Fallstudie Klinikum Emden automatisiert Prozesse

Autor / Redakteur: Oliver Stroh / Susanne Ehneß

Eine effiziente Abwicklung medizinisch-organisatorischer Abläufe und die schnelle Verfügbarkeit von Daten sind für das Klinikum Emden und seine rund 1.000 Mitarbeiter unerlässlich, um eine hohe­ Qualität in der Versorgung seiner Patienten sicherzustellen.

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Das neue Gesamtkonzept ist nahtlos in das bestehende IT-Management des Klinikums Emden integriert
Das neue Gesamtkonzept ist nahtlos in das bestehende IT-Management des Klinikums Emden integriert
(Bild: Alexander Mertsch)

Im Frühjahr 2014 hatte die IT-Abteilung im Klinikum Emden den Startschuss für das komplexe Projekt gegeben. In einem groß angelegten Vorhaben hat das Team von IT-Leiter Jochen Fleßner gemeinsam mit den Dokumentenspezialisten von TA Triumph-Adler die historisch gewachsene Infrastruktur von Laserdruckern und Kopierern abgelöst und durch eine bedarfsoptimierte Geräte-Infrastruktur ersetzt.

Leistungsfähige Managed Document Services sorgen seither zudem dafür, dass zentrale Prozesse automatisiert und effizient ablaufen. Das entlastet nicht nur die IT-Abteilung erheblich, sondern kommt auch den über 900 Beschäftigten des Klinikums zugute. „Um unsere Organisation kontinuierlich effizienter aufzustellen, digitalisieren wir fortlaufend unsere Klinikprozesse“, sagt Ulrich Pomberg, Geschäftsführer des Klinikums.

Strukturen verbessern

„Unsere bisherige Drucker- und Kopiererflotte entsprach einfach nicht mehr unseren Anforderungen“, schildert IT-Leiter Jochen Fleßner. Mit der Zeit bestand die vorhandene Infrastruktur aus zahlreichen unterschiedlichen Modellen und Marken, die hohe Druck-, Wartungs- und Reparaturkosten verursachten.

Ferner unterhielt das Klinikum ­unterschiedliche Service- und Leasingverträge über verschiedene Kostenstellen und Funktionsbereiche hinweg. „Das machte die Berechnung der tatsächlichen Druckkosten beinahe unmöglich und trieb zudem die Betriebskosten ­erheblich in die Höhe“, erklärt IT-Experte Fleßner.

22 Prozent weniger Geräte

Wie weit diese Entwicklung bereits fortgeschritten war, förderte eine unabhängige Output-Analyse zutage. Das Ergebnis veranlasste das Klinikum Emden dazu, das Projekt europaweit auszuschreiben. Den Zuschlag erhielt die Firma CHG-MERIDIAN in Kooperation mit TA Triumph-Adler. Seither profitiert das Klinikum von einer neuen, einheitlichen Druckerflotte und Multifunktionsgeräten. Der Gerätebestand ließ sich um 22 Prozent auf 250 Systeme reduzieren.

Ein wichtiger Bestandteil des Projektes war die Implementierung von TA Cockpit. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Steuerungszentrale, die dem Klinikum Emden herstellerunabhängig einen Überblick über seine gesamte Drucker- und MFP-Infrastruktur, inklusive Status-Meldungen, Verbrauchsmaterialbestellungen und Technikereinsätze verschafft.

„Von TA-Cockpit war ich schnell überzeugt. Es hat sich in kürzester Zeit zum zentralen Werkzeug etabliert, mit dem wir unsere gesamte Infrastruktur transparent abbilden und jederzeit den Überblick über die anfallenden Kosten erhalten“, so Jürgen Fleßner.

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Zentrale Prozesse durchgängig automatisiert

Jochen Fleßner, IT-Leiter Klinikum Emden, hat mit TA Triumph Adler die Drucker- und Kopiererflotte modernisiert
Jochen Fleßner, IT-Leiter Klinikum Emden, hat mit TA Triumph Adler die Drucker- und Kopiererflotte modernisiert
(Bild: Alexander Mertsch)

Sobald Störungen auftreten, informiert das Klinikpersonal die IT-Abteilung. Der IT-Mitarbeiter löst via TA Cockpit einen Serviceauftrag aus. Dieser wird zeitnah von einem TA-Techniker abgearbeitet. „Das funktioniert alles reibungslos und selbst die Bestellung von neuem Toner erledigt das System mit dem notwendigen zeitlichen Vorlauf komplett automatisch“, ­bestätigt IT-Leiter Fleßner. Auf diese Weise konnte das Klinikum Emden die Beschaffung des Verbrauchsmaterials durchgängig optimieren. Mit erheblichen Auswirkungen auf die Kosten: Diese ließen sich um mehr als 20 Prozent senken.

In der Vergangenheit gab es beim Klinikum Emden in puncto Toner-Bestand oft Überkapazitäten, die in der dezentralen Lagerhaltung begründet lagen. Jetzt erfolgt die Toner-Lieferung, die über das Cockpit angestoßen wird, über das jeweilige Postfach der zentralen Poststelle. Jene Funktionsbereiche, die kein eigenes Postfach besitzen, holen ihren Toner unter Nennung der eindeutigen Inventarnummer des Druckers im zentralen Magazin ab.

„TA Triumph-Adler hat die Label der jeweiligen Lieferung so konzipiert, dass wir eindeutig zuordnen können, in welcher Station und welchem Gerät der Toner benötigt wird und ob dieser im zugehörigen Postfach oder im zentralen Magazin vorgehalten wird. So können wir den Verbrauchsmaterialfluss ohne großen Aufwand verwalten, und die dezentrale Bevorratung gehört glücklicherweise endgültig der Vergangenheit an“, erklärt Jochen Fleßner.

Datensicherheit inklusive

In einigen Bereichen hat das Klinikum Emden zudem die Follow2Print-Lösung aQrate von TA Triumph-Adler eingeführt. Damit schicken die Anwender zunächst ihre Druckaufträge in die Warteschlange des aQrate Servers, wo diese bis zur Abholung gespeichert werden. Es ist nicht notwendig, ­einen speziellen Drucker im Netzwerk auszuwählen.

Zu einem beliebigen, späteren Zeitpunkt können die Anwender ihre Druckaufträge flexibel an speziell ausgerüsteten Druckern im Netzwerk abholen, ohne dass zuvor ein Besucher oder Patient einen Ausdruck mit möglicherweise vertraulichen Informationen einsehen oder sogar vom Drucker nehmen kann. Der Anwender identifiziert sich dabei nämlich zuvor mit seinem Zeiterfassungschip am Gerät. Die Mifare-Chipkarten wurden ­dafür einfach erweitert und entsprechend ausgerüstet. „Das Thema Datenschutz spielt in einem Klinikum eine wichtige Rolle“, fasst Fleßner zusammen. „Mit unserer Follow2Print-Lösung erzielen wir die notwendige Dokumenten-­Sicherheit und geben unserem Personal darüber hinaus ein effizientes Tool an die Hand, das die ­Arbeitsorganisation erheblich erleichtert.“

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