Heute schon kooperiert? Kommunen auf dem Weg zur Netzwerkverwaltung

Autor / Redakteur: Franz-Reinhard Habbel / Manfred Klein

Die IT-Zusammenarbeit der Behörden hält sich in Grenzen. eGovernment ist zwar in aller Munde, und immer mehr Verwaltungsprozesse werden digitalisiert, doch eine wirkliche Kooperation ist noch immer selten. Wie lässt sich das ändern? DStGB-Sprecher Franz-Reinhard Habbel versucht für eGovernment Computing eine Antwort.

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eGovernment braucht mehr Zusammenarbeit – auf allen Ebenen
eGovernment braucht mehr Zusammenarbeit – auf allen Ebenen
(Foto: arahan - Fotolia.com)

Experten gehen derzeit von bis zu 7.000 verschiedenen Produkten und Dienstleistungen in der Öffentlichen Verwaltung aus. Die Potenziale der Zusammenarbeit auf horizontaler und vertikaler Ebene und eine damit einhergehende Serviceverbesserung werden bisher nur minimal ausgenutzt. Das hier brachliegende Potenzial beträgt vermutlich bis zu 80 Prozent. Hinzu kommt die dringende Notwendigkeit, die Infrastrukturen miteinander zu vernetzen. Und dies besonders von dem Hintergrund der nächsten Technikwelle des Internets der Dinge.

Was sind die Gründe für das behäbige Vorgehen in der IT-Zusammenarbeit? Ist es eine organisierte Verantwortungslosigkeit oder mangelnde Transparenz? Sind es strukturelle Hemmnisse? Und vor allem: Was ist zu tun, um das zu ändern? Wie kann das Thema Verwaltungsmodernisierung in allen Reformdebatten einen höheren Stellenwert bekommen? Wie motiviert man Mitarbeiter, die Modernisierung beherzter anzugehen? Kann eine Verwaltung aus sich heraus überhaupt innovativ sein? Die Fragen könnten fortgesetzt werden.

„Heute schon kooperiert?“, ist eben keine eine Standardfrage, die sich jeder in der Verwaltung stellt. Seit Jahrzehnten ist die Verwaltung mit dem Territorialprinzip tief verankert. Mischverwaltungen und Multi-Level-Governance werden vielfach kritisch gesehen. Und gebrannte Kinder scheuen bekanntlich das Feuer: Oft schon wurden die Erwartungshaltungen in die IT-Zusammenarbeit enttäuscht.

Aber auf der anderen Seite zeigen sich schon allein im Back-Office-Bereich gewaltige Einsparungen durch mehr Kooperation. IT-Verantwortliche aus den Ländern räumen ein, dass zum Beispiel durch Cloud-Computing die finanziellen Aufwendungen für Prozesse auf ein Fünftel reduziert werden könnten.

Man sollte meinen, dass die Finanzkrise der Öffentlichen Hand zu weiteren Effizienzverbesserungen in der Verwaltung beitragen würde. Das ist aber in aller Regel nicht der Fall. Verwaltungsabläufe werden als gegeben betrachtet, Personalreduzierungen als nicht besonders wünschenswert angesehen. Mit einem solchen Denken bleiben wir weit hinter unseren Möglichkeiten zurück.

Wie wollen wir im Jahr 2015 beim eGovernment in Europa einen Spitzenplatz erreichen, wenn wir nicht alle Möglichkeiten der Zusammenarbeit ausschöpfen?

Wie kann es nun gelingen, einen Perspektivwechsel für mehr Zusammenarbeit auszulösen? Dazu einige Punkte.

  • 1. Kosteneinsparung sind das eine, Serviceverbesserungen das andere: Die Serviceökonomie macht es vor: Verschiedene Dienste werden zu ganzheitlichen und möglichst noch individuellen Dienstleistungen zusammengefügt und Kunden angeboten. Behörden aber oftmals in Silos, die wenig Vernetzung aufweisen. Die Bürger interessieren sich nicht für Behörden und Zuständigkeiten. Sie möchten Dienstleistungen aus einer Hand.
  • 2. Föderale IT ist nicht nur ein technisches, sondern auch ein politisches Thema: Die Notwendigkeiten der Zusammenarbeit dürfen nicht nur auf informationstechnische Fragestellungen reduziert werden. Eine themenorientierte Zusammenarbeit bei Politikfeldern wie Demografie, Energieversorgung, Mobilität, Gesundheit und Bildung gehört an den Anfang. Eine föderale IT muss daher die Kommunikationsmöglichkeiten von Politikern und Mitarbeitern in Ministerien sowie Kommunen erweitern und unterstützen. Wie arbeiten wir künftig miteinander? In welchen Arbeitsformen, an welchen Orten? Was wir brauchen, ist eine Art Verwaltungsplanungsrat, der die zentralen politischen Themen auf allen Verwaltungsebenen stärker miteinander vernetzt. Daraus entwickelt sich dann eine IT-operationale Zusammenarbeit der verschiedenen Ebenen. Ein Einstiegsthema könnte zum Beispiel die Energiewende sein. Ohne Zusammenarbeit von Bund, Ländern, Gemeinden, Energieunternehmen und insbesondere Stadtwerken und der Bürger wird die nicht funktionieren.
  • 3. Aus IT-Zusammenarbeit muss Koproduktion werden – Kommunen setzen die Trends: Die Verwaltungsmodernisierung wird von den Kommunen vorangetrieben werden. Sie sind massiven Veränderungsprozessen ausgesetzt. Die damit verbundenen Herausforderungen werden sie nur bewältigen, wenn sie das Potenzial ihrer Bürger, aber auch von Unternehmen und wissenschaftlichen Einrichtungen nutzen. Eine solche Koproduktion bedarf der Identifizierung lokaler und regionaler (Wissens-)Potenziale, der Analyse und der Nutzung von Big-Data-Potenzialen sowie vor allen Dingen der Bereitstellung von Kommunikation und Datenräumen für die Zusammenarbeit der Menschen. „Multi-Agency-Hubs“ könnten Daten aus dem Verwaltungsbereich, von zivilgesellschaftlichen Einrichtungen, Wohlfahrtsorganisation oder Sozialunternehmen sicher aufbewahren und verfügbar halten. In diesen Centern manifestiert sich eine neue Form von Zusammenarbeit. Solche Mitmach-Kommunen sind bereits im Entstehen, wie in der Stadt Arnsberg. Kommunen genießen das höchste Vertrauen aller öffentlichen Einrichtungen. Die Kommunalverwaltung wird zum Netzwerk. Kommunikation, Kooperation und Koproduktion sind die drei wichtigsten „K“s.
  • 4. Der IT Planungsrat muss dem Thema Standardsetzung größere Aufmerksamkeit schenken: Dabei geht es nicht um Zentralisierung, sondern verstärkt um die Abstimmung, Dinge gemeinsam zu tun. Es geht auch nicht nur um den Beschluss eines Standards eines einheitlichen Zeichensatzes für die Datenübermittlung und Registerführung.
  • 5. Die Arbeit im IT-Planungsrat muss politischer werden: Die Informationstechnologie ist längst auch ein politisches Thema. Dazu gehören verstärkt auch die Themen Datensicherheit und Datenschutz. Es geht um grundsätzliche Fragen. Wie verändert der digitale Wandel die Verwaltung? Wie werden wir künftig zusammenarbeiten? Wie sehen der Arbeitsplatz und die Arbeitsformen in den Behörden in Zukunft aus? Es ist notwendig, sich nicht nur mit den Instrumenten zu befassen, sondern mehr mit den Veränderungen, die auf uns zukommen. Wie können Mauern auch in den Verwaltungen durchbrochen werden, ohne die Legitimität und Rechtsstaatlichkeit von Verfahren zu beeinträchtigen?
  • 6. Wir brauchen das Berufsbild eines verwaltungspolitisch versierten IT-Managers: Produkt- beziehungsweise Dienstleistung- und Prozessdesign sind eng miteinander verbunden. Inzwischen benötigen alle Mitarbeiter der Verwaltung IT-Kenntnisse. Die Berufsbilder in der Verwaltung müssen weiterentwickelt werden, etwa zum Digital-Sachbearbeiter.
  • 7. Der IT Planungsrat braucht eine operative organisatorische Einheit: Der IT-Planungsrat hat das Projekt Föderale IT-Kooperationen (FITKO) aufgesetzt. Ziel ist es, eine schlagkräftige Einheit unterhalb des IT-Planungsrates zu schaffen, die die Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Gemeinden vorantreibt. Die Einrichtung soll aber ausdrücklich nicht in Konkurrenz zu etablierten IT-Dienstleistern der Öffentlichen Hand oder der Privatwirtschaft stehen. Sie soll zu wirtschaftlichen IT-Kooperationen führen, indem die Kosten durch Verbund- und Mengeneffekte sowie höhere Rechtssicherheit gesenkt werden. Ein solches Vorgehen ist zu begrüßen. In fünf Arbeitssträngen wird derzeit über die Machbarkeit einer solchen Einrichtung diskutiert. Dazu zählt neben der Organisation und Governance auch die Finanzierung. Auch die Kommunen müssen sich an den Kosten beteiligen. Denkbar wäre eine Genossenschaft, an der sich einzelne Kommunen beteiligen können. Möglich wäre auch, dass sich Kommunen bei einzelnen konkreten Dienstleistungen an den Kosten beteiligen. Eine Grundfinanzierung durch Bund und Länder sollte sichergestellt werden.
  • 8. Sparkassen sind Vorreiter in der IT-Zusammenarbeit: Das Zusammenarbeit funktionieren kann, haben die deutschen Sparkassen gezeigt. Hatte früher jede der über 500 Sparkassen ihre eigene IT, gibt es heute nach einer Konsolidierungsphase nur noch einen IT-Dienstleister für alle Sparkassen in Deutschland. Nun sind Sparkassen nicht mit Kommunen, was die Struktur und Aufgaben betrifft, zu vergleichen. Übertragen könnte man aber die Vorgehensweise.
  • 9. Digitale Agenda Deutschland ­verlangt nach mehr Zusammenarbeit: Die Bundesregierung hat auf ihrer jüngsten Klausurtagung in Meseberg noch einmal deutlich gemacht, bis zum Sommer eine Digitale Agenda Deutschland aufzustellen. Auch hier bleibt zu hoffen, dass auch die Verwaltungsmodernisierung im umfassend verstandenen Sinne mit in die Digitale Agenda Deutschland aufgenommen wird und nicht nur die althergebrachten Grundsätze vorgeschrieben werden.

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