Das Indikatoren-Modell als Basis für Konsolidierungsentscheidungen

IT-Konsolidierung mit Nebenwirkungen

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Weitergehende ­Entscheidungsparameter

Wie wägt man also sinnvoll zwischen den Vor- und Nachteilen einer IT-Konsolidierung ab? Wie bestimmt man, in welchem Umfang sie sinnvoll ist? Und wie bewahrt man trotz effizienzgetriebener, kurzfristiger Konsolidierung die langfristige Innovationsfähigkeit der Organisation? Um dies zu klären, ist eine ganzheitliche Betrachtung der Unternehmung unabdingbar. Neben der reinen Personal- und Kostenperspektive müssen für die Entscheidung darum weitere Parameter herangezogen werden.

Eine reine Türschildlösung bringt die Organisation nicht weiter. Es sind insbesondere die Rolle der IT im Unternehmen und ihr jeweiliger Wertebeitrag für das Unternehmen relevant. Bei der Abwägung, ob ein bestimmter Bereich oder eine bestimmte IT-Funktionalität konsolidiert werden sollte, kann es dann zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen kommen – abhängig davon, ob die IT markt­differenzierenden Charakter hat, also für Unternehmen oder die ­Verwaltung ein Wettbewerbsfaktor ist, ob sie als geschäftskritische IT essenziell wichtige Geschäftsprozesse unterstützt oder ob sie als fachseitige IT dazu dient, spezifische fachliche Anforderungen abzudecken.

Indikatoren-Modell

Das nachfolgend beschriebene Indikatoren-Modell soll das Blickfeld weiten und dazu dienen, die Entscheidung für oder gegen eine IT-Konsolidierung in einem konkreten Fall sachgerecht treffen zu können. Dazu werden fünf Indikatoren herangezogen – diese fünf Dimensionen gilt es in ihrer Bedeutung für die jeweilige Organisation einzuschätzen.

  • 1. Innovationsnotwendigkeit: Handelt es sich um IT-Funktionalitäten mit kurzen Innovationszyklen, ist anzunehmen, dass diese im Ergebnis einer IT-Konsolidierung ggf. nicht mehr abbildbar sind bzw. einer Standardisierung entgegenstehen.
  • 2. Fachlich geprägte Funktionalität: Wenn es ein hohes Maß an fachlicher Expertise in den IT-Funktionalitäten gibt, ist auch die Nähe zu eben diesen Fachexperten notwendig. Im Ergebnis kann eine IT-Konsolidierung aber dazu führen, dass diese ­Nähe nicht mehr gegeben ist.
  • 3. Flexibilität in Entwicklung und Bereitstellung: Wenn Rahmenbedingungen vorliegen, die einen hohen Grad an Flexibilität erfordern, wenn es darum geht, IT-Funktionalitäten zu entwickeln und bereitzustellen, besteht die Gefahr, dass diese Flexibilität durch eine IT-Konsolidierung verloren geht.
  • 4. Spezifische Nutzergruppen: Handelt es sich lediglich um eine spezifische Zielgruppe, wird sie tendenziell eher klein sein. In solch einem Fall kann eine IT-Konsolidierung kaum zu positiven Skalierungseffekten führen.
  • 5. Bedarfskontinuität: Wenn Nut­zerzahlen stabil und auch Ressourcen bereits allokiert sind, ergibt sich kaum die Notwendigkeit für eine Skalierung. Auch dann ist gegebenenfalls die Fortsetzung des bestehenden Betriebs sinnvoller als eine Konsolidierung.

Vorgehen und Auswertung

Im Indikatoren-Modell wird die Relevanz der genannten fünf Dimensionen beurteilt, indem man ihnen einen Wert zwischen 0 und 5 zuweist. Sollten einzelne Indikatoren stark ausgeprägt sein (wie es in der Grafik beim Konsolidierungsgegenstand 1 durchgehend der Fall ist), besteht jedenfalls weiterer Untersuchungsbedarf. Erst tiefergehende Analysen werden in solch einem Fall abschließend klären können, ob eine Konsolidierung wirklich sinnvoll ist oder nicht.

Denn die Indikatoren weisen hier zunächst auf ein Risiko hin: Eine Konsolidierung könnte zur Bremse der IT-Entwicklung werden, und es wäre gegebenenfalls besser, die betroffenen IT-Funktionalitäten weiterhin dezentral zu entwickeln und zu betreiben.

Eine solche erste Bewertung der fünf Dimensionen im Indikatoren-Modell sollte idealerweise zweifach erfolgen, aus verschiedenen Perspektiven: einmal aus Sicht der potenziell zu konsolidierenden IT und einmal aus Sicht der Ziel-IT-Verantwortlichkeiten. Wenn die Einschätzungen zu den einzelnen Indikatoren aus diesen beiden Perspektiven heraus stark differieren, ist dies jedenfalls ein Hinweis auf weiteren Analysebedarf.

Sachgerechte ­Entscheidung

Erst aufgrund dieses Vorgehens – also erst nach einer ersten Risikoeinschätzung mithilfe des Indikatoren-Modells und gegebenenfalls nach einer weiteren, tiefergehenden Analyse – ist eine sachgerechte Entscheidung darüber möglich, ob die IT-Konsolidierung sinnvoll ist. Diese Ergebnisse lassen sich darüber hinaus auch für strategische Überlegungen mit Blick auf die IT nutzen. Denn sie werden Hinweise darauf geben, ob die IT-spezifischen Strategien tatsächlich mit der grundsätzlichen strategischen Ausrichtung der Organisation deckungsgleich sind.

IT-Konsolidierung ist für viele Unternehmen und auch in der Öffentlichen Verwaltung ein wichtiges Instrument, insbesondere, wenn es darum geht, Synergien und Skalierungseffekte zu nutzen und Kosten zu reduzieren. Es wäre völlig unangebracht, wollte man die IT-Konsolidierung verteufeln. Für den Großteil der IT-Funktionalitäten ist sie unbestreitbar sinnvoll. Aber dennoch kann es sehr unangenehme Folgen haben, dem aktuellen Trend völlig blind zu folgen.

Die Konsolidierung ist kein Allheilmittel, und es gilt, alle Auswirkungen einer Konsolidierung zu durchdenken. Es ist wichtig, sich über die Konsequenzen in jedem konkreten Fall im Klaren zu sein und auch die konzeptionelle Vereinbarkeit mit der Unternehmensstrategie zu prüfen. Hier gestattet das Indikatoren-Modell eine erste Bewertung. Es hilft, einen sinnvollen Umfang zu bestimmen und insbesondere Einschränkungen zu identifizieren. Auf dieser Grundlage wird eine IT-Konsolidierung tatsächlich die beabsichtigten Effekte entfalten – ohne unerwünschte Nebenwirkungen.

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* Die Autoren: Jan Alexander Linxweiler, Consultant, und Axel Keller, Management Consultant, Cassini Consulting

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