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IT-Controlling in eGovernment-Projekten

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Das sind die Ziele

Damit werden insbesondere folgende Ziele verfolgt:

  • Transparenz der Kosten für die politische Ebene und damit auch Transparenz der erreichten Leistungen und Strukturverbesserungen mit langfristiger Auswirkung.
  • Informationsverbesserung durch strategische und operative Verfolgung der Kostenentwicklung und Abgleich mit den erreichten Ergebnissen oder erbrachten Leistungen.
  • Bessere Auskunftsfähigkeit und Steuerungsmöglichkeit.
  • Hohe Planungssicherheit durch Herunterbrechen von generellen Zielen und Maßnahmen in überschaubare und überwachbare Einzelziele und Detailergebnisse.
  • Reduzierung von Risiken durch rechtzeitiges Erkennen und Gegensteuern bei Abweichungen.
  • Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und auch der Zielorientierung von projektbezogenen Maßnahmen und Aktivitäten.

Projektkostenträger

Als konzeptionelle Grundlage wurde ein IT-Kostenmodell definiert, auf dessen Basis Aufwände und Kosten für IT-Projekte erfasst und ausgewertet werden können. Wesentlich ist, dass durch die Festlegung der Kostenstrukturen auch die Art und Granularität der Auswertungen definiert werden. Detailaussagen (beispielsweise über die Höhe der Schulungsaufwände) sind nur dann möglich, wenn der entsprechende Kostenträger (der Schulung) definiert ist und auch entsprechend bebucht wird.

Aktivitäten, die in Projekten anfallen, werden üblicherweise in Phasen (Planung, Entwicklung, Schulung, Einführung) aufgeteilt. Darüber hinaus gibt es Aufgaben und Leistungen, die projektphasenunabhängig anfallen. Beispiele dafür sind das Projekt- und das Qualitätsmanagement, die bei einem ordnungsgemäß aufgesetzten Projekt in allen Phasen vorhanden sind und durchgeführt werden sollten.

In Abhängigkeit vom veranschlagten Projektbudgetvolumen wird zwischen Klein- und Großprojekten unterschieden. Diese Unterscheidung ermöglicht einerseits eine wirtschaftliche Datenerfassung und belastet andererseits kleinere Projekte nicht mit unnötig komplexen Erfassungs- und Auswertungsstrukturen.

Die sogenannten Gruppenkostenträger entsprechen der obersten Ebene der Kostenträgerabbildung. Die vorliegende Strukturierung der Projektkostenträger auf Gruppen- und Untergruppenebene ist für die eGovernment-Projekte jeweils verbindlich, sofern ein definiertes Mindestvolumen je Kostenträger geplant ist.

Umsetzung in Projekten

Bereits 2005 wurden die definierten Grundsätze und die standardisierten IT-Kostenstrukturen in allen zentralen eGovernment-Projekten umgesetzt. Von den eGovernment-Projekten werden die Kostenträger in Abhängigkeit vom erwarteten Buchungsvolumen beplant, bebucht und im Berichtswesen einheitlich auf der obersten Ebene aggregiert.

Zur technischen Erprobung und Umsetzung des Finanzcontrollings von eGovernment-Projekten wurde eine Access-Datenbank entwickelt und programmiert, welche an die zukünftigen Anforderungen flexibel und schnell angepasst werden kann. Die Kostenträger selbst werden ausschließlich in der vom eGovernment-Entwicklungs-Center (EEC) betriebenen Access-Datenbank abgebildet und dort von Projektlandesmitarbeitern und externen Dienstleistern bebucht. Im Rahmen der geplanten landesweiten Einführung des IT-Kosten- und Finanzcontrollingkonzepts wird eine Integration in SAP angestrebt.

Alle Mitarbeiter der externen Dienstleister in den definierten eGovernment-Projekten erfassen ihre geleisteten Ist-Zeiten je Kostenträger in Stunden (kleinste Einheit 0,25 Stunden). Die externen Dienstleister stellen auf Grundlage ihrer Stundenkontierung eine kostenträgerbezogene Rechnung.

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(ID:2007108)