„VIS-Kommune“[Gesponsert]

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Einrichtung des praxiserprobten Moduls „elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung“
Einrichtung des praxiserprobten Moduls „elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung“ (© PDV-Systeme GmbH)

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Bis zum 18. April 2020 müssen nach dem E-Rechnungsgesetz alle den Bundesbehörden untergeordneten öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen austauschen und verarbeiten können.

Mit der Entscheidung für die PDV-Branchenlösung VIS-Kommune kann sich die Kommune hinsichtlich der internen Verarbeitung von E-Rechnungen entspannt zurücklehnen. Die Branchenlösung auf Basis der Produktfamilie VIS-Suite­ wurde so ausgestattet, dass elek­tronische Rechnungen gemäß dem Standard XRechnung verarbeitet werden können. Mit Einrichtung des praxiserprobten Moduls „elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung“ sind bereits die Voraussetzungen für die interne digitale Verarbeitung der Rechnungen ­gegeben. Schon heute werden Rechnungen auf Basis der VIS-­Suite vom Posteingang über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Veraktung oder dem Postausgang vollständig elektronisch und ­revisionssicher geführt. Die E-Rechnungsverarbeitung nach dem Standard XRechnung stellt in ­diesem Prozess eine angepasste Variante dar.

Der wesentliche Unterschied in der Verarbeitung einer Rechnung nach dem XRechnungsstandard zur klassischen Rechnungsbearbeitung liegt darin, dass die Rechnungen bereits im Posteingang der Verwaltung elektronisch und maschinenlesbar vorliegen. Durch die klare Definition der Inhaltsdaten der Rechnung ist eine automatisierte Verarbeitung deutlich einfacher umsetzbar als bei der nachträglichen Digitalisierung. Aufwendige Verfahren zur Volltexterkennung und intelligenten Datenextraktion können somit vollständig ent­fallen.

Für den zeichnungsberechtigten Mitarbeiter ändert sich am Arbeitsablauf über die Branchenlösung VIS-Kommune nichts: Die XRechnung-konformen E-Rechnungs­dokumente werden in der gewohnten VIS-Suite-Oberfläche mit den bekannten Werkzeugen und Funktionen bearbeitet. Somit ist mit Einführung der E-Rechnung nach XRechnung mit VIS-Kommune keine gesonderte Schulung der zeichnungsberechtigen Mitarbeiter erforderlich.

Gerade der Posteingang ist im Zuge der Digitalisierung immer stärker in den Fokus gerückt. Hier sind die Anforderungen, insbesondere im kommunalen Bereich, erheblich gestiegen. Mit immer aufwendigeren Scanverfahren, intelligenten Erkennungssystemen und mehr Personal wurde in den letzten Jahren versucht, diesen Anforderungen zu genügen.

Die dafür eingesetzten enormen personellen und materiellen Ressourcen haben jedoch die Ein­sparungen, die durch die Prozessoptimierungen erreicht wurden, mindestens teilweise wieder aufgebraucht. Der E-Rechnungsprozess zählt zu den ersten Prozessen, welche mithilfe eines vollständig digitalisierten Ablaufs das Potenzial der Prozessoptimierung durch Digitalisierung voll ausschöpfen können.

Mit dem integrierten E-Rechnungsmodul werden in der Branchenlösung VIS-Kommune alle Grundfunktionen bereitgestellt, um die Standard-konformen ­Rechnungen revisionssicher zu ­verakten und prozessgesteuert zu verarbeiten. Darüber hinaus liefern die Standard-Konnektoren der VIS-Suite zum Beispiel im Rechnungsimport zu Fachanwendungen oder zum Haushalts-Kassen-Rechnungsverfahren die notwendigen Funktionen, um die E-Rechnungsprozesse vollständig zu integrieren. Die VIS-Suite stellt dabei die zentrale, revisionssichere Ablage- und Austauschplattform dar. Durch das optimale Zusammenspiel der einzelnen Module lässt sich das Potenzial der vollelektronischen Rechnungsbearbeitung sukzessive ausreizen, um Durchlaufzeiten zu reduzieren, die Fehlerquote zu verringern und die Transparenz zu verbessern.

Weitere Informationen...

...zur PDV-Branchenlösung VIS-Kommune finden Sie unter folgendem Link: www.pdv.de

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