Lexmark macht PIN-Authentifizierung zum behördenweiten Standard

Jeder Ausdruck ist vertraulich

25.07.2008 | Autor / Redakteur: Gerald Viola / Gerald Viola

Vor Ort. Der Druck mit PIN-Authentifizierung erfordert persönliche Anwesenheit
Vor Ort. Der Druck mit PIN-Authentifizierung erfordert persönliche Anwesenheit

Innovationen haben Tradition beim Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg. Mit dem Umzug der Druckerflotte in frei zugängliche Flure wurde der vertrauliche Druck zur Pflicht – und gemeinsam mit Lexmark zu einer neuen individuellen Lösung.

Jeder am Arbeitsplatz ausgelöste Druckauftrag wird jetzt auf einem Printserver gespeichert. An einem beliebigen Drucker ruft der Anwender per PIN-Authentifizierung seine anstehenden Druckaufträge ab. Alle Dokumente sind somit vor dem Zugriff Unberechtigter geschützt.

Raumnot – wohin mit den Druckern?

Das Landesamt für Besoldung und Versorgung, kurz LBV, zahlt Gehälter, Versorgungsbezüge, Kindergeld und Beihilfe an Beamte, Arbeitnehmer und Versorgungsempfänger des Landes Baden-Württemberg. In selbst entwickelten dialogisierten Verfahren erhalten mehr als 350.000 Zahlungsempfänger Bezüge. Das für die tägliche Korrespondenz entstehende Druckvolumen liegt bei über vier Millionen Seiten jährlich. Da Raum für neue Mitarbeiter dringend benötigt wurde, beschloss man, die Aktenzimmer hierfür zu nutzen. Sie boten bislang gesicherten Raum für vertrauliche Akten, die jedoch schrittweise durch moderne elektronische Archivierung ersetzt werden. „Neben den Aktenordnern standen hier allerdings auch die Drucker. Meist mehrere pro Zimmer, damit wir über Alternativdrucker Ausfälle kurzfristig überbrücken konnten“, erklärt Alexander Demel.

Wohin also mit den Druckern? „In den Fluren und Gängen war ausreichend Platz. Aber keine Sicherheit. Denn zu unseren Sprechzeiten herrscht Publikumsverkehr. Praktisch jedes Dokument, das beim LBV gedruckt wird, beinhaltet persönliche Daten, die nicht für fremde Augen bestimmt sind. Wir mussten also auch dem Datenschutz Rechnung tragen“, beschreibt Bernhard Klink, Leiter System und Support. „So haben wir uns bei Druckerherstellern nach entsprechenden Lösungen umgeschaut. Karten zur Authentifizierung waren im Gespräch, wurden aber verworfen. Sie waren nicht in die bestehenden Mitarbeiterkarten integrierbar und hätten hohe Kosten für Lesegeräte und Verwaltung aufgeworfen.“

Kaum Wartezeit

„Wichtig war uns, dass die Mitarbeiter schnell auf ihren Druck zugreifen können. Kurze Wartezeiten auf das erste Blatt und hohe Druckgeschwindigkeit waren absolutes Gebot“, überlegte Alexander Demel, Projektleiter des LBV. Durch hohe Druckgeschwindigkeiten konnte man aber auch Drucker einsparen. Dennoch musste die Möglichkeit eines Alternativdruckers erhalten bleiben.

Die Flexibilität konnte Lexmark mit dem PrintHere-Konzept anbieten. Viel wichtiger aber: „Lexmark bot mit einer PIN-Authentifizierung eine spannende Alternative zur Kartenlösung. Grundlage war ein neuer Multifunktionsdrucker mit Ziffernpanel. Es gab nur einen Haken. Wir waren zu früh, diese Geräte waren noch nicht auf dem Markt“, erinnert sich Vladimir Bozin, Netzwerkverantwortlicher des LBV. „Aber bei uns ist Innovation Programm, sagten wir uns, dann sind wir eben die Ersten in Deutschland.“

Gesagt, getan. Im Lexmark Customer Service Center in Dietzenbach standen erste Testgeräte zur Verfügung. Gemeinsam machte man sich ein Bild von der möglichen LBV-Druckerlandschaft. Die Lexmark Lösung ging also mit einem vielversprechenden Konzept in das Ausschreibungsverfahren – aber auch mit einem hohen Customizing-Anspruch, wie Bernhard Klink erläutert: „Mit seiner sicheren und wirtschaftlichen Lösung gewann Lexmark die Ausschreibung. Jetzt war Customizing gefragt. Denn üblicherweise ist vertraulicher Druck eine Option, die am Touchscreen über einige Klicks angewählt wird. Wir wollten es anders! Um Zeit im Alltag zu sparen und hiermit benutzerfreundlich zu sein, sollte die Option zum Standard werden! Aus Anwendersicht heißt das, dass der Drucker-Touchscreen nur zwei Menüpunkte haben darf: Vertraulicher Druck und Kopieren. Sonst nichts.“

Individuell gelöst

Dirk Gerkensmeier, Application Consultant bei Lexmark Professional Services: „Eine Lösung, wie sie das LBV suchte, gibt es nicht ‚out of the box‘. Man beginnt ja praktisch auf der grünen Wiese. Aber mit der Lexmark Document Solution Suite (LDSS) standen uns grundlegende Applikationen zur Verfügung. Auf denen haben wir aufgebaut.“ Pragmatik und Termintreue waren gefragt. „Datenbanken einbinden, Schnittstellen schaffen und Dateisysteme personalisieren. Auf der Geräteebene haben wir die Benutzerführung individualisiert und das Display entsprechend den Anforderungen programmiert.“

Das Ergebnis ist passgenau und bewährt sich im Alltag. Jeder Druck ist nur über eine PIN-Nummer am Gerät abrufbar, kein Blatt kann jemals unbeaufsichtigt im Drucker liegen. Eine virtuelle Serverplattform kennzeichnet die neue Lösung, die den Druck von jedem beliebigen Drucker aus ermöglicht (PrintHere). Die professionelle Arbeit der IT-Mitarbeiter des LBV erleichterte den zügigen Übergang zum Produktivbetrieb. Dabei wurden kleine Feinheiten klug gelöst. So hat das LBV statt einer automatischen PIN-Vergabe Wunschcodes ermöglicht. „Die vergisst man nicht so schnell und sie steigern die Akzeptanz der neuen PIN-Lösung“, verrät Bernhard Klink. Der Lexmark-Vertriebs- und Servicepartner Datagroup IT Services GmbH sorgte schließlich für den sicheren und zügigen Roll-out.

Innovationen für schlanken Staat

„Wir brauchten schnelle und leistungsstarke Maschinen. Der Anwender soll nicht auf seinen Ausdruck warten müssen. Die Geräte schaffen 45 Seiten/Minute. Und die Lebensdauer ist wichtig. Schließlich übernehmen die neuen Lexmark-Geräte anteilig auch die Arbeitslast unserer beiden bisherigen Hochleistungsdrucker. Nach 13 Monaten hat so ein Drucker schon 215.000 Seiten auf dem Zähler“, erklärt Andreas Schink, Netzwerkverantwortlicher des LBV.

Gemeinsam mit Lexmark konnte man den Gerätepark von 140 auf 60 Geräte verkleinern. Gut die Hälfte davon Multifunktionsgeräte. „So sparen wir neben Anschaffungs- auch Betriebskosten.“ Und die Mitarbeiter der internen IT? „Die sind absolut zufrieden. Schließlich ist der Betreuungsaufwand deutlich gesunken“, gibt Vladimir Bozin, Netzwerkverantwortlicher beim LBV, die Stimmung wieder.

„Dank unserer IT-Strategie sind wir oft technischer Vorreiter. Wir werden immer wieder von anderen Behörden nach neuen Ansätzen und den damit gemachten Erfahrungen gefragt“, sagt Bernhard Klink. „Und das Finanzministerium als übergeordnete Instanz beobachtet unsere Erfahrungen genau.“

Eine Musterbehörde also? Bernhard Klink schmunzelt: „Ja, das kann man schon so sagen. Unsere erfolgreichsten Lösungen sind heute sogar in anderen Bundesländern in Betrieb. Und Lexmark hat uns durchweg positive Erfahrungen gebracht. Die können wir weiter vermitteln, damit der schlanke Staat keine leere Worthülse bleibt.“ ?

 

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