Ein CIO für den Bund IT-Steuerung aus einer Hand

Autor / Redakteur: Jon Abele / Manfred Klein

Die Modernisierung der Öffentlichen Verwaltung bleibt eines der vorrangigen Ziele der deutschen Innenpolitik.Litt die Verwaltungsmodernisierung in der Vergangenheit an fehlenden Strukturen, um Veränderungen zu managen, stand während der letzten zwölf Monate das Management der angestrebten Reformen im Mittelpunkt der Diskussion.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Optimistisch stimmen bei der Bewertung dieses Paradigmenwechsels vor allem folgende Faktoren:

  • die neue Arbeitsweise von Deutschland-Online und die Diskussion um eine veränderte IT-Steuerung im Rahmen der Föderalismuskommission II,
  • die Diskussion um den Bundes-CIO und die Ressort-CIOs zur optimierten IT-Steuerung,
  • die Einrichtung eines Shared-Services-Center-Lenkungskreises beim Bund auf Staatssekretärsebene, ?
  • ie Ernennung weiterer Länder-CIOs, in den Bundesländern Rheinland-Pfalz und Niedersachsen,?d
  • Gründung von ISPRAT als Plattform von Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung und Politik.?Ins
  • esondere das immer noch vorhandene Silodenken einzelner Verwaltungen erfordert jedoch eine grundlegende Reorganisation der administrativen Strukturen. Denn Deutschland braucht neben leistungsfähigen Verwaltungsstrukturen, die ebenenübergreifend Projekte und Veränderungen innerhalb und über Ressorts hinweg steuern können, eine transparente Kommunikation zwischen Wirtschaft, Wissenschaft, Verwaltung und Politik. Hauptaufgabe eines Bundes-CIO wird es daher sein, diesen Anforderungen zu entsprechen und bereits gestartete Initiativen zügig umzusetzen.?

Der Bundes-CIO sollte mit der Unterstützung durch Ressort-CIOs die Steuerung der IT übernehmen, was einem jährlichen Budget von rund drei Milliarden Euro entspricht. Damit würde der Amtsinhaber nicht nur erheblichen Einfluss innerhalb der Bundesverwaltung gewinnen, die auch in den entsprechenden EU-Gremien als auch gegenüber den Ländern. Dies könnte die Bundesländer darin bestärken, ebenfalls einen eigenen CIO einzusetzen.

BearingPoint sieht für einen künftigen Bundes-CIO vier Handlungsmaximen: Kundenorientierung, Integration und Vernetzung, Effizienz und Wirtschaftlichkeit sowie Modernität durch Einsatz von IT und eGovernment.

Kundenorientierung – der Bürger im Fokus der Verwaltung

Obwohl die Bedeutung der Kundenorientierung seit langem bekannt ist, werden immer noch vereinzelt Projekte geplant, die Kundenanforderungen nicht ausreichend berücksichtigen. Studien zur Kundenzufriedenheit zeigen, dass die Bürger in erster Linie an einer schnellen Bearbeitung ihres Anliegens interessiert sind. Wegweisend sind deshalb Projekte wie die einheitliche Servicenummer 115 und das Bürgerportal, die den Kunden einen einfachen und direkten Zugang zur Verwaltung ermöglichen. Dagegen dominiert bei der Industrie der Wunsch nach effizienten Verfahren zur Senkung der Bürokratiekosten. In diese Richtung weist sowohl die von der Verwaltung angestrebte Reduzierung dieser Kosten um 25 Prozent als auch die geplante Prozesskettenoptimierung zwischen Wirtschaft und Verwaltung, etwa mit der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie. Eine solche Orientierung an den Kundenwünschen sollte daher zu einer deutlichen Steigerung der bislang geschätzten 1,8 Verwaltungskontakte je Bürger pro Jahr führen.

Die Tatsache, dass jeder Bürger täglich zahlreiche Kontakte mit der Öffentlichen Verwaltung hat, vom öffentlichen Schülerverkehr, den Schulen, über die Benutzung öffentlicher Straßen bis zur Nutzung des öffentlich regulierten Gesundheitswesens, eröffnet dazu eine Chance. Hier bietet insbesondere die Web-2.0-Technologie vielfältige Möglichkeiten zur Verbesserung von Service und Kundenorientierung. Das Beispiel Kanada zeigt, wie die Kundenorientierung der Verwaltung evaluiert und verbessert werden kann. Dort werden Bürger und Unternehmen im jährlichen Wechsel zu ihrer Zufriedenheit befragt. Die Einbindung der Bürger in administrative Veränderungen erhöht dabei nicht nur die Zufriedenheit mit der Verwaltung, sondern schafft gleichzeitig eine hohe Akzeptanz für weitere Verwaltungsreformen.

Die vernetzte Verwaltung als Schlüssel neuer Arbeitsorganisationen

Integration und Vernetzung sind für eine verbesserte Zusammenarbeit der Behörden über alle Verwaltungsebenen hinweg unerlässlich. Neben einer zentralen IT-Steuerung durch den Bund können dies auch veränderte Arbeitsorganisationen leisten, unter anderem:

  • Strukturen, die für ein abgrenzbares Projekt die Kompetenzen weitgehend in das Projekt verlegen und schwerfällige Linienorganisationen umgehen,
  • Matrixorganisationen, die unterschiedliche Sichtweisen gezielt in einer Organisation abbilden, um die Zusammenarbeit und die Auseinandersetzung in der Sache zu fördern,?
  • rozessorientierte Organisationen, die nicht nach dem Funktionalprinzip gebildet werden, sondern versuchen, wesentliche Kernprozesse inklusive der Daten und Systeme vollständig abzubilden, ?v
  • tuelle Arbeitsorganisationen, wie zum Beispiel Shared Services, die einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung leisten und zur Qualitätssteigerung beitragen.?Neu
  • Arbeitsformen werden aber auch durch die gemeinsame Nutzung von technischen Komponenten und Netzen, Standardisierung und Interoperabilität sowie Digitalisierung von Arbeitsprozessen durch Vorgangsbearbeitungssysteme (VBS) ermöglicht.?

Effizienter und wirtschaftlicher Einsatz von Steuergeldern

Auch das Argument „Effizienz und Wirtschaftlichkeit“ gewinnt vor dem Hintergrund einer optimierten IT-Steuerung eine völlig neue Bedeutung. Denn Aufgaben eines CIO sollten die Konsolidierung der IT-Anbieter, die Trennung von IT-Nachfrage und IT-Angebot sowie die Optimierung des Angebots- und Nachfragemanagements sein.

Allein der Bund gibt jährlich rund zwei Milliarden Euro für fachneutrale IT-Leistungen aus, während die Länder fast zehn Milliarden Euro in Basis-IT investieren. Damit sind etwa zwei Drittel aller deutschen IT-Ausgaben nicht spezifisch für die jeweiligen Fachaufgaben.

Über den Einsatz von Instrumenten und IT ist oft diskutiert worden. In die Implementierung dieser Systeme wurden erhebliche Steuergelder investiert. In vielen Fällen fehlt es jedoch an Strukturen, die für ein effizientes und effektives Handeln auch wirkliche Anreize schaffen. Dazu zählen Belohnungs- und Sanktionssysteme ebenso wie die Einrichtung einer zielorientierten Steuerung.

Modernität durch eGovernment und IT-Einsatz

eGovernment und IT gewinnen zunehmend an Bedeutung, weil wichtige politische Vorhaben sich immer häufiger nur noch mithilfe großer IT-Projekte umsetzen lassen. Dabei entwickelte sich die Verwaltung in den vergangenen Jahren zu einem Dienstleister mit immer komplexerer Informationsverarbeitung. Deshalb ist die IT vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung in der Bundesrepublik Deutschland wohl das leistungsfähigste Instrument, um Produktivitätssteigerungen in der Verwaltung zu realisieren.

Deutschland ist in Europa nach dem Vatikanstaat das Land mit der geringsten Geburtenrate. Damit wird Deutschland zusammen mit Japan die erste Gesellschaft in der Geschichte der Menschheit sein, in der deutlich mehr Menschen aus dem aktiven Arbeitsprozess austreten als eintreten. Neben der Verlängerung der Arbeitszeit wird die IT zum wesentlichen Faktor, der auch in Zukunft eine leistungsfähige Verwaltung unterhalten kann. Die IT ist damit zu einem wichtigen „Produktivfaktor“ geworden, der in strategischen Planungen berücksichtigt werden muss.

Fazit

Ressorthoheit, Föderalismus, Subsidiaritätsprinzip, Gewaltenteilung, Datenschutz sind wichtige Prinzipien und Strukturen, die allerdings zunächst zur Abgrenzung und zur Silobildung beitragen.

Die Einrichtung eines CIO mit einer CIO-Organisation ist dringend erforderlich, da diese Funktionen es erleichtern werden, Veränderungen zu managen und ein Gegengewicht zu den abgrenzenden Gestaltungsprinzipien schaffen.

In allen vier Handlungsfeldern des CIO geht es dabei weniger darum, neue Initiativen zu starten als vielmehr, die bereits gestarteten Initiativen schneller zu einem Erfolg zu bringen.

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