Mehr IT-Services für Bürger

Kommunales Rechenzentrum reloaded

| Autor / Redakteur: Dirk Kleemeier, Roger Illing / Susanne Ehneß

Workflows nachhaltig verbessern

Mit der Einführung des elektronischen Ausweises im Jahr 2012 zeigte das implementierte System seine besonderen Vorteile – insbesondere was das anwendungsübergreifende Arbeiten betrifft. Gemessen an den Änderungen, die aus rein administrativer Sicht nötig wurden, war der IT-Aufwand für die Umstellung ausgesprochen gering.

Auch bei der Erstellung der jährlichen Finanzpläne und bei der Inventarisierung hilft heute die BPM-Lösung von OpenText. Dafür war es zunächst nötig, klassische Papierprozesse in eine effizientere, digitale Variante zu überführen. Dies war mit minimalem Aufwand möglich und von Erfolg gekrönt. So kann heute der Status einer jeden Rechnung mit einem Mausklick lückenlos verfolgt werden. Auch der Workflow selbst wurde um etliche Zwischenschritte gekürzt und damit erheblich vereinfacht.

In den vergangenen sechs Jahren hat das krz für insgesamt 30 Kunden und 3.500 Anwender die Prozesse ausgerollt. Nicht nur die Durchlaufzeiten dafür konnten um ein Viertel gesenkt werden. Auch das Rechnungsvolumen wird heute mit weitaus weniger Mitarbeitern bewältigt.

Die Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW konnte eindrucksvoll belegen, welche Auswirkungen dies auf die Gemeinden hat. So kann die Gemeinde Espelkamp eine Rechnung mittlerweile in 13 Minuten bearbeiten – ein Zeitvolumen, das mit klassischen Papiervarianten nicht zu erreichen wäre.

Entlastung für Bürger und Verwaltung

Nicht nur Kommunen, auch Bürger profitieren von der gesteigerten Effizienz – etwa bei der Gebührenberechnung für Kindertagesstätten. Diese richten sich nach dem Einkommen der Eltern und müssen gleich zweimal berechnet werden. Zum einen mit Blick auf das zu erwartende Einkommen für das folgende Jahr und zum anderen mit dem Steuerbescheid als Grundlage für eventuelle Erstattungen oder Nachzahlungen.

Was früher nur mit hohem Papieraufwand möglich war, wird heute vollkommen elektronisch über ein Portal abgewickelt. Eltern geben die relevanten Informationen ein und erhalten nach einem Plausibilitätscheck eine automatisch erstellte Bestätigung. Allein durch diese Umstellung ließen sich viele zuvor in den Tagesstätten selbst und in der Verwaltung abgewickelte Schritte einsparen. Insbesondere die Mitarbeiter in den Tagesstätten können sich so wesentlich besser auf ihre eigentliche Aufgabe, die Betretung der Kinder, konzentrieren. Zwar werden nach wie vor Bestätigungsbriefe an die Eltern verschickt, doch wird dieser Prozess zentralisiert aus dem Druckzentrum des krz heraus abgewickelt.

Preis für das beste digitale Kundenerlebnis

Der Einsatz der krz für effizientere Prozesse und mehr Bürgernähe findet auch außerhalb der Kommune Lob und Anerkennung. 2014 gewann der IT-Dienstleister auf dem Digital Transformation Summit in Berlin den renommierten Wirtschaftswoche Digital Transformation Award. Das krz gewann in der Kategorie „Bestes digitales Kundenerlebnis“. So hieß es in der Begründung zur Preisverleihung: „Das Projekt hat vorbildhafte Antworten auf die Fragen gefunden, die der Umbruch von der analogen zur digitalen Ökonomie seit geraumer Zeit aufwirft“.

Die Autoren:

Dirk Kleemeier, Geschäftsbereichsleiter Projektmanagement, Entwicklung und neue Technologien, krz

Roger Illing, Vice President Sales EMEA, OpenText

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