Integratives, ganzheitliches eGovernment-Projekt

Die finanzielle Lage der Stadtverwaltung Würzburg mit ihren rund 130.000 Einwohnern ist genauso angespannt wie in den meisten anderen Kommunen in Deutschland. Und ebenso gibt es noch weitere Problemfelder wie Personalabbau, steigende Aufgabenbelastung, bürger- und gewerbeunfreundliche Abläufe sowie technische Insellösungen.

Demgegenüber stehen die Forderungen nach Bürokratieabbau, effizienteren und flexibleren Prozessen, mehr Bürgerfreundlichkeit und größerer Handlungsfähigkeit durch Schuldenabbau. Die Stadtverwaltung Würzburg will sich diesen Herausforderungen mit der Durchführung des Projektes stellen.

Die Grundlagen

Dem Vorhaben ging eine Untersuchung des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg voraus, der in einer Studie eine Bestandserfassung von rund 400 kommunalen Verwaltungsleistungen durchführte. Auf Basis dieser Studie wurde der Masterplan mit der Stadt Würzburg erstellt. Die wesentlichen Anforderungen waren die Umstellung der Abläufe von Funktions- auf Fallorientierung und die Unterstützung durch ein geeignetes integriertes bzw. integrierendes IT-System. Da die Stadt dies aus eigener Kraft nicht umsetzten konnte, war neben der Universität auch ein Partner aus der Wirtschaft nötig, der sowohl die organisatorische und technische Lösung erarbeiten als auch die Finanzierung übernehmen sollte. Das Vorhaben wurde im März 2006 in einem EU-weiten Vergabeverfahren nach dem wettbewerblichen Dialog ausgeschrieben. Im März 2007 erhielt die arvato direct services GmbH den Zuschlag für die Umsetzung. Nachfolgend werden die wesentlichen Bestandteile des Projektes vorgestellt.

Organisationsverbesserung

Das Leitmotiv ist der Wandel von der Funktions- zur Fallorientierung in Verbindung mit einer integrierten Informationsverarbeitung. Nur so wird möglich, dass ein Mitarbeiter alle Belange eines Bürgers bearbeiten kann. Daneben sollen die Bürger aber auch in die Lage versetzt werden, möglichst viele Verwaltungsleistungen selbst via Internet zu erledigen oder zumindest soweit vorzubereiten, dass deren anschließende Bearbeitung im Bürgerbüro möglichst rasch erledigt werden kann. Die Fallorientierung bildet somit einerseits die Grundlage für ein effizient arbeitendes Bürgerbüro und ist andererseits auch Voraussetzung für eine reibungslose Bearbeitung von Vorgängen über das Internet. Wo immer technisch möglich und ökonomisch sinnvoll wird versucht, Verwaltungsvorgänge zu automatisieren. Begonnen wird mit Prozessen, die im zukünftigen Bürgerbüro bearbeitet werden, anschließend werden Schritt für Schritt weitere Teile der Verwaltung einbezogen. Stufenweise werden die Fachbereiche analysiert und Ablaufverbesserungen erarbeitet, jedoch immer im Hinblick auf die Reorganisation der gesamten Verwaltung.