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Mehr IT-Services für Bürger Kommunales Rechenzentrum reloaded

Autor / Redakteur: Dirk Kleemeier, Roger Illing / Susanne Ehneß

Dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensburg/Lippe (krz) ist es gelungen, einen spürbaren Beitrag zur Verringerung der Verwaltungskosten zu leisten. Grund: Prozesse lassen sich mit Hilfe einer Business-Prozess-Management-Plattform erheblich leichter abwickeln.

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(Bild: Pixabay)

Die drei Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe in Westfalen nutzen das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensburg/Lippe (krz) gemeinsam als IT-Service-Provider. Zusammen mit den drei Kreisverwaltungen bilden 34 Städte und Gemeinden aus den Kreisgebieten den Zweckverband.

Umstellung auf die Doppik

Die Gemeinden standen vor der Umstellung auf die Doppik. Im Zuge dessen wollte das krz seine Finanzprozesse effizienter gestalten. Ein Kernziel dabei war es, alle Informationsquellen in den Prozess miteinzubeziehen: Das umfasst sowohl gescannte Papierdokumente als auch Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen. Gesucht wurde dafür nach einer Lösung, bei dem diese Informationen gebündelt in einem Gesamtsystem integriert sind.

Mehr Bürgernähe, weniger Papierflut

Es ist das erklärte Ziel der Kommunen, sich in Sachen Effizienz, Transparenz und Kostenkontrolle den Vorbildern aus der Wirtschaft anzunähern. So lag der Einsatz einer Lösung für das Business Process Management, die sich bereits im Unternehmenseinsatz bewährt hat, auf der Hand.

Gleichzeitig sollte der Service für die Einwohner der Kommunen deutlich verbessert werden. Unter dem Projektmotto „Vom IT-Dienstleister zum Bürger-Service-Provider“ wollte das krz den Austausch mit den Bürgern auf den aktuellen Stand der modernen Internet-Gesellschaft bringen.

Weniger Bürokratie durch deutlich weniger manuelle Prozessschritte lautete das zu erreichende Ziel. Der Aufwand rund um die bis dato herrschende Papierflut sollte deutlich reduziert werden.

Nach einer ausführlichen Evaluierungsphase entschied sich das krz für die BPM Plattform des Anbieters OpenText. Mit dieser umfangreichen Lösung lassen sich Geschäftsprozesse einfach modellieren, automatisieren und verbessern. Zugleich integriert sich die Plattform dank offener Schnittstellenarchitektur nahtlos in eine Reihe weiterer Applikationen, etwa spezielle Finanzanwendungen für den öffentlichen Sektor, aber auch Programme für operative Vorgänge rund um das Gebäudemanagement.

Besonders wichtig war es, dass jedes der umgesetzten IT-Projekte klar messbare Skaleneffekte bringt. Jede der etwa 160 unterschiedlichen Lösungen wurde für unterschiedliche Klienten eingesetzt. Für das krz war es erforderlich, dass jede neu implementierte Lösung über System- und Applikationsgrenzen hinweg einen Mehrwert bringt. So sollte auch das BPM-Tool möglichst viele Szenarien abdecken und sich dabei nicht nur auf Prozesse rund um Dokumente beschränken. Nicht nur die Integration verschiedener Fremdsysteme war wichtig. Auch das Zusammenspiel mit deren Datenbanken sollte reibungslos funktioniert.

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Workflows nachhaltig verbessern

(Bild: Jürgen Rehrmann)

Mit der Einführung des elektronischen Ausweises im Jahr 2012 zeigte das implementierte System seine besonderen Vorteile – insbesondere was das anwendungsübergreifende Arbeiten betrifft. Gemessen an den Änderungen, die aus rein administrativer Sicht nötig wurden, war der IT-Aufwand für die Umstellung ausgesprochen gering.

Auch bei der Erstellung der jährlichen Finanzpläne und bei der Inventarisierung hilft heute die BPM-Lösung von OpenText. Dafür war es zunächst nötig, klassische Papierprozesse in eine effizientere, digitale Variante zu überführen. Dies war mit minimalem Aufwand möglich und von Erfolg gekrönt. So kann heute der Status einer jeden Rechnung mit einem Mausklick lückenlos verfolgt werden. Auch der Workflow selbst wurde um etliche Zwischenschritte gekürzt und damit erheblich vereinfacht.

In den vergangenen sechs Jahren hat das krz für insgesamt 30 Kunden und 3.500 Anwender die Prozesse ausgerollt. Nicht nur die Durchlaufzeiten dafür konnten um ein Viertel gesenkt werden. Auch das Rechnungsvolumen wird heute mit weitaus weniger Mitarbeitern bewältigt.

Die Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW konnte eindrucksvoll belegen, welche Auswirkungen dies auf die Gemeinden hat. So kann die Gemeinde Espelkamp eine Rechnung mittlerweile in 13 Minuten bearbeiten – ein Zeitvolumen, das mit klassischen Papiervarianten nicht zu erreichen wäre.

Entlastung für Bürger und Verwaltung

Nicht nur Kommunen, auch Bürger profitieren von der gesteigerten Effizienz – etwa bei der Gebührenberechnung für Kindertagesstätten. Diese richten sich nach dem Einkommen der Eltern und müssen gleich zweimal berechnet werden. Zum einen mit Blick auf das zu erwartende Einkommen für das folgende Jahr und zum anderen mit dem Steuerbescheid als Grundlage für eventuelle Erstattungen oder Nachzahlungen.

Was früher nur mit hohem Papieraufwand möglich war, wird heute vollkommen elektronisch über ein Portal abgewickelt. Eltern geben die relevanten Informationen ein und erhalten nach einem Plausibilitätscheck eine automatisch erstellte Bestätigung. Allein durch diese Umstellung ließen sich viele zuvor in den Tagesstätten selbst und in der Verwaltung abgewickelte Schritte einsparen. Insbesondere die Mitarbeiter in den Tagesstätten können sich so wesentlich besser auf ihre eigentliche Aufgabe, die Betretung der Kinder, konzentrieren. Zwar werden nach wie vor Bestätigungsbriefe an die Eltern verschickt, doch wird dieser Prozess zentralisiert aus dem Druckzentrum des krz heraus abgewickelt.

Preis für das beste digitale Kundenerlebnis

Der Einsatz der krz für effizientere Prozesse und mehr Bürgernähe findet auch außerhalb der Kommune Lob und Anerkennung. 2014 gewann der IT-Dienstleister auf dem Digital Transformation Summit in Berlin den renommierten Wirtschaftswoche Digital Transformation Award. Das krz gewann in der Kategorie „Bestes digitales Kundenerlebnis“. So hieß es in der Begründung zur Preisverleihung: „Das Projekt hat vorbildhafte Antworten auf die Fragen gefunden, die der Umbruch von der analogen zur digitalen Ökonomie seit geraumer Zeit aufwirft“.

Die Autoren:

Dirk Kleemeier, Geschäftsbereichsleiter Projektmanagement, Entwicklung und neue Technologien, krz

Roger Illing, Vice President Sales EMEA, OpenText

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