Fallstudie

Klinikum Emden automatisiert Prozesse

| Autor / Redakteur: Oliver Stroh / Susanne Ehneß

Das neue Gesamtkonzept ist nahtlos in das bestehende IT-Management des Klinikums Emden integriert
Das neue Gesamtkonzept ist nahtlos in das bestehende IT-Management des Klinikums Emden integriert (Bild: Alexander Mertsch)

Eine effiziente Abwicklung medizinisch-organisatorischer Abläufe und die schnelle Verfügbarkeit von Daten sind für das Klinikum Emden und seine rund 1.000 Mitarbeiter unerlässlich, um eine hohe­ Qualität in der Versorgung seiner Patienten sicherzustellen.

Im Frühjahr 2014 hatte die IT-Abteilung im Klinikum Emden den Startschuss für das komplexe Projekt gegeben. In einem groß angelegten Vorhaben hat das Team von IT-Leiter Jochen Fleßner gemeinsam mit den Dokumentenspezialisten von TA Triumph-Adler die historisch gewachsene Infrastruktur von Laserdruckern und Kopierern abgelöst und durch eine bedarfsoptimierte Geräte-Infrastruktur ersetzt.

Leistungsfähige Managed Document Services sorgen seither zudem dafür, dass zentrale Prozesse automatisiert und effizient ablaufen. Das entlastet nicht nur die IT-Abteilung erheblich, sondern kommt auch den über 900 Beschäftigten des Klinikums zugute. „Um unsere Organisation kontinuierlich effizienter aufzustellen, digitalisieren wir fortlaufend unsere Klinikprozesse“, sagt Ulrich Pomberg, Geschäftsführer des Klinikums.

Strukturen verbessern

„Unsere bisherige Drucker- und Kopiererflotte entsprach einfach nicht mehr unseren Anforderungen“, schildert IT-Leiter Jochen Fleßner. Mit der Zeit bestand die vorhandene Infrastruktur aus zahlreichen unterschiedlichen Modellen und Marken, die hohe Druck-, Wartungs- und Reparaturkosten verursachten.

Ferner unterhielt das Klinikum ­unterschiedliche Service- und Leasingverträge über verschiedene Kostenstellen und Funktionsbereiche hinweg. „Das machte die Berechnung der tatsächlichen Druckkosten beinahe unmöglich und trieb zudem die Betriebskosten ­erheblich in die Höhe“, erklärt IT-Experte Fleßner.

22 Prozent weniger Geräte

Wie weit diese Entwicklung bereits fortgeschritten war, förderte eine unabhängige Output-Analyse zutage. Das Ergebnis veranlasste das Klinikum Emden dazu, das Projekt europaweit auszuschreiben. Den Zuschlag erhielt die Firma CHG-MERIDIAN in Kooperation mit TA Triumph-Adler. Seither profitiert das Klinikum von einer neuen, einheitlichen Druckerflotte und Multifunktionsgeräten. Der Gerätebestand ließ sich um 22 Prozent auf 250 Systeme reduzieren.

Ein wichtiger Bestandteil des Projektes war die Implementierung von TA Cockpit. Dabei handelt es sich um eine webbasierte Steuerungszentrale, die dem Klinikum Emden herstellerunabhängig einen Überblick über seine gesamte Drucker- und MFP-Infrastruktur, inklusive Status-Meldungen, Verbrauchsmaterialbestellungen und Technikereinsätze verschafft.

„Von TA-Cockpit war ich schnell überzeugt. Es hat sich in kürzester Zeit zum zentralen Werkzeug etabliert, mit dem wir unsere gesamte Infrastruktur transparent abbilden und jederzeit den Überblick über die anfallenden Kosten erhalten“, so Jürgen Fleßner.

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