Städte intelligent und nachhaltig steuern Klares Signal für mehr Durchblick

Autor / Redakteur: Swantje Schmidt, Senior Business Consultant für den Bereich Public and Social Administration bei Sie / Manfred Klein

Die Steuerung von Metropolregionen wird zunehmend komplexer. Insbesondere das rasante Wachstum von Städten und Ballungsgebieten stellt die Stadtmanager vor große Herausforderungen: Sie müssen stets für moderne Transportmittel sorgen, das Verkehrsaufkommen in Grenzen halten und sich für energiefreundliche Gebäude und geringen CO2-Ausstoß einsetzen. Die größte Schwierigkeit besteht darin, die Balance zwischen wirtschaftlicher Wettbewerbsfähigkeit, einer nachhaltigen, gesunden Umwelt und Lebensqualität zu halten beziehungsweise sicherzustellen – und das in Zeiten knapper Kassen.

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City Cockpit macht wichtige Kennzahlen der einzelnen Verwaltungsbereiche sichtbar Quelle: Siemens © eGovernment Computing
City Cockpit macht wichtige Kennzahlen der einzelnen Verwaltungsbereiche sichtbar Quelle: Siemens © eGovernment Computing
( Archiv: Vogel Business Media )

Es bedarf daher neuer Antworten auf die Frage, wie Städte diese Aufgaben künftig bewältigen können. Gefragt sind dabei innovative Business-Intelligence-Modelle, die speziell auf die Anforderungen der Aufgabenbereiche einer Stadt abgestimmt sind. Ein Beispiel dafür ist das City Cockpit, eine branchenspezifische IT-Lösung, die Stadtverwaltungen bei der gezielten Steuerung und Planung ihrer anspruchsvollen Projekte unterstützt.

Bereits heute lebt weltweit mehr als die Hälfte der Menschen in Städten, 2030 werden es fast zwei Drittel sein. Der Bedarf an leistungsfähigen öffentlichen Infrastrukturen – etwa für Energie- und Wasserversorgung oder für Transport und Verkehr – nimmt damit in den Ballungsgebieten massiv zu. Die Verantwortlichen müssen sich unter anderem mit steigenden Verkehrsaufkommen auseinandersetzen. Gleichzeitig müssen sie den ständig wachsenden Anforderungen von Bürgern und Wirtschaft tagtäglich gerecht werden. Zudem sind Städte gefordert, Maßnahmen zum Klimaschutz zu ergreifen und sich als attraktiver Standort verstärkt national und international zu positionieren. Durch die Wirtschaftskrise und den damit verbundenen rückläufigen Steuereinnahmen sind Städte zusätzlich gefordert, den Ressourceneinsatz nachhaltig zu planen und zielorientiert zu überwachen beziehungsweise zu steuern. Es gibt dennoch eine Reihe gemeinsamer Themen und Trends für die künftige Entwicklung der Ballungsräume. So lautet zum Beispiel ein Ziel, transparente und ergebnisorientierte Arbeitsabläufe bei gleichzeitig sinkendem Kosten- und Zeitaufwand zu etablieren. Dabei spielt natürlich auch eine sich verschärfende Rechtfertigungssituation zur Verwendung öffentlicher Mittel durch die Städte eine entscheidende Rolle.

Es wird deshalb in Zukunft darauf ankommen, noch genauer zu planen und gezielter zu investieren. Die internen Steuerungsmechanismen sollen qualitativ verbessert werden – insbesondere mit der Möglichkeit, künftig besser bereichsübergreifend arbeiten zu können. Dabei stehen konkrete Aufgaben im Fokus der Führungsebene: Wie kann die Luftverschmutzung reduziert werden? Und wie lässt sich das Verkehrsaufkommen in der Stadt regulieren? In der Regel konzipiert die Öffentliche Verwaltung zu jeder Fragestellung ein Programm, legt ein Budget fest und definiert einzelne Maßnahmen.

Die größte Herausforderung stellen die fehlenden Instrumente dar, um städtische Projekte während der Umsetzungsphase zuverlässig zu überwachen. Bisher erhalten die Verantwortlichen meist erst nach Ablauf des Haushaltsjahres einen genauen Überblick, wie sich ihre Vorhaben, Projekte und die damit verbundenen Budgets entwickelt haben.

Städte verschaffen sich also einen Wissensvorsprung, wenn sie bereits während der Projektumsetzung auf aggregierte Informationen zurückgreifen können oder die Möglichkeiten haben, im Sinne eines Frühwarnsystems Kennzahlen und Details zur weiteren Vorhabensentwicklung abrufen zu können.

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Kennzahlen auf Knopfdruck

Folglich braucht die Öffentliche Hand moderne IT-Systeme, um effizienter zu arbeiten und nachhaltig zu wirtschaften. Wurde das Thema Performance Management im Öffentlichen Sektor bis vor wenigen Jahren noch kaum beachtet, gewinnt es nun zunehmend an Bedeutung. Die Stadtmanager haben sich den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, der Leistung, des Wettbewerbs und der Flexibilität verschrieben. So muss ein Amtsleiter beispielsweise nicht nur über den Personalstand in der Behörde oder die Haushaltsmittel informiert sein, sondern er erwartet auch konkrete Aussagen über Prozess-Performance- oder Projektfortschritte.

Hier setzt das City Cockpit an. Das IT-System unterstützt die Behörden dabei, Herausforderungen bei der Stadtentwicklung zu lösen. Es liefert Informationen und übergreifende Analysen komplexer Zusammenhänge auf der Basis von drei Säulen: Management-Information, Entscheidungsunterstützung und der Möglichkeit, Simulationen und Prognosen durchzuführen.

Viele Städte greifen für ihr strategisches Management, ihr Qualitätsmanagement, ihre Zeit- und Kostenanalysen sowie ihre Facharbeit auf unterschiedliche IT-Lösungen zurück, die unabhängig voneinander arbeiten. Das City Cockpit führt das Wissen aus den verschiedenen Datenbeständen der IT-Lösungen zusammen. Damit lassen sich aussagekräftige Berichte und Analysen erzeugen, die eine ganzheitliche Sicht auf die Stadt ermöglichen. Ein Faktor, der bei der strategischen Ausrichtung der Städte künftig immer wichtiger wird.

Fundierte Entscheidungsgrundlage

Um die Vielzahl an Informationen übersichtlich und strukturiert aufzubereiten, ist das City Cockpit nach Themen aufgebaut. Die Grundlage bilden die Bereiche Finanzen, Verkehr und Umwelt, denn ausführliche Daten zu diesen Hauptschwerpunkten sind für alle Städte relevant. Nach Bedarf kann das City Cockpit um zusätzliche stadtspezifische Themen erweitert werden, etwa um die Bereiche öffentliche Sicherheit oder Gesundheitswesen.

Durch den modularen Charakter gewährleistet das City Cockpit zum einen die nötige Flexibilität, zum anderen stellt die Prozessorientierung der Themen sicher, dass sämtliche für einen Bereich relevanten Informationen übergreifend zusammengeführt werden.

Außerdem hat jede Stadt aufgrund ihrer Entwicklungshistorie unterschiedliche Voraussetzungen bezüglich verfügbarer kritischer Erfolgsindikatoren, integrierbarer Datenquellen oder der internen Akzeptanz neuer Steuerungsmodelle, die es zu berücksichtigen gilt.

Neben den finanziellen Aspekten müssen auch weitere stadtspezifische Belange abgebildet werden. Mittels Tabellen, grafischem Material und Karten bereitet die Lösung auch Informationen – etwa zum Grad der Luftverschmutzung oder dem Verkehrsaufkommen – gezielt auf. Diese Daten erleichtern die Entscheidungsfindung beim Management und leisten einen wertvollen Beitrag, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

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KPI heißt das Zauberwort

Bestimmte Ziele – zum Beispiel ‚Stau reduzieren‘ – lassen sich in messbare Größen umwandeln: Jede größere Stadt hat heute eine Zukunftsvision, etwa sich langfristig zu einer sogenannten Umwelthauptstadt zu entwickeln oder verstärkt einen bestimmten Industriezweig anzusiedeln. Aus dieser Vision leiten die Städte ihre Ziele ab, die sie in konkrete Maßnahmen aufgliedern. Die Maßnahmen werden wiederum in sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) übersetzt.

Diese Kennzahlen erlauben es den Stadtmanagern, zu allen wichtigen Bereichen den Erfüllungsgrad kritischer Erfolgsfaktoren innerhalb eines Projektes zu messen. Viele Städte verfügen heute schon über sehr gute Datenbestände wie Verkehrsteuerungssysteme, die ein wichtiger Datenlieferant für das City Cockpit sein könnten. Die dort verfügbaren Informationen ließen sich in aggregierter Form zur Prognose und Simulation – zum Beispiel des potenziellen Stauaufkommens – nutzen.

Der entscheidende Vorteil: Die Stadtmanager haben die Möglichkeit, ihre Projekte bereits während der Umsetzung durchgängig zu steuern. Damit kann sich die Verwaltung von Beginn an und auf jeder Projektstufe an den stadtspezifischen Anforderungen orientieren. Auf Knopfdruck veranschaulicht das City Cockpit, in welchem Umfang die gesetzten Ziele bereits erreicht sind und an welcher Stelle es Nachholbedarf gibt. Zudem ist es über den gesamten strategischen Projektzyklus hinweg möglich, Fortschritte zu messen und Leistungsvergleiche vorzunehmen. Dabei ist es wichtig, die einzelnen Schritte und Ziele eines Projekts finanziell zu überblicken. Insbesondere Preisentwicklungen gilt es aufgrund der knappen Budgets und der eingeschränkten Investitionsmöglichkeiten zu verfolgen. So lassen sich die Effizienz und Leistungsfähigkeit des Stadtmanagements nachhaltig steigern.

Die noch oft schwierige Koordination zwischen Abteilungen und Ressorts erschwert es den Städten, auf komplexe Herausforderungen strategisch und über verschiedene Verwaltungsbezirke hinweg schnell und flexibel zu reagieren. Vor allem die Wechselwirkungen zwischen den verschiedenen Infrastrukturen können heute vielfach noch nicht hinreichend bewertet werden – etwa in welchem Maße eine gute Wasserqualität und Kanalisation wichtig für die Gesundheitsvorsorge sind.

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Wechselwirkung auf einen Blick

Nachhaltige Stadtentwicklung erfordert eine ganzheitliche Betrachtungsweise. Dazu müssen die Städte ein ressortübergreifendes und an gemeinsamen Zielen orientiertes Handeln anstreben. Ein wichtiger Punkt sind hier die Interdependenzen – also die gegenseitigen Abhängigkeiten der einzelnen städtischen Bereiche. Wenn eine Stadt entscheidet, bestimmte Verkehrsmaßnahmen zu ergreifen, dann hat das auch unmittelbaren Einfluss auf die Finanzen und das Ökosystem. Das System unterstützt das Stadtmanagement bei der Entscheidungsfindung, indem es diese Wechselwirkungen deutlich macht. Auf dieser Basis können die Verantwortlichen die Hebel an der richtigen Stelle ansetzen.

Komplex, aber klar strukturiert

Das City Cockpit fördert die Zusammenarbeit der Abteilungen untereinander, indem es die Kennzahlen der einzelnen Verwaltungsbereiche aufzeigt und indem Themen inhaltlich kombiniert werden. So kann eine anhand von Kennzahlen aufgedeckte Ungereimtheit Anlass sein, ressortübergreifend zu kooperieren und die vorhandenen Ressourcen effizienter nutzen, um ein Ziel gemeinsam zu erreichen. Zum Beispiel lassen sich bereits vorhandene Daten und Prozesse besser miteinander verzahnen. Dies spart wertvolle Zeit, reduziert die Kosten maßgeblich und entlastet die Mitarbeiter.

Zu bestimmten Schwerpunktthemen können die städtischen Entscheider mit dem City Cockpit Simulationen und Prognosen zur Leistungsfähigkeit ihrer Stadt durchführen – eine Funktion, die für die nachhaltige Ausrichtung besonders hilfreich ist. Denn das Simulieren einzelner Maßnahmen ermöglicht es, die Auswirkungen bestimmter strategischer Überlegungen besser einzuschätzen. Die Entscheider erhalten ein Instrument an die Hand, um angemessene Maßnahmen zu identifizieren und entsprechend Prioritäten zu setzen. Die Stadtverantwortlichen können nun mithilfe von Simulationen und Prognosen auf zahlreiche neue Daten und Inhalte zurückgreifen, die sie bis dato nicht zur Verfügung hatten.

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Benutzerfreundlichkeit steht im Vordergrund

Das City Cockpit bietet einen Überblick mit aktuellen, komprimierten Informationen zu den verschiedenen Fachbereichen der Stadt. Werden weiterführende Informationen zu einer Tabelle oder einer Grafik benötigt, reicht ein Mausklick, um auf der nächsten Ebene detailliertere Auskünfte zu erhalten.

Eine strukturierte Menüführung steht dafür ebenfalls zur Verfügung. Durch die webbasierende Oberfläche bewegt sich der Benutzer in einem vertrauten Umfeld. Zudem ermöglicht sie die einfache Integration anderer, bereits eingeführter städtischer webbasierender Anwendungen – wie geografische Informationssysteme – ohne Systembruch.

Der Zugang zum System erfolgt über ein rollenbasierendes Rechtesystem. Darin ist genau festgelegt, welcher Benutzer autorisiert ist, auf welche Daten zuzugreifen oder Informationen hinzuzufügen. Beim Anmeldevorgang am System wird der Mitarbeiter eindeutig identifiziert und bekommt je nach Position und Aufgabenbereich Einblick in die für ihn relevanten Daten.

Im Design wie auch bei der Auswahl der Business Intelligence Software werden sowohl die stadtspezifischen Anforderungen als auch die vorhandene IT-Landschaft einbezogen, um flexibel alle zur Verfügung stehenden Daten strukturiert zu sammeln und zielgerichtet auswerten zu können. Dabei spielt auch die kosteneffiziente Nutzung von bereits erworbenen Lizenzen und vorhandenem Know-how eine wichtige Rolle. Die Umsetzung der Business-Intelligence-Lösung kann dabei beispielsweise auf den gängigen Software-Plattformen wie Microsoft oder SAP oder auf Basis von Open Source realisiert werden. Durch die Einführung einer BI-Lösung wird eine Reporting-Plattform geschaffen, die für Erweiterungen offen steht – sowohl für die Anbindung zusätzlicher Fachbereichssysteme als auch den Ausbau für Reporting und Analyse. So kann die Lösung flexibel zum umfassenden Berichtssystem mit allen relevanten Daten heranwachsen.

Fit für die Zukunft

Moderne Städte sind oftmals Innovationsmotoren, stets am Puls der Zeit und Vorreiter für zukunftsweisende Trends und Entwicklungen. Sie kurbeln Wachstum, Wirtschaft, Fortschritt und Technologie an und bündeln zugleich die Herausforderungen der Zukunft wie ein Brennglas. Denn hier werden die Auswirkungen der globalen Megatrends Urbanisierung, demografischer Wandel, Globalisierung und Klimawandel besonders deutlich. Dadurch wird deutlich, dass gerade in der städtischen Verwaltung, speziell in den Bereichen Energie- und Wasserversorgung sowie Transport und Verkehr, der Bedarf an leistungsfähigen Infrastrukturen stetig zunimmt.

Schnell und flexibel auf derart komplexe Herausforderungen reagieren zu können, erfordert die koordinierte Zusammenarbeit aller Verwaltungsbezirke und städtischen Abteilungen. Denn nur wenn die Wechselwirkungen und Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Infrastruktursystemen beachtet und berücksichtigt werden, lassen sich die immer komplexeren urbanen Regionen nachhaltig entwickeln und transparent verwalten.

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