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Effizientes Verwaltungsmanagement Jobcenter: digitaler und bürgerfreundlicher

Mit der ECM-Technologie lassen sich große Effizienzpotenziale freisetzen. Ein Paradebeispiel dafür ist enaio® von OPTIMAL ­SYSTEMS, das die Funktionspalette eines Dokumentenmanagementsystems im Bereich Jobcenter zeigt.

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Mit enaio die Dokumente digital verwalten
Mit enaio die Dokumente digital verwalten
(© OPTIMAL SYSTEMS)

Offenbach: Besserer Überblick mit Kunden-Portal

Seit 2015 setzt das Jobcenter ­MainArbeit enaio® ein, um das allgemeine Schriftgut sowie Fallakten aus der Fachanwendung LÄMMkom digital zu steuern. Mit der Anbindung eines Kunden-­Portals an enaio® sollte darüber hinaus die Möglichkeit geschaffen werden, Anträge und Formulare elektronisch zu übermitteln. Egal ob Einladungen zum Gespräch beim Berater, Bewilligungs- und Änderungsbescheide oder Aufforderungen zur Mitwirkung – die Dokumente werden direkt an das Kunden-Portal übergeben, von enaio® geprüft und in die dazugehörige Akte abgelegt. Durch die ­digitale Übermittlung können ­Schreiben nicht mehr verloren ­gehen und sowohl Kunde als auch Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf den gesamten Schriftverkehr. „Dadurch werden unsere Sachbearbeiter, Poststelle sowie unserer Scan-Arbeitsplatz entlastet“, ­erklärt Stefanie Stein, IT-Projektleiterin bei der MainArbeit.

Kreis Düren: Kapazitäten schonen mit E-POSTSCAN

Um die Mitarbeiter in der Posteingangsstelle zu entlasten, führt das Jobcenter des Kreises Düren „job-com“ E-POSTSCAN, ein Produkt der Deutsche Post E-POST ­Solutions GmbH für Geschäftskunden, ein. In Zusammenspiel mit enaio® soll es einen medienbruchfreien digitalen Workflow ermöglichen und eine konsequente ­Umsetzung der elektronischen Verwaltung weiter vorantreiben. Nach einer groben Vorsortierung ­werden die zugesandten oder persönlich beim Jobcenter abgegebenen Briefe täglich von DHL-Express abgeholt und zum Scanzentrum der Deutsche Post E-POST Solutions gebracht. Dort werden sie nach ­einer maschinellen Öffnung und Entnahme mittels Vorgangsbarcode vorsortiert, die Inhalte nach Aktenzeichen und Fallmanager klassifiziert, gescannt, in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt und über eine Schnittstelle ­direkt an enaio® übergeben.

Darüber hinaus übernimmt die Tochter der Deutsche Post AG auch die Zwischenlagerung sowie die datenschutzrechtskonforme Vernichtung der gescannten Dokumente. Eine der wichtigsten Vorteile der neuen Vorgehensweise ist die Unabhängigkeit vom ­eigenen Personal bzw. der eigenen Hard- und Software. „Durch das Outsourcing können wir die wertvollen ­Kapazitäten unserer Kolleginnen und Kollegen schonen und einen durchgängigen digitalen Workflow ohne Medienbrüche ­realisieren. Nach entsprechenden internen Analysen liegt der Nutzen bei ­diesem Projekt deutlich über den Kosten“, erklärt Karl-­Josef Cranen, Amtsleiter bei job-com.

(© OPTIMAL SYSTEMS)

*Der Autor: Harro Mrosowsky, Abteilungsleiter Vertrieb bei der OPTIMAL SYSTEMS Hannover mbH

Weitere Informationen...

...zum Produkt finden Sie unter: www.optimal-systems.de/enaio

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