Aagon Case Study Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH

IT-Administration mit Wohlfühlfaktor

| Autor / Redakteur: Anja Noack / Ann-Marie Struck

Die Rhein-Kreiss Neuss Kliniken hat mithilfe eines Client-Management-Systems eine positive Entwicklung geschafft.
Die Rhein-Kreiss Neuss Kliniken hat mithilfe eines Client-Management-Systems eine positive Entwicklung geschafft. (Bild: PRvonharnsdorf)

„Rhein-Kreis Neuss Kliniken, hier steckt Leben drin!“, so der Werbeslogan des kleinen, aber leistungsfähigen Krankenhausverbundes im Städtedreieck Düsseldorf-Köln-Mönchengladbach. Auch die 900 PCs und Notebooks bilden seit Einführung des Client-Management-Systems von Aagon einen lebendigen Organismus, gesteuert und kontrolliert von der ACMP Suite.

Die Zeiterfassung ist nur ein kleines Programm, das auf jedem einzelnen Rechner im Klinikverbund installiert ist. Dreimal pro Jahr ist hier ein Update notwendig, was die IT-Abteilung ohne Client-Management-System regelmäßig Dutzende Arbeitsstunden kosten würde. Mit der automatischen Softwareverteilung hingegen legt Frank Außem, IT-Fachmann für Softwareverteilung, Netzwerk und Security, tags zuvor per Skript fest, dass alle alten Versionen über Nacht deinstalliert werden. Am nächsten Morgen muss er nur noch die neue Version auf dem Server installieren, gibt das Kommando zum Roll-out, und die Software verteilt sich automatisch auf alle Arbeitsplätze.

„Man kann sich vorstellen, wie lange dies bei 900, auf mehrere Standorte verteilten Rechnern normalerweise dauert“, erzählt er. Nicht jeder von ihnen ist permanent am Netzwerk angemeldet, manchmal ist auch die zu erneuernde Applikation gesperrt, weil gerade ein Prozess läuft. Die IT musste dann früher immer per Hand kontrollieren, ob auch wirklich alle Rechner irgendwann die neue Version erhalten haben. Eine Arbeitsbelastung, die noch zu steigen drohte, denn der Klinikverbund ist auf Wachstumskurs: Zu den zwei wohnortnahen Krankenhäusern in Dormagen und Grevenbroich gesellten sich im Juli 2018 zwei Altenpflegeheime in Grevenbroich und Korschenbroich, im Gespräch ist außerdem eine Fusion mit dem Neusser Lukaskrankenhaus. Automatische Softwareverteilung ist daher „eine Riesenerleichterung“, wie Frank Außem erklärt. „Man legt den Job im System fest, und sobald sich ein Rechner am Netzwerk anmeldet, registriert ein Agent dies und installiert ihm automatisch sein Update.“

Mit Client Management beschäftigt sich die IT-Abteilung seit etlichen Jahren. Gesteuert wird die Informationstechnologie aller Häuser der Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH vom Standort Grevenbroich aus. Schon 1999 wurde eine Software eingeführt, um den Wildwuchs verschiedener Windows-Versionen zu beenden und durchgehend auf Windows NT zu wechseln. Weil das frühere System später aber Windows 7 nicht mehr unterstützte, war im Jahr 2015 eine Neuausschreibung nötig.

Arbeitsgrundlage jedes IT-Administrators

Als mit dem Thema vertrauten IT-Experten muss ein Client-Management-System für Frank Außem zwei Essentials mitbringen. Eines davon ist die intuitive Abfrageverwaltung, die per Mausklick auf einen Blick preisgibt, wie viele Arbeitsplätze mit welcher Ausstattung im Netzwerk registriert sind – die Arbeitsgrundlage jedes IT-Administrators. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, und trotzdem muss man bei einigen Anbietern dafür erst den Support bitten, entsprechende Abfragen per SQL-Skript zu starten. Wichtig sei außerdem eine leistungsfähige Skriptierungs-Engine – wizard-basiert oder direkt editierbar –, mit der man sich Softwareskripte in einer großen Vielfalt einfach per drag & drop und nachvollziehbar zusammenstellen kann.

Genau diese Eigenschaften waren es, die Aagon nach Ansicht der IT-Abteilung der Rhein-Kreis Neuss Kliniken seinen Wettbewerbern voraushatte und sich deshalb in der Ausschreibung durchsetzen konnte. „In den drei Jahren seit der Einführung hatte ich noch keine Aufgabenstellung, die ich über die ACMP Suite nicht abfragen oder umsetzen konnte“, so Frank Außem.

Standards statt Wildwuchs

Jeweils 900 Lizenzen der zentralen Module der ACMP Suite hat die Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH erworben. Drei Tage dauerte die Grundeinrichtung, die komplett störungslos ablief. Schnell wurden über das OS Deployment zunächst alle Rechner mit Windows 7 ausgerüstet. Der typische Arbeitsplatz im Krankenhaus beinhaltet das Krankenhausinformationssystem (KIS) sowie die üblichen Standardkomponenten wie Firefox, Flash Player, Acrobat Reader, Office Produkte und Antivirus-Software.

Nicht über die Aagon-Software verwaltet wird das KIS (dies läuft über ein zentrales, systemeigenes Registrierungstool); alle anderen Programme kontrolliert und aktualisiert die IT-Abteilung nun über das neue Client Management. Die sieben Mitarbeiter haben dadurch deutlich mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, was sich leicht anhand eines simplen Beispiels durchrechnen lässt: Jüngst musste der Firefox-Browser auf die neueste Version gebracht werden, was bei 600 Rechnern, auf denen er installiert ist, rund 60 Stunden gedauert hätte – sofern dies überall per Hand erfolgt. Mit dem Client Management ist es eine Sache von wenigen Minuten. Zeitgewinn ist der eine Vorteil, der zweite ist Transparenz. Denn wenn überall die gleichen Standardversionen installiert sind, kann man auch etwa auftretende Fehler viel schneller und durchgehend beheben.

Windows 10 mit Helpdesk-Unterstützung

Mitte 2018 stand für das IT-Team die Migration auf Windows 10 an. Für dabei auftretende Fragen kam auch das Helpdesk-Modul des Client-Management-Systems intensiv zum Einsatz. Fast 40 Prozent aller Anfragen erreichen den IT-Support inzwischen auf diesem digitalen Weg und nicht mehr per Telefon. Damit wird unterbunden, was früher immer wieder geschah: So mancher Kollege rief (wohl weil es so dringend war, und doppelt besser hält) gleich mehrfach beim Support an. So bearbeiteten manchmal zwei oder drei IT-Supporter das gleiche Thema, ohne voneinander zu wissen. Unnötige Doppelarbeit und ein Verwirrspiel, dem durch die 1:1-Zuordnung von Supportfall zu Bearbeiter nun ein Riegel vorgeschoben ist. „Wir leisten gerne Hilfestellung, aber gegeneinander ausspielen möchten wir uns auch nicht lassen“, kommentiert Frank Außem. Die im Helpdesk-System integrierte Wissensbasis wächst derweil beständig und hilft den IT-Experten, schnell die richtige Antwort auf inzwischen schon viele Standardfragen zu finden.

Das Client-Management-System ist in erster Linie ein Tool für die interne IT, aber manche Funktionen sind auch für den Endanwender gedacht. Zum Beispiel der „Kiosk“, der innerhalb der Belegschaft der Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH sehr gut ankommt. Mal eben einen Scannertreiber installieren oder ein Screenshot-Modul, ohne dass man dafür extra den Support bemüht. Das geht schneller und spart Aufwand für beide Seiten.

Was sich Netzwerk-Spezialist Außem für die Zukunft noch vorstellen könnte: dass er sich im Client-Management-System in den Prozess der Betriebssystem-Installation aufschaltet und von remote anhand der Logfiles den Status kontrollieren kann. Wie er die Zusammenarbeit mit Aagon kennt, werden solche Wünsche aus der Praxis in der Regel schnell aufgenommen und umgesetzt – von Mittelstands- zu Mittelstandsbetrieb eben.

Über die Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH

Die Rhein-Kreis Neuss Kliniken – das sind zwei Häuser mit unterschiedlicher Geschichte, aber einem gemeinsamen Ziel: die stationäre gesundheitliche Versorgung der Menschen im Rhein-Kreis Neuss (und über dessen Grenzen hinaus) sicherzustellen. Um dies zu erreichen und zu gewährleisten, wurden die beiden kommunalen Kreiskrankenhäuser an den Standorten Dormagen und Grevenbroich mit insgesamt mehr als 600 Betten einer GmbH überführt, deren Gesellschafter der Rhein-Kreis Neuss ist. Rund 1.600 Mitarbeiter und zahlreiche renommierte und überregional bekannte Ärzte sorgen für das Wohl und die Genesung der Patienten.

http://www.rkn-kliniken.de/

Kurz notiert:

Ein Client-Management-System, das auch Windows-7-Migrationen beherrscht, suchte die Rhein-Kreis Neuss Kliniken GmbH im Jahr 2015 und wechselte von einem Vorgängersystem auf die ACMP Suite von Aagon. Diese überzeugte durch ihre intuitiven Abfragemöglichkeiten und eine leistungsfähige Skriptierungs-Engine.

Angebundene Arbeitsplatzstationen: 900

Eingesetzte Produkte: ACMP Application Usage Tracking, Contacts Adapter, Container Adapter, Desktop Automation, Helpdesk, Inventory, ITAM, OS Deployment, Security Detective, Asset Management.

Projektstart: 2015

Nutzen:

  • Hohe Zeitersparnis beim Verteilen neuer Softwareversionen
  • Transparenz durch Standardisierung: Mögliche Fehler können besser erkannt und umfassend behoben werden
  • Helpdesk ermöglicht 1:1-Zuordnung von Anfrage und Bearbeiter – keine Doppelerfassungen mehr
  • Intuitive Abfrageverwaltung verschafft Überblick über angeschlossene Systeme und Ausstattung per Mausklick
Patienten und Personal unterstützen

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