Hessen macht‘s:

IT-Controlling in eGovernment-Projekten

17.12.2006 | Autor / Redakteur: Carsten Elend, Prof. Dr. Walter Gora / Gerald Viola

Die Erfassung, Überwachung und Steuerung von IT-Kosten ist ein wesentliches Element eines leistungsfähigen Finanz- und Budgetcontrollings im Bereich der Informationstechnik. Dies gilt umso mehr für eGovernment-Projekte, die durch ihre organisatorische und technische Komplexität charakterisiert werden.

Das IT-Controlling ist eine Unterkategorie eines organisationsweiten Controllings und beinhaltet die Anwendung des Controlling-Konzeptes auf den gesamten Einsatzbereich der Informations- und Kommunikationstechnologien. IT-Controlling soll unter anderem steuerungsrelevante Daten sammeln und aufbereiten, Auswertungen und Abweichungsanalysen bereitstellen, Korrekturmaßnahmen vorschlagen, Entscheidungsträger beraten und damit eine permanent verfügbare Planungs- und Steuerungsgrundlage für das IT-Management liefern.

Eingeschränktes Benchmarking

Bei eGovernment-Projekten besteht eine hohe Notwendigkeit für ein effektives IT-Controlling, um auf dieser Basis die Einhaltung des vorgegebenen Budgets, der Projektdauer und der fachlichen Anforderungen sicherzustellen. Nicht zuletzt die zumeist fachliche Einmaligkeit von IT-Projekten im eGovernment begründet, dass Benchmarking und Vergleichbarkeit zu Projekten anderer Landesverwaltungen nur äußerst eingeschränkt möglich sind. Umso wichtiger ist die Installation eines Überwachungs- und Risikomanagementsystems auf Grundlage eines Projektfinanzplans, um die Steuerung der Ausgaben und Überwachung der vereinbarten Leistungen sicherzustellen und so zu einem erfolgreichen und wirtschaftlichen Projektabschluss zu kommen.

In der Vergangenheit haben sich in den IT-Projekten der hessischen Landesregierung unterschiedliche Systematiken und Methoden etabliert, mit denen die IT-Kosten erfasst, überwacht und gesteuert wurden. Zusätzlich war der Detaillierungsgrad der angewendeten Methodiken unterschiedlich, was die Vergleichbarkeit der Aufwands- und Kostendaten erschwerte.

Vor diesem Hintergrund wurde im Jahr 2005 ein Konzept zur Standardisierung der IT-Kostenstrukturen und zum Aufbau eines Finanzcontrollings erarbeitet. Dieses Konzept wurde zunächst in den zentralen eGovernment-Projekträumen (Portal, Dokumentenmanagement, Basisinfrastrukturdienste etc.) eingeführt. Basierend auf den Ergebnissen dieser Pilotierung wird dieses Konzept ab 2007 schrittweise landesweit einheitlich für alle IT-Kosten (Projekte und Verfahren) eingeführt.

Ungewolltes identifizieren

Eine inhaltlich fundierte Planung der finanziellen Budgets und eine zeitnahe Informationsbereitstellung über alle wichtigen finanziellen Steuerungsgrößen ist die Grundvoraussetzung, um negative oder ungewollte Entwicklungen rechtzeitig identifizieren und angemessen reagieren zu können. Aufgrund der Komplexität der eGovernment-Projekte und des Betriebs der IT-Verfahren, sowie der Vielzahl von beteiligten Verwaltungseinheiten und Firmen ist es notwendig, eine angemessene Methodik zur Planung, Überwachung und Steuerung der Finanzdaten zu installieren.

Dies erfordert eine einheitliche Definition von IT-Kostenstrukturen sowie die Erfassung dieser Kosten in den einzelnen Projekten und im Betrieb.

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