Immobilienverwaltung der Öffentlichen Hand und iCAFM Keine Angst vor IT-Projekten

Autor / Redakteur: Claudia Stark, BLSA; Alexander Uthoff, BearingPoint und Dr. Claudia Rosenbleck, BearingPoint / Manfred Klein

Vergabeverfahren und Einführung eines integrierten Computer-Aided Facility-Management-Systems (iCAFM) in der Immobilienverwaltung Sachsen-Anhalts. Ein Erfahrungsbericht des Landesbetriebs Bau- und Liegenschaftsmanagement Sachsen-Anhalt (BLSA) zur Meisterung einer IT-technischen Herausforderung.

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Mit der richtigen Herangehensweise verlieren auch große IT-Projekte ihre Schrecken
Mit der richtigen Herangehensweise verlieren auch große IT-Projekte ihre Schrecken
(Bild: Nmedia_Fotolia.com)

Der Landesbetrieb Bau- und Liegenschaftsmanagement Sachsen-Anhalt wurde am 1. April 2012 auf der Grundlage des Gesetzes zur Neuordnung der staatlichen Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung (BLSA-Gesetz) gegründet, ist somit der jüngste Landesbetrieb und mit rund 450 Mitarbeitern der größte Immobiliendienstleister des Bundeslandes. Das BLSA entstand durch Zusammenlegung des für die Liegenschaftsverwaltung zuständigen Landesbetriebes LIMSA und des Staatlichen Hochbaus (vormals Teil des Landesbetriebes Bau – LBB).

Der Landesbetrieb organisiert die Unterbringung der Landesbehörden und -dienststellen im Rahmen eines Mieter-Vermieter-Modells, verwertet nicht mehr benötigte Liegenschaften und verwaltet die zufallenden Erbschaften des Fiskus. Er ist zugleich der größte öffentliche Bauherr des Landes und übernimmt zudem Bauaufgaben für die Bundesrepublik Deutschland in Sachsen-Anhalt.

Gemäß §§ 8 ff. BLSA –Gesetz, § 11 der Betriebsordnung (BO BLSA) und den entsprechenden Kabinettsbeschlüssen der Landesregierung Sachsen-Anhalt war es mit Gründung des Landesbetriebes notwendig, die interne aufgabenspezifische Infrastruktur zu analysieren und Anpassungen in Geschäftsmodell, Organisation, Geschäftsprozessen, IT-Infrastruktur sowie der kaufmännischen Verarbeitung der Geschäftsvorfälle vorzunehmen.

Das BLSA sah sich in Folge vor die Herausforderung gestellt, die vorhandene heterogene IT-Landschaft entsprechend den neu erwachsenen Anforderungen an einen integ­rierten und effizienten Immobiliendienstleister zu konsolidieren und zu einer einheitlichen IT-Struktur zu entwickeln.

Der Projektbeginn

Die Vielzahl der damit verbundenen Aufgaben erforderte die Einrichtung einer schlagkräftigen Projektorganisation, um innerhalb eines überschaubaren Zeitraumes zahlreiche Themen zu bewältigen und die einzelnen Teilprojekte und Arbeitspakete durch Multiprojektmanagement miteinander zu verknüpfen, zu steuern und zum Erfolg zu führen. Die Fachaufsicht des für die Immobilienbewirtschaftung zuständigen Ministeriums der Finanzen war durch seine Vertretung im Lenkungsausschuss des Projektes IKON 2014 durchgehend an den Entscheidungen beteiligt und stellte somit sicher, dass die Immobilienstrategie des Landes eingehalten wurde.

Es zeigte sich bereits frühzeitig, dass eine der wesentlichen Herausforderungen die Beschaffung und Implementierung eines integ­rierten und einheitlichen Computer-Aided Facility-Management (CAFM)-Systems sein würde. Die damit verbundenen Aktivitäten des Teilprojektes iCAFM werden hier näher beschrieben.

Besonders die Ablösung der vier unterschiedlichen Datenbanken stellte eine große Herausforderung dar. Bedingt durch die unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkte der vormals räumlich und inhaltlich getrennten Landesbetriebe LIMSA und LBB waren in diesen unterschiedliche Informationen und Datenstrukturen enthalten, die vor der Überleitung in ein zu beschaffendes Zielsystem umfangreich aufzubereiten waren. Die Komplexität dieser Aufgabe bestand darin, die vorhandenen Redundanzen zu eliminieren sowie gelegentlich auch widersprüchliche Daten so vorzubereiten, dass kein Datenverlust auftrat und der Aufwand der Nachbearbeitung so klein wie möglich blieb.

Zwei der abzulösenden Datenbanken bestanden in ihren Grundzügen schon seit den 1990er Jahren. Mit der Datenpflege war über diesen langen Zeitraum eine Vielzahl an Mitarbeitern betraut. Die Vorgaben zur Pflege der Datenbanken wurden je nach Erfordernis angepasst und modernisiert, jedoch konnte aufgrund der Trennung der Landesbetriebe in eine Bau- und eine Liegenschaftsverwaltung eine erhebliche Redundanz nicht vermieden werden. Sie musste sogar entstehen, da beide Betriebe die Daten in ihrer jeweiligen Arbeit benötigten.

Darüber hinaus sollte die Abstimmung mit den in SAP abgebildeten kaufmännischen Prozessen und Daten sowie die Anbindung des Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystem ALKIS erfolgen, um dem Anspruch eines integ­rierten CAFM-Systems gerecht zu werden.

Alle für die Schaffung von Kosten- und Leistungstransparenz sowie die Identifizierung nachhaltiger ­finanzieller und personeller Einsparpotenziale benötigten immobilienrelevanten Daten müssen dazu jederzeit vollständig, konsistent und aktuell bereitgestellt werden können.

Die Beschaffung eines iCAFM-Systems

Aufgrund des Erfahrungsaustausches mit anderen Landesbetrieben und der Unterstützung des fachkundigen Beratungsunternehmens wurde schnell deutlich, dass die Beschaffung eines solchen hochgradig integrierten iCAFM-Systems durch den Landesbetrieb BLSA ausschließlich durch eine ­europaweite Ausschreibung erfolgen konnte.

Hier stellte sich vor allem die Frage, wie eine technisch anspruchsvolle Leistungsbeschreibung, die üblicherweise neben den wesentlichen Merkmalen auch konstruktive Einzelheiten einer Software enthält, durch ein immobilienwirtschaftlich – also fachlich – ausgerichtetes Projektteam erstellt werden konnte.

Die sogenannte „konstruktive Leistungsbeschreibung“ erforderte dabei umfassende IT-Kompetenzen. Da die Beschaffung einer solchen spezialisierten Software oftmals nicht zu den Kernkompetenzen der Arbeitsbereiche gehört, besteht bezüglich der notwendigen Qualifizierungstiefe in der Öffentlichen Verwaltung erfahrungsgemäß Nachholbedarf.

Diese Herausforderung wurde über den Ansatz einer „funktionalen Leistungsbeschreibung“ gemeistert. Die „funktionale Leistungsbeschreibung“ kennzeichnet, dass der Auftraggeber die durch den angestrebten Nutzungszweck vorgegebenen Anforderungen benennt und die technischen, wirtschaftlichen, gestalterischen und funktionalen Rahmenbedingungen definiert. Sie ist also aufgabenbezogen und bietet vor allem Behörden und anderen öffentlichen Auftraggebern eine Möglichkeit, die für eine Vergabe notwendigen Unterlagen auch ohne detailliertes IT-Wissen anzufertigen.

Zur Erstellung der Leistungsbeschreibung wurden deshalb in einem ersten Schritt die zu unterstützenden Immobilienprozesse systematisch erhoben und zukunftsorientiert ausgerichtet. Das Team legte in Folge fachliche Anforderungen an die Abbildung der Prozesse des Gebäudemanagements, die iCAFM-unterstützt abgebildet werden sollten, fest. Diese waren:

  • automatisierte Schnittstellen,
  • das Berichtswesen und
  • die Möglichkeit zur Einbindung in die vorhandene IT-Infrastruktur.

Des Weiteren wurden die notwendigen Anforderungen des Arbeitsschutzes und der Barrierefreiheit mit in die Leistungsbeschreibung aufgenommen sowie landesspezifische Anforderungen formuliert.

Das Ergebnis umfasste letztlich die Beschreibung der geforderten Funktion, ergänzt durch beigefügte Berichte und entsprechende detaillierte Beschreibungen. Auf eine weitreichende Darstellung von Art und Weise der technischen Umsetzung konnte daher verzichtet werden.

Zusätzlich wurde von den CAFM-Anbietern die Vorstellung des Systems im Rahmen einer Bieterpräsentation abgefordert. Die Vorstellung sollte Aufschluss über die Lösungskompetenz des Anbieters und den Funktionsumfang des IT-Systems geben.

Die Durchführung des eigentlichen Vergabeverfahrens erfolgte streng formalisiert und mit Unterstützung einer darauf spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei. So konnte es diskriminierungsfrei für alle Beteiligten abgeschlossen werden.

Die vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Softwareanbieter bildete der abgeschlossene EVB-IT-Systemvertrag. Dadurch hatte der Landesbetrieb für den Zeitraum des Einführungsprojektes jederzeit die Möglichkeit der konsequenten Kontrolle der vereinbarten Leistungserbringung und angefallenen Kosten.

Zusätzlich wurde dem Software­lieferanten ein produktneutraler Beratungsdienstleister als Qualitätssicherungsinstanz an die Seite gestellt, dessen Auswahl im Rahmen eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens erfolgte. Wesentliche Auswahlkriterien für diesen Dienstleister waren notwendige immobilienwirtschaftliche Erfahrungen und nachgewiesene Kompetenz in den Bereichen Öffentliche Verwaltung und IT-Management.

Das Implementierungsprojekt profierte in Folge wesentlich von der intensiven projektinternen Kommunikation, der guten und von großer Wertschätzung geprägten, abteilungs- und firmenübergreifenden Zusammenarbeit sowie einer straffen Projektführung. So konnte nach einer Laufzeit von nur zwölf Monaten ein fachlich und technisch ausgereiftes iCAFM produktiv gesetzt werden.

Fazit

Im Landesbetrieb BLSA wurde durch die Vernetzung von CAFM und SAP für unsere Mitarbeiter ein Handwerkszeug für die Immobilienbewirtschaftung geschaffen, das es ermöglicht, den Anforderungen an eine moderne Öffentliche Verwaltung gerecht zu werden. Die Umstellung der operativen Aufgabenerledigung erfolgte phasenweise, da verschiedenste Prozesse des Immobilienmanagements bisher in dem noch jungen Landesbetrieb nicht durchgängig IT-unterstützt abgewickelt wurden. Die Anbindung an das SAP-System erfolgt durch vollautomatisierte Schnittstellen.

Durch die erfolgreiche Umsetzung werden die Geschäftsprozesse des Landesbetriebes effektiver und effizienter unterstützt. Zudem führt die IT-Konsolidierung zu nach­haltigen Einsparungen und damit zu positiven Effekten im Landeshaushalt.

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