eGovernment der Bundesagentur für Arbeit (BA) Kindergeld – demnächst online

Autor / Redakteur: Sabine Bernhard, IT-Systemhaus der BA, IT-Kommunikation / Gerald Viola

Familienauftakt. Eltern werden ist nicht schwer, Eltern sein dagegen sehr – ab der Geburtsstunde startet für junge Eltern diese außergewöhnliche Herausforderung. Eine wesentliche Erleichterung wird durch die Bundesagentur für Arbeit (BA) geboten, denn das Projekt „Kindergeld Online“ wird noch 2009 flächendeckend eingesetzt. Und man kann sagen, dass dieses Angebot nicht von schlechten Eltern ist.

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Kindergeld online: Das ist nur die erste Stufe, bald müssen die Eltern gar keinen Antrag mehr stellen
Kindergeld online: Das ist nur die erste Stufe, bald müssen die Eltern gar keinen Antrag mehr stellen
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Familienkasse und das IT-Systemhaus der BA gehen mit Kindergeld Online gemeinsam einen großen Schritt in Richtung eGovernment.

Das Programm E-Government 2.0 der Bundesregierung sieht vor, das Internet zum bevorzugten Kommunikations- und Betreuungskanal für bedarfsgerechte Verwaltungsdienstleistungen zu entwickeln. Im Vordergrund steht dabei immer der Kunde. Daher findet der verstärkte Einsatz von Online-Verfahren zur Entlastung von Bürgerinnen und Bürgern statt.

Schon auf dem ersten IT-Gipfel im Dezember 2006 war mit der Kanzlerin vereinbart worden, dass bis 2012 alle Transaktionen zwischen Bürgern und Bürgerinnen, Unternehmen und Behörden grundsätzlich elektronisch abgewickelt werden – dies wurde in der eGovernment Strategie der BA entsprechend berücksichtigt. Die Strategie stellt den Kundennutzen in den Vordergrund und beschreibt den Weg der BA zur weitgehend integrierten papierlosen Verwaltungslandschaft bis Ende 2012.

Kundenkontakt auf allen Kommunikationskanälen

So baut die BA auch weiterhin ihre unterschiedlichen Kommunikationskanäle aus und ist für Bürgerinnen und Bürger auf mehreren Zugangswegen erreichbar. Grundsätzlich soll dem Kunden der Kontaktkanal angeboten werden, der für ihn besonders gut geeignet ist und der den effizientesten Prozess der Kommunikation ermöglicht.

Mit dem Kundenportal der BA stehen bereits heute unterschiedliche Wege zur Kontaktaufnahme mit den Agenturen für Arbeit zur Verfügung:

  • Online: Dieser Zugang dient beispielsweise der umfassenden Eigeninformation, der Klärung von Kundenanliegen via eMail sowie zur Eingabe und Abgleich von Bewerber- und Stellenprofilen über die Jobbörse.
  • Telefonisch: Die BA weist seit 2005 flächendeckend eingerichtete Service Center auf, mithilfe derer die telefonische Erreichbarkeit als auch die Beratungsqualität deutlich verbessert werden konnten.
  • Persönlich: Das persönliche Gespräch vor Ort dient zur intensiven, individuellen und zielgerichteten Beratung.

Vorteile für den Kunden sind dabei geringere Wartezeiten und die Eingabe von persönlichen Daten in einer persönlichen oder ungestörten Umgebung. Wenn sich Anliegen automatisiert bearbeiten lassen, werden darüber hinaus Bearbeitungszeiten verkürzt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BA werden bei der Datenübernahme entlastet und können sich intensiver der Betreuung der Kunden widmen. Zudem gehen die Anforderungen Bürgern und der Wirtschaft immer stärker weg vom reinen „Konsumieren“ (Informationen abrufen). Der Trend geht hin zum „Interagieren und Partizipieren“, das heißt, zur aktiven Beteiligung der Bürger an den Verwaltungsprozessen.

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Kindergeld Online

Kindergeld Online ist die erste internetbasierende Anwendung der BA, mit der Bürgerinnen und Bürger zukünftig entsprechende Formulare auf den Internetseiten der BA aufrufen, am Bildschirm bearbeiten und online übermitteln können. Dies betrifft sowohl Neuanträge von Kindergeld als auch Veränderungsanzeigen (siehe Grafik).

Außerdem entwickeln IT-Systemhaus und Familienkasse mit Kindergeld Online die technische Infrastruktur, die weiteren Fachverfahren der BA zur Verfügung stehen wird. Dazu gehört beispielsweise die Beantragung von (Sozial-)Leistungen über das Internet.

Zurzeit werden Anträge für Kindergeld in Papierform gestellt. Der Kunde füllt sie von Hand aus und sendet sie per Post an die Familienkasse. Fehlende Unterschriften und Nachweise sowie unvollständig ausgefüllte Anträge verzögern oft die Bearbeitung. Kindergeld Online wird diese Fehleranfälligkeiten spürbar mindern.

Schon beim internetbasierenden Ausfüllen unterstützt ein benutzerfreundliches Dialogverfahren bei allen Fragen und Eingaben. Dem Kunden werden direkt die nötigen Informationen zur Antragstellung gegeben. Zusätzlich sorgen hinterlegte Plausibilitätsprüfungen für eine hohe Datenkonsistenz. Der Nachbearbeitungsaufwand wird dadurch insgesamt verringert, das Bearbeitungsverfahren beschleunigt.

„Wir wissen alle“, so der Projektleiter von Kindergeld Online, Uwe Wehrmann, „dass Eltern nach der Geburt ihres Kindes in der Mobilität oft deutlich eingeschränkt sind.“ Die Einsparung mancher Behördengänge, wie bei der Kindergeldbeantragung, empfinden beide Elternteile als eine erhebliche Entlastung. „Ferner haben Studien ergeben, dass junge Eltern eine besonders online-aktive Zielgruppe darstellen“, so Wehrmann.

87 Prozent der Eltern im Alter von 20 bis 29 Jahre besitzen einen Internetzugang, zwischen 30 bis 39 Jahre sind es 78 Prozent. Gerade aus dieser Erkenntnis heraus hat das Projektteam mit der Konzeption der Online-Anwendung Kindergeld begonnen.

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Vorgehensweise im Projekt

Für das Projekt Kindergeld Online wurden im Rahmen einer Vorstudie insgesamt drei Ausbaustufen ermittelt, deren Funktionsumfang und Schwerpunkte sich in die eGovernment-Strategie der Bundesagentur für Arbeit integrieren.

Kindergeldanträge und Änderungsmeldungen können auf Basis eines generisch entwickelten Formularservers online gestellt werden. In Stufe eins ist noch eine Bestätigung in Papierform erforderlich. Der Kunde kann sich mithilfe von Statusinformationen über den Bearbeitungsstand seines Antrags informieren.

Eine SOA-basierende (SOA = serviceorientierte Architektur) Schnittstelle erlaubt die automatisierte Übergabe der Antragsdaten an das nachgelagerte Fachverfahren. Um eine möglichst breite Zielgruppe anzusprechen, wurde auf die Integration der elektronischen Signatur bewusst verzichtet. Entscheidend hierfür war die aktuell minimale Verbreitung der eSignatur.

In Ausbaustufe zwei werden Antragstellung und Änderungsmeldungen auf papierlose Verarbeitung umgestellt. Voraussetzung dafür ist allerdings eine Sicherheitsinfrastruktur, die die geschützte Authentifizierung und Identifizierung des Antragstellers mittels elektronischen Signatur ermöglicht.

Die Umstellung der Antragsbearbeitung auf Government-to-Government (G2G) erfolgt in Ausbaustufe drei. Die Antragstellung wird direkt nach der standesamtlichen Anmeldung eines Kindes weitergeleitet. Eine über das gesetzlich notwendige Maß hinausgehende Aktivität der Kindergeldberechtigten wird überflüssig. Voraussetzungen dafür sind nicht nur die Anbindungen von IT-Verfahren (beispielsweise über XML-Schnittstellen), sondern auch die behördenübergreifende Integration von Prozessen.

Mit der Fertigstellung des Projektes in Ausbaustufe eins wird im dritten Quartal 2009 gerechnet. Ausbaustufe zwei beginnt im direkten Anschluss Ende 2009.

Behördenübergreifend

Die technische Grundlage für Kindergeld Online liefert die Software der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV Bund) „eAntrag“, die der BA im Rahmen einer Überlassungsvereinbarung zur Verfügung gestellt wurde. Aufgrund der Ähnlichkeit der Antragsverfahren von Kindergeld und Rente hat sich diese behördenübergreifende Zusammenarbeit angeboten. Gemeinsam wird die Software modular weiterentwickelt, damit kontextsensitive Konfigurationen vorgenommen werden können.

Mit dieser flexiblen Umgebung etabliert die BA einen allgemeinen technischen Basisdienst zur Anzeige, dem Ausfüllen und der Entgegennahme von Online-Formularen. Um Zukunftssicherheit und Unabhängigkeit von Herstellern proprietärer Software zu gewährleisten, basiert die zugrundeliegende Software auf offenen Standards (JEE – Java Enterprise Edition). Der Einsatz und die Implementierung von Webservices gewährleisten, dass Anwendungen – wie beispielsweise Kindergeld Online – auch zukünftig flexibel und skalierbar bleiben; natürlich innerhalb der Systemlandschaft der BA.

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SAGA ist an Bord

Bei der Entwicklung von Kindergeld Online sind die SAGA-Empfehlungen berücksichtigt worden.

SAGA beschreibt Standards, Technologien und Methoden für den Einsatz von Informationstechnik in Bundesbehörden und gibt Empfehlungen, insbesondere zu Entwicklung und Pflege von eGovernment-Angeboten der Öffentlichen Verwaltung. Die Standards stellen sicher, dass eGovernment-Anwendungen interoperabel, plattformunabhängig und investitionssicher realisiert werden.

Insofern bilden die in SAGA formulierten Standards und Architekturen eine Grundlage für den reibungslosen Datenfluss im deutschen eGovernment. Das Dokument SAGA wird seit nunmehr fünf Jahren herausgegeben und liegt seit März 2008 in der Version 4.0 vor.

Zukunftsperspektiven

Im Rahmen der eGovernment-Strategie hat die BA die übergreifenden Anforderungen für ein eGovernment-Portal in einem Basiskonzept festgelegt. In Erweiterung zum aktuellen Internetangebot soll das eGovernment-Portal der zentrale Zugang zum Informationsangebot und den Onlinediensten der BA werden.

Als wichtige Funktionalitäten sind insbesondere Mikroportale mit themenspezifischen Bereichen wie Arbeitssuche/Jobbörse oder eLearning identifiziert worden. Aber auch Onlinedienste wie Routenplaner und übergreifende Suchfunktionen sind in die Anforderungen eingegangen.

Für die Bereitstellung von eGovernment-Basisdiensten ist ein elektronisches Kundenidentitätsmanagement (eKIM) erforderlich. Mit der Erarbeitung eines Basiskonzepts zur Registrierung, Authentifizierung und Autorisierung von Kunden und Partnern der BA wurde begonnen.

Die Verwaltung der zugehörigen elektronischen Identitäten, die für den personalisierten Zugriff auf die eGovernment-Online-Verfahren und auf das BA-eGovernment-Portal erforderlich sind, findet ebenfalls Berücksichtigung.

Fazit

Ziel der BA ist, auch beim Thema eGovernment zum Vorreiter für eine moderne Öffentliche Verwaltung in Deutschland zu werden. Mit Kindergeld Online wird der erste internetbasierende Formulardienst der BA für Bürgerinnen und Bürger eingeführt. Die Bundesagentur für Arbeit beweist dadurch einmal mehr, dass sie den Kinderschuhen der modernen Verwaltung entwachsen ist und ihre eGovernment-Aktivitäten kontinuierlich weiterentwickelt. Mit Kindergeld Online rückt die Zielgerade in Sichtweite.

(ID:2020048)