DMS EXPO und IT & Business greifen Informationsbedarf von Kommunen auf Kein bürgerfreundliches eGovernment ohne Dokumentenmanagement

Autor / Redakteur: Nicole Körber / Manfred Klein

eGovernment dient der Entbürokratisierung und Modernisierung der Verwaltung, trägt zur Entwicklung länderübergreifender Services und zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit der Standorte bei. Damit verbunden ist ein großer Informationsbedarf bei den Kommunen. Dem trägt die DMS EXPO, Europas Leitmesse und Konferenz für Enterprise Content-, Output- und Dokumentenmanagement, Rechnung.

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Die DMS EXPO erfüllt die speziellen Anforderungen der Kommunen im eGovernment
Die DMS EXPO erfüllt die speziellen Anforderungen der Kommunen im eGovernment
( Foto: Bianka Boock )

Die Messe findet vom 20. bis 22. September auf dem Messegelände in Stuttgart statt und bedient im Verbund mit der IT & Business, der Fachmesse für Software, Infrastruktur & IT-Services, die speziellen Interessen der Kommunen.

Die DMS EXPO greift wichtige Trendthemen auf. Dazu zählt natürlich auch der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen und elektronischen Archiven. Diese werden für Verwaltungen immer mehr zu einem Muss. Damit einher geht die Integration solcher Systeme in Fachverfahren und die einheitliche sowie sichere Dokumentenablage gemäß Aktenplan.

Elektronische Formulare und Akten lösen in der Verwaltung Prozesse aus, die mit computergestützten Arbeitsabläufen (Workflow) effizient erledigt werden können. Die elektronischen Schriftstücke stehen im Bedarfsfall zur Verfügung – und zwar jedem Mitarbeiter, der einen Zugriff benötigt. Umfassende Lösungen für den Posteingang sorgen dafür, dass ein Amt für den Bürger auf verschiedenen Kommunikationskanälen erreichbar ist – über den klassischen Postweg, per Fax, per eMail oder über ein Online-Formular. Rechtliche Sicherheit für solche digitalen Prozesse bietet die sich immer stärker durchsetzende digitale Signatur.

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Aussteller zeigen vielfältige Lösungen

Auch das Cloud-Konzept ist für Öffentliche Einrichtungen interessant, weil es kostengünstig und flexibel ist. Andererseits sind viele Daten hochsensibel. Deshalb ergeben sich Fragestellungen wie: Wie sicher sind insbesondere personenbezogene Daten in der „Wolke“? Welche Kriterien sollten bei der Wahl eines Cloud-Dienstleisters beachtet werden? Wie engen rechtliche Aspekte den Einsatz von Cloud-Services ein? Genügt eine spezielle eGovernment Private Cloud der Datensicherheit?

Fest steht, dass Öffentliche Verwaltungen ihr Konsolidierungsbestreben durch Cloud Computing vorantreiben und kleine Kommunen ihre Services ausweiten können. Das Thema Cloud mit seinen vielfältigen Aspekten wird daher auch im Programm der DMS EXPO aufgegriffen – beispielsweise im Rahmen des Forums des VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., der die Messe traditionell unterstützt. Am 20. September gestaltet das VOI Competence Center „ECM in the Cloud“ von 10 bis 12 Uhr einen entsprechenden Vortrags-Slot.

Die Trends spiegeln sich zudem an den Ständen der Aussteller wider, die für eGovernment oftmals spezielle Lösungen entwickelt haben.

So stellt die Hans Held GmbH die Erweiterung seiner DMS-Software REGISAFE um das Modul „Ratsinformation“ an Stand 7D14 vor. Mit dem Modul lassen sich Übersichten und Inhalte von Sitzungen automatisch auf die Webseite einer Gemeinde stellen und zu einem festgesetzten Termin wieder von der Webseite entfernen. Einzigartig ist ein besonderer Handy-Modus, der die Ratsinfo-Seite der Gemeinde für Smartphones optimiert. Per Login erhalten Gemeinderäte direkt vom Handy aus Zugang zum Sitzungsbereich. Sie können dort Notizen zu einer Sitzung hinterlegen und per Kontaktformular Informationen an einen hinterlegten Adressen-Pool schicken.

Einen Überblick über Dokumentenmanagementsysteme erhalten Fachbesucher auf der DMS EXPO bei der Carstens + Partner GmbH & Co. KG. Die Firma berät bei der Auswahl und der Einführung von Dokumentenmanagement-Lösungen und unterstützt bei der Aufbereitung von Inhalten und der Übernahme von Altdaten. Denn verständliche und gut strukturierte Informationen bilden auch für Kommunen die Basis für ein optimales Wissensmanagement und sparen Zeit und Kosten. Über Best-Practice-Beispielen geben die Spezialisten ihr Wissen weiter.

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Beispielhaft ist auch die Präsentation der agorum Software GmbH. Sie zeigt an Stand 7E54, wie die Stadtverwaltung Schwäbisch Hall ihre Daten mit dem Dokumentenmanagementsystem agorum core und dem Langzeitspeicher Grau Archiv strukturiert. Die kombinierte Lösung vermeidet die Archivierung von irrelevanten und mehrfach vorhandenen Daten auf den Servern, stellt ausreichend Kapazitäten für die ausfallsichere Kurzzeitspeicherung bereit und bietet nahezu unendliche Ressourcen für die Langzeitarchivierung.

An Stand 7C58 erfahren Besucher, wie der Fachbereich digitale Archivierung der Haus Freudenberg GmbH aus Kleve Öffentliche Einrichtungen mit umfangreichen Serviceleistungen bei der Posteingangsbearbeitung unterstützt. Die Haus Freudenberg GmbH ist eine von der Bundesagentur für Arbeit anerkannte Werkstatt für Behinderte und beschäftigt mehr als 2.100 behinderte und nichtbehinderte Menschen.

GMC Software Technology (Stand 7B56) stellt als einer der marktführenden Anbieter für Outputmanagement-Software eine neue Lösung vor. Diese führt den gesamten Kreislauf der Bürgerkommunikation in einem durchgängigen System zusammen, das unter anderem auch alle Online- und Hybrid-Ausgabemöglichkeiten umfasst. Es ist daher auch für die papierlose Dokumentenerstellung bei eGovernment-Projekten einsetzbar.

OPTIMAL SYSTEMS zeigt auf der DMS EXPO an Stand 7D32 die Version 7 seiner Enterprise-Content-Management-Software OS|ECM. Neben den Neuerungen der Version 7 rund um Ergonomie, effizienterem Arbeiten und einfacher Wissenserschließung werden ECM-„Rezepte“ für den Public Sector sowie praxiserprobte verwaltungsübergreifende Anwendungsszenarien vorgestellt.

Darunter befinden sich ebenso Lösungen für die allgemeine Schriftgutverwaltung, wie für den elektronischen Post- und Rechnungseingang, die eMail-Archivierung und für mobile Anwendungen via Smartphones und Netbooks.

Die windream GmbH wird unter dem Namen „My windream“ eine Möglichkeit zur schnellen Sichtung von Dokument- und Aktenbeständen vorstellen. Die Software ermöglicht es Anwendern, umfangreiche Dokumentvolumina virtuell abzubilden, ohne die originale Ordnerstruktur eines windream ECM-Systems zu verändern. Mit „My windream“ adressiert die windream GmbH besonders Behörden und Institutionen, die individuelle Sichten auf Aktenbestände benötigen.

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Das PDF/A Competence Center greift die Entwicklung auf, dass sich der PDF/A-Standard zu einem bevorzugten Archivierungsformat gemausert hat, das bei zahlreichen Behörden das TIFF-Format inzwischen verdrängt hat.

Das PDF/A Competence Center lädt zu einer umfassenden Betrachtung der großen Familie der PDF-Standards auf der DMS EXPO ein. Dabei stehen die vielfältigen Lösungen und Produkte mit ihren unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten im Fokus – auch im Bereich eGovernment.

Das PDF/A Competence Center wird sich als Kooperationspartner des VOI unter anderem mit mehreren Mitgliedsunternehmen am Hauptstand des VOI (Stand 7B51) präsentieren. Dazu gehören Adobe Systems, callas Software, intarsys und LuraTech Europe.

Spezielle Scan-Lösungen

InoTec zeigt indes an Stand 7C56, wie die SCAMAX 4x2 Dokumentenscanner mit einem Green-IT-Konzept für niedrigere Gesamtkosten und eine nachhaltige Entwicklung sorgen.

Das eigens entwickelte Beleuchtungssystem auf LED-Basis besitzt einen sehr niedrigen Energiebedarf bei maximaler Lichtintensität und ist verschleißfrei. Stromsparend präsentieren sich die InoTec Modelle aber auch im Stand-by-Modus; der Wert liegt unter der strengen EU-Energy-Star-Richtlinie. Anstelle von Plastik sind in den Scannern langlebige und recyclingfähige Materialien verbaut. Zudem lassen sich bei einem Defekt selbst kleinste Komponenten reparieren oder ersetzen, ohne gleich ganze Module austauschen zu müssen.

Die Plustek Technology GmbH stellt an Stand 7D19 speziell für den Einsatz in öffentlichen und kommunalen Einrichtungen konzipierte „Behörden-Scanner“ vor, die dem großen Scan-Aufkommen und hohen Qualitätsansprüchen dieser Zielgruppe gerecht werden.

Die BS-Serie besticht durch vielfältige Features, wie Flachbett, ADF, hohe Geschwindigkeiten und One-Touch-Funktionstasten. Ausgewählte Scanner stehen auf der Liste des DIGANT-Verfahren oder sind auch REGISAFEpublic zertifiziert.

Epson informiert Fachbesucher an den Ständen 7D18 und 3A19 gezielt über Dokumentenmanagement-Lösungen für kleine und mittlere Verwaltungen und Unternehmen. Mit den neuen A4-Einzugsscannern der GT-S-Serie verwalten Firmenkunden ihre Dokumente einfach und effektiv. Für den Scan von Vorlagen bis zum Format A3 stellt das Unternehmen exemplarisch einen Workflow mit A3-Einzugsscannern vor. Eine Auswahl leistungsfähiger Office-Drucker sowie ein DVD-Archivierungssystem runden das Epson-Angebot auf der DMS EXPO ab.

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Eine andere Lösung präsentiert die Zeutschel GmbH an Stand 7B58. Ob Ringordner, Verträge oder Bebauungspläne – mit dem neuen „zeta“ können Behörden ihre gebundenen Dokumente schonend und effizient kopieren. Beim zeta liegt das Buch auf dem Rücken und wird von oben gescannt, der Anwender kann für die nächste Kopie bequem umblättern. Dies spart Zeit und Kosten. Weitere Alleinstellungsmerkmale sind das moderne Design und ein integrierter Touchscreen für eine intuitive Bedienung. Die Kopien können digital per eMail verschickt, auf einen FTP-Server hochgeladen oder auf Papier ausgedruckt werden.

Digitale Signaturen

Ein weiterer Schwerpunkt der Messe sind digitale Signaturen. Denn Meldestellen und Kfz-Zulassungsbehörden erfassen Unterschriften für die Beantragung von Personalausweisen, Reisepässen oder Führerscheinen immer häufiger digital. Zum Einsatz kommen dabei von der Bundesdruckerei empfohlene SignPads von Wacom oder spezielle Kiosk-Terminals wie der DESKO SP 500 Tablet Kiosk. Für eine sichere Verknüpfung der Unterschrift mit elektronischen Dokumenten sorgt SOFTPROs SignDoc. Die Anwendungen werden am Stand 7A58 vorgestellt.

Auch im DESKO Tablet Kiosk SP-500 gelangt die in den Unterschriftenpads der SignPad-Serie verwendete Technologie zum Einsatz. Mit dieser Technik werden Unterschriften besonders hochwertig einschließlich biometrischer Merkmale erfasst. Dank eines Lesegeräts für Identitätsdokumente, wie Personalausweise und Reisepässe, lassen sich elektronische Dokumente schnell und fehlerfrei mit personenbezogenen Daten ausfüllen. Der große Bildschirm erlaubt es, Dokumente komplett und gut lesbar anzuzeigen. Der Tablet Kiosk wird auch im Handel und bei Finanzdienstleistern eingesetzt.

Eine Eintrittskarte für zwei Messen

Die DMS EXPO findet parallel zur IT & Business statt. Die Besucher können beide Veranstaltungen mit einer Eintrittskarte besuchen und von Synergieeffekten profitieren. Das Programm der Messen ist eng miteinander verzahnt, sodass Entscheider konkreten und umfassenden Nutzen für ihre tägliche Arbeit erhalten. Parallel zu den beiden Veranstaltungen öffnen die Focusreseller, eine Kongressmesse für den ITK und CE Handel, und die Product Life live, ein Anwenderkongress inklusive Ausstellung für Product Data Management und Product Lifecycle Management, ihre Türen. Damit verwandelt sich die Messe Stuttgart in das IT-Event im Herbst.

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