Outsourcing in Tirol 2.0 Kommunales eGovernment-Projekt setzt Maßstäbe

Autor / Redakteur: Arno Abler, CommunalConsult Tirol / Gerald Viola

Das kommunale eGovernment-Projekt „Tirol 2.0“ wurde im Auftrag des Landes Tirol und des Tiroler Gemeindeverbands im Oktober 2010 gestartet und verfolgt zwei wesentliche Zielsetzungen.

Firmen zum Thema

Tirol 2.0: Kräfte bündeln für eGovernment
Tirol 2.0: Kräfte bündeln für eGovernment
( Archiv: Vogel Business Media )

Zum einen sollen die Tiroler Gemeinden bis 2013 mit einer einheitlichen, durchgängigen und medienbruchfreien eGovernment-Infrastruktur ausgestattet werden, die es ihnen ermöglicht, ihre Verwaltungsverfahren vollständig elektronisch abzuwickeln. Zum anderen werden dabei diese Verfahren mit den dazugehörigen Formularen, Prozessen und Erledigungsvorlagen evaluiert, standardisiert und zentral im semantischen Tirol2.0-Wiki unter tirol20.communalconsult.at bereitgestellt.

Dies allein wäre wohl bereits ein echter Meilenstein in der Entwicklung der Tiroler Gemeinden, den man durchaus als Verwaltungsreform bezeichnen könnte.

Auf lange Sicht wird jedoch ein weiteres Ziel als Kür im Zentrum der Aufmerksamkeit und Anerkennung stehen, das erst auf Basis des oben erwähnten eGovernment-Pflichtprogramms sinnvoll erreichbar wird – das Outsourcing, Bündeln und Teilen von kommunalen Backoffice-Aufgaben.

Ziel: Die Gemeinden stärken

Die finanziell angespannte Situation der Gemeinden ist derzeit in aller Munde, die Lösung in der Form von Zusammenlegungen rasch bei der Hand, obwohl dadurch lokale Identität und ehrenamtliches Engagement zerstört wird sowie konkrete Einsparungen nur selten klar nachgewiesen werden.

Das wahre Ziel, die Gemeinden zu stärken, effizienter zu machen und finanziell zu entlasten, wird nicht durch Zentralisierung der Entscheidungs- und Verwaltungsstrukturen erreicht, sondern vor allem durch optimale, professionell gestaltete Kooperation.

Ein Beispiel dafür ist das Thema Facility Management (FM). Derzeit gibt es in jeder auch noch so kleinen Gemeinde irgendwo die Zuständigkeit, die kommunalen Immobilien zu verwalten.

Dass dies teuer, relativ ineffizient und auf niedrigem Professionalitätsniveau geschieht, ergibt sich logisch aus der geringen Intensität dieser Aufgabe, wenn es dabei oft nur um das Rathaus, das Feuerwehrhaus und vielleicht einen Kindergarten geht.

Ein Shared Service Center FM, das sich etwa um die zahlreichen öffentlichen Gebäude einer aus mehreren Gemeinden bestehenden Region zentral und spezialisiert kümmert, kann mit hoch qualifiziertem Personal, leistungsfähiger Soft- und Hardwareausstattung, bestens vernetzt und informiert aufgrund der erschlossenen Kostendegression für die einzelne Gemeinde diese Aufgaben günstiger und gleichzeitig besser abwickeln als auf die herkömmliche Art.

Einheitliche Entscheidungs-, Kommunikations- und Ablaufprozesse

Voraussetzung dafür sind aber standardisierte und einheitliche Entscheidungs-, Kommunikations- und Ablaufprozesse samt den dafür notwendigen Schnittstellen, die erst unter Einsatz leistungsfähiger eGovernment-Infrastruktur sinnvoll bereitgestellt werden können.

Notwendige Rahmenbedingung für das Outsourcing wichtiger Themenfelder wie das FM aus der eigenen Kommunalverwaltung ist fast immer, dass die wesentlichen Entscheidungen und Gestaltungsspielräume in der Gemeinde verbleiben können, was durch entsprechendes Prozessdesign problemlos sichergestellt werden kann.

Ist dies aber gewährleistet, kann man sich in den Gemeindestuben bei guter Argumentation für die Erschließung zahlreicher ähnlicher Kooperationsfelder durchaus erwärmen:

  • IT-Verwaltung,
  • Telefonvermittlung,
  • das Beschaffungswesen,
  • Bauhofleistungen oder
  • die Straßenbetreuung

sind nur einige Beispiele dafür.

Von PPP bis zur Gemeindespezialisierung

Durch intelligente Prozesskettenvernetzung ist es möglich, ausgelagerte Servicestellen so zu führen, als ob sie ein integrierter Teil der jeweils gerade bedienten Kommunalverwaltung wären. Beauftragung, Berichtswesen, Entscheidungsgrundlagen und Abrechnung können standardisiert in die einzelnen kommunalen Verwaltungseinheiten vollständig eingebunden werden.

Geschieht dies durch Gemeindespezialisierungen – besonders qualifiziertes Personal steht etwa als Gutachter mehreren Gemeinden zur Verfügung – oder durch in öffentlichem Besitz stehende Serviceeinrichtungen, kann der gesamte Prozess sogar innerhalb der Hoheitsverwaltung abgewickelt werden.

Die ausschließlich öffentliche Rechtsträgerschaft solcher Servicezentren ist jedoch keineswegs Voraussetzung für ihr Funktionieren. Es sind abseits und am Rande reiner Behördenverfahren durchaus auch private Initiativen oder PPP-Modelle (Public Private Partnership) denkbar, wie auch ein freier Markt für kommunale (Teil-) Leistungen, der sich an Angebot und Nachfrage, besonders natürlich in Hinblick auf die gebotene Qualität und Zuverlässigkeit definiert.

(ID:2053384)