.) angestrebt.

Das Dokument dient zusätzlich als Grundlage für erforderliche Abstimmungs- und Akzeptanzbildungsprozesse mit Behördenleitungen, Fachaufsicht, Datenschutzbeauftragte, IT-Sicherheit, Personalvertretungen, IT-Beschaffung, IT-Betrieb, Softwareentwicklung und anderen Interessenvertretungen.

Der komplette Leitfaden steht auf den Seiten des Bundes-CIO zum Download bereit.

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