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29.11.2021

Darum lohnt sich ein Dokumentenscanner

Mit dem MFP die Digitalisierung vorantreiben? Wohl kaum, denn ein Dokumentenscanner verbessert im Vergleich sowohl Produktivität als auch Kosteneffizienz dank innovativer Funktionen.

In vielen Büroumgebungen gehören Multifunktionsdrucker (MFP) nach wie vor zur Grundausstattung. Mit ihnen wird gedruckt, kopiert aber auch gescannt. Für Letzteres sind die Geräte jedoch nur bedingt geeignet. Werden täglich nur ein paar wenige Dokumente erfasst, mag diese Lösung noch zielführend sein. Doch mit dem steigenden Digitalisierungsgrad wächst auch das Scanvolumen exponentiell. Wann also rentiert sich die Investition in einen Dokumentenscanner und welche Vorteile bringen diese im Vergleich zu einem MFP?

In diesem Blogbeitrag lesen Sie ausschlaggebende Punkte, die für einen Dokumentenscanner sprechen:

Perfekte Bildqualität ohne manuelle Zwischenschritte

Der technische Schwerpunkt von MFPs liegt auf dem Drucken, weshalb sie nur über sehr rudimentäre Tools zur Bildverarbeitung verfügen. Diese Schwächen werden beim Scannen von schwierigen Originalvorlagen, wie blass gedruckten Kassenbelegen, zerknitterten Dokumenten oder Formularen mit farbigem Hintergrund schonungslos aufgezeigt. Zudem sind gemischte Scanstapel mit kleinen Beleggrößen, wie Kassenquittungen oder Parkbelege problematisch über die MFP-Scaneinheiten zu verarbeiten (minimale Beleggröße meist limitiert auf DIN A5). Dokumentenscanner können hier glänzen, denn sie verfügen über Bildverarbeitungstechnologien mit einer Vielzahl an Optimierungsfunktionen. Bei Kodak Scannern zum Beispiel ist die hauseigene Perfect Page Lösung integriert, die selbst schwierigste Dokumente optimal darstellt, vollständig mit allen inhaltlichen Details. Denn vor allem bei Lieferschienen und Rechnungen ist es immens wichtig, dass Zahlen unverfälscht digitalisiert werden. Darüber hinaus sorgt Perfect Page stets für perfekt ausgerichtete Seiten, egal ob die Dokumente im Quer- oder Hochformat gescannt wurden. Die automatische Ausrichtung basiert auf der Erkennung der Inhalte. Im gleichen Zug werden auch Schräglagen korrigiert und kleinformatige Dateien automatisch zugeschnitten, sodass keine schwarzen Ränder entstehen.

Komprimierte Dateien

Da MFPs nicht in der Lage sind, das Hintergrundrauschen in Bildern zu bereinigen, erzeugen sie relativ große Bilddateien. Dabei ist es nicht unüblich, dass selbst Schwarzweißbilder mit 200 dpi mehrere hundert KB groß sind. Im Gegensatz dazu sorgt Kodak Perfect Page für eine perfekte Hintergrundbereinigung und komprimiert die Daten, sodass beim genannten Beispiel das Bild nur zwischen 20 und 70 KB groß ist. Das beschleunigt nicht nur nachgelagerte Prozesse und das Aufrufen der Dateien, sondern schont auch die Speicherkapazitäten.

Der Sicherheitsaspekt

Datensicherheit ist auch beim Scannen ein wichtiges Thema, aber bei weitem nicht alle MFPs verfügen über die nötigen Funktionen.

Hier zwei Punkte, die immens wichtig sind:

·        Verschlüsselte Übertragung der gescannten Dokumente und Daten an den Zielort.

·        Alle Geräte verfügen über eine Festplatte, um die Daten zu verarbeiten. Die Speicherung sollte jedoch auf einem nicht permanenten Speicher stattfinden, der sicherstellt, dass die Bilddaten spätestens beim Abschalten automatisch und effektiv gelöscht werden.

Die Scanner von Kodak Alaris gewährleisten beide Aspekte serienmäßig

Das Thema Digitalisierung ist omnipräsent. Kein Unternehmen kann sich der digitalen Transformation entziehen. Aus diesem Grund ist eine genauere Betrachtung der Scanprozesse mehr als sinnvoll, da durch eine Optimierung nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Produktivität gesteigert werden kann. Ferner ist es kein Luxus auch über eine Erfassungslösung nachzudenken. Intelligente Funktionen wie die Indizierung sowie Extrahierung von Informationen und die direkte Integration in den digitalen Workflow sorgen für echten Mehrwert.

Mehr Info: https://www.alarisworld.com/de-de/solutions/document-scanners