Immobilienverwaltung der Öffentlichen Hand und iCAFM

Keine Angst vor IT-Projekten

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Die Beschaffung eines iCAFM-Systems

Aufgrund des Erfahrungsaustausches mit anderen Landesbetrieben und der Unterstützung des fachkundigen Beratungsunternehmens wurde schnell deutlich, dass die Beschaffung eines solchen hochgradig integrierten iCAFM-Systems durch den Landesbetrieb BLSA ausschließlich durch eine ­europaweite Ausschreibung erfolgen konnte.

Hier stellte sich vor allem die Frage, wie eine technisch anspruchsvolle Leistungsbeschreibung, die üblicherweise neben den wesentlichen Merkmalen auch konstruktive Einzelheiten einer Software enthält, durch ein immobilienwirtschaftlich – also fachlich – ausgerichtetes Projektteam erstellt werden konnte.

Die sogenannte „konstruktive Leistungsbeschreibung“ erforderte dabei umfassende IT-Kompetenzen. Da die Beschaffung einer solchen spezialisierten Software oftmals nicht zu den Kernkompetenzen der Arbeitsbereiche gehört, besteht bezüglich der notwendigen Qualifizierungstiefe in der Öffentlichen Verwaltung erfahrungsgemäß Nachholbedarf.

Diese Herausforderung wurde über den Ansatz einer „funktionalen Leistungsbeschreibung“ gemeistert. Die „funktionale Leistungsbeschreibung“ kennzeichnet, dass der Auftraggeber die durch den angestrebten Nutzungszweck vorgegebenen Anforderungen benennt und die technischen, wirtschaftlichen, gestalterischen und funktionalen Rahmenbedingungen definiert. Sie ist also aufgabenbezogen und bietet vor allem Behörden und anderen öffentlichen Auftraggebern eine Möglichkeit, die für eine Vergabe notwendigen Unterlagen auch ohne detailliertes IT-Wissen anzufertigen.

Zur Erstellung der Leistungsbeschreibung wurden deshalb in einem ersten Schritt die zu unterstützenden Immobilienprozesse systematisch erhoben und zukunftsorientiert ausgerichtet. Das Team legte in Folge fachliche Anforderungen an die Abbildung der Prozesse des Gebäudemanagements, die iCAFM-unterstützt abgebildet werden sollten, fest. Diese waren:

  • automatisierte Schnittstellen,
  • das Berichtswesen und
  • die Möglichkeit zur Einbindung in die vorhandene IT-Infrastruktur.

Des Weiteren wurden die notwendigen Anforderungen des Arbeitsschutzes und der Barrierefreiheit mit in die Leistungsbeschreibung aufgenommen sowie landesspezifische Anforderungen formuliert.

Das Ergebnis umfasste letztlich die Beschreibung der geforderten Funktion, ergänzt durch beigefügte Berichte und entsprechende detaillierte Beschreibungen. Auf eine weitreichende Darstellung von Art und Weise der technischen Umsetzung konnte daher verzichtet werden.

Zusätzlich wurde von den CAFM-Anbietern die Vorstellung des Systems im Rahmen einer Bieterpräsentation abgefordert. Die Vorstellung sollte Aufschluss über die Lösungskompetenz des Anbieters und den Funktionsumfang des IT-Systems geben.

Die Durchführung des eigentlichen Vergabeverfahrens erfolgte streng formalisiert und mit Unterstützung einer darauf spezialisierten Rechtsanwaltskanzlei. So konnte es diskriminierungsfrei für alle Beteiligten abgeschlossen werden.

Die vertragliche Grundlage für die Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Softwareanbieter bildete der abgeschlossene EVB-IT-Systemvertrag. Dadurch hatte der Landesbetrieb für den Zeitraum des Einführungsprojektes jederzeit die Möglichkeit der konsequenten Kontrolle der vereinbarten Leistungserbringung und angefallenen Kosten.

Zusätzlich wurde dem Software­lieferanten ein produktneutraler Beratungsdienstleister als Qualitätssicherungsinstanz an die Seite gestellt, dessen Auswahl im Rahmen eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens erfolgte. Wesentliche Auswahlkriterien für diesen Dienstleister waren notwendige immobilienwirtschaftliche Erfahrungen und nachgewiesene Kompetenz in den Bereichen Öffentliche Verwaltung und IT-Management.

Das Implementierungsprojekt profierte in Folge wesentlich von der intensiven projektinternen Kommunikation, der guten und von großer Wertschätzung geprägten, abteilungs- und firmenübergreifenden Zusammenarbeit sowie einer straffen Projektführung. So konnte nach einer Laufzeit von nur zwölf Monaten ein fachlich und technisch ausgereiftes iCAFM produktiv gesetzt werden.

Fazit

Im Landesbetrieb BLSA wurde durch die Vernetzung von CAFM und SAP für unsere Mitarbeiter ein Handwerkszeug für die Immobilienbewirtschaftung geschaffen, das es ermöglicht, den Anforderungen an eine moderne Öffentliche Verwaltung gerecht zu werden. Die Umstellung der operativen Aufgabenerledigung erfolgte phasenweise, da verschiedenste Prozesse des Immobilienmanagements bisher in dem noch jungen Landesbetrieb nicht durchgängig IT-unterstützt abgewickelt wurden. Die Anbindung an das SAP-System erfolgt durch vollautomatisierte Schnittstellen.

Durch die erfolgreiche Umsetzung werden die Geschäftsprozesse des Landesbetriebes effektiver und effizienter unterstützt. Zudem führt die IT-Konsolidierung zu nach­haltigen Einsparungen und damit zu positiven Effekten im Landeshaushalt.

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