Kooperation mit der Wirtschaft Innovative Ansätze für B2G-Interaktionen

Autor / Redakteur: Erwin Schwärzer / Gerald Viola

Der elektronische Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behörden birgt aufgrund der Vielzahl und der Regelmäßigkeit der Transaktionen für beide Seiten Effizienzpotenziale. Werden sie wahrgenommen, sinken die Bürokratiekosten.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Die Bundesregierung fördert den elektronischen Geschäftsverkehr zwischen Wirtschaft und Verwaltung im Rahmen des Programms eGovernment 2.0 durch Beteiligung an innovativen Projekten und Initiativen sowie durch Forschungsaufträge.

2006 hat die Bundesregierung entschieden, die Optimierung der Schnittstellen zwischen Wirtschaft und Verwaltung zu einem Schwerpunkt ihres Programms eGovernment 2.0 zu machen. Diese Entscheidung basierte auf dem Wissen, dass eGovernment ein Faktor mit wachsender Bedeutung für den nationalen und internationalen Wettbewerb der Wirtschaftsstandorte geworden ist. In der Umsetzung der eGovernment-2.0-Projekte wird konsequent auf Kooperationen mit der Wirtschaft gesetzt. Ihr Bedarf und ihre aktive Beteiligung sind sowohl beim elektronischen Personalausweis und den Bürgerportalen als auch bei den Prozessketten von großer Bedeutung für den Erfolg der Vorhaben.

Zwei Beispiele

Die Leitidee der gemeinsamen Umsetzung von Prozessketten hat sich seither bewährt. Ein erstes Erfolgsbeispiel ist das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV). Dieses Projekt führen die Bundesländer gemeinsam mit Unterstützung des Bundes sowie der Wirtschaft durch. Derzeit erstellen und bearbeiten jährlich etwa 250.000 Unternehmen bis zu 10.000 Entsorgungsnachweise, drei Millionen Begleitscheine und mit rund 14 Millionen Übernahmescheine in Papierform für den Transport von gefährlichen Abfällen. Künftig sollen Abfallerzeuger, -transporteure und –entsorger sowie Behörden ihre Daten über eine zentrale Internet-Plattform elektronisch austauschen können. Als erstes Prozesskettenprojekt arbeitet eANV bereits an einer digitalen Schnittstelle zur EU. Künftig soll der EU-weite Nachweis zur Abfallverbringung vollständig elektronisch erfolgen.

Ein zweites Beispiel ist das nationale Schadstofffreisetzungs- und -verbringungsregister (PRTR). Auf Basis einer europäischen Verordnung müssen Unternehmen mit Sitz in Europa künftig ihre Freisetzungen von 91 Schadstoffen in Luft, Wasser und Boden sowie die Verbringung von schadstoffhaltigem Abwasser, gefährliche Abfälle und nicht gefährliche Abfällen mit einer Menge von über 2.000 Tonnen pro Jahr melden. Unter Federführung des UBA wurde im Juni 2008 eine webbasierende Datenbank für die meldepflichtigen Daten unter www.bube.bund.de online gestellt. Unternehmen werden ihre Daten über die zentrale Plattform, das heißt, unabhängig von behördlichen Zuständigkeiten, einpflegen oder per XML-Schnittstelle übermitteln können. Darüber hinaus werden sie Erläuterungen zu ihren Betriebseinrichtungen hinterlegen können. Ganz im Sinne von One-Stop-Government wird so das Berichtswesen vereinfacht und ein Teil der Kosten gespart.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, welche Regeln aus den bisherigen Erfahrungen abgeleitet wurden

Fünf Regeln für erfolgreiche Projekte

Anhand der Erfahrungen, die wir in den bisherigen Projekten zur Umsetzung von Prozessketten sammeln konnten, haben wir fünf Grundregeln für erfolgreiche Projekte aufgestellt:

  • Vorab sollte der finanzielle und personelle Aufwand aufgezeigt werden und die Leistungen aller Beteiligten sollten verbindlich festgelegt werden. Das kann beispielsweise durch den Abschluss einer Kooperationsvereinbarung geschehen.
  • Frühe und fortlaufende strikte Bedarfsorientierung ist unabdingbar. Künftige Nutzer oder „Datenlieferanten“ sollten in die Planung, in die Erhebung bestehender Verfahren und Prozesse sowie in die Definition von Datenaustauschformaten einbezogen werden. Durch frühe Identifikation von Pilotanwendern wird der nötige Praxisbezug hergestellt und damit die spätere Nutzung der Verfahren gefördert. Kooperationen bei der Konzeption und bei der Realisierung beziehen die künftigen Nutzer wirksam ein.
  • Durch Identifikation weiterer Informationspflichten in einer Prozesskette können Schnittstellen oder Redundanzen zu ähnlichen Prozessen aufgezeigt werden. Gegebenenfalls offenbaren sich Optimierungspotenziale, die in den Prozess integriert werden können. Ein offener und direkter Austausch mit Unternehmen und Verbänden bringt hier wertvolle Hinweise auf ähnliche oder gar redundante Informationspflichten.
  • Eine regelmäßige Kommunikation aller Beteiligten untereinander ermöglicht die schnelle Erfassung des Status quo eines Projektes. Dadurch können Engpässe zeitig erkannt und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
  • Die Akteure müssen gewillt sein, ihre Denkbarrieren zu überwinden und ihre Prozesse über die Grenzen ihrer Organisation hinweg zu betrachten und zu diskutieren. Sie müssen sich kritisch mit den eigenen Verfahren und Abläufen auseinandersetzen. Das gilt nicht nur für die Verwaltung.

Bei eGovernment-2.0-Projekten werden diese Regeln berücksichtigt. Die jeweils involvierten Akteure und späteren Nutzer haben dieses Vorgehen begrüßt und angenommen. Das Bundesministerium des Innern möchte daher diese Form der Zusammenarbeit mit der Wirtschaft intensivieren und methodisch weiterentwickeln lassen.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, warum Deutschland bei der Digitalisierung von Prozessketten eine Vorreiterrolle in Europa spielt

Drei Machbarkeitsstudien

Ende Mai 2008 wurden drei Konsortien um je eine Forschungseinrichtung unter Beteiligung von Wirtschaftsunternehmen mit der Weiterentwicklung bestehender Prozessketten entlang der Wertschöpfungsketten der Wirtschaft beauftragt. Es handelt sich hierbei um Informations- und Meldepflichten von Arbeitgebern sowie von Finanzdienstleistern und um Meldepflichten der Unternehmen im Bereich „Umwelt“.

Die Auftragnehmer sollen eine Systematik entwickeln, wie Datenflüsse und Vorgangsbearbeitung zwischen Behörden und Unternehmen der Wirtschaft mit Prozessketten abgewickelt werden können. Praxistaugliche Lösungsvorschläge für die Ausgestaltung von Schnittstellen, Übergabepunkte der Daten in den Prozessketten sollen mit wissenschaftlicher Expertise entwickelt werden. Weitere wichtige Faktoren sind Datenschutz und -sicherheit sowie der Routinegrad des Datenaustauschs. Es sollen innovative Lösungsansätze entwickelt werden, die frühzeitig in die eGovernment-Vorhaben der Öffentlichen Verwaltung einbezogen werden. Der IT-Stab des BMI begleitet die Vorhaben und bringt Erfahrungen aus bestehenden Projekten ein.

Im Ergebnis werden Projektansätze für die organisationsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Wirtschaft entstehen, Betreiber- und Geschäftsmodelle für einen späteren laufenden Betrieb entwickelt sowie mögliche Potenziale für den Bürokratiekostenabbau hergeleitet. Die aus der Systematik abgeleiteten charakteristischen Prozesstypen können als Grundlage zum Aufbau von Prozessbibliotheken zur Entwicklung weiterer Prozessketten dienen. Ein Vergleich von Lösungsansätzen aus den Bundesländern sowie anderen Staaten in Bezug auf realisierte Prozessketten dient der Beurteilung der Machbarkeit und soll Anregungen für Vorgehen und Realisierung liefern.

Im Rahmen der Studien sollen auch neue Anwendungsmöglichkeiten für die Standards und Architekturprinzipien der Öffentlichen Verwaltung (XML, XÖV, SAGA und IT Grundschutz) nutzbar gemacht werden. Im Einzelfall wird dann zu prüfen sein, welche Architekturen für die jeweiligen Dienste geeignet sind. Zudem sollen organisationstechnische Modelle im Sinne eines Re-Engineerings berücksichtigt werden. Dazu gilt es zu untersuchen, wie Prozessketten kombiniert werden können, welche Anforderungen an die Behörde (beispielsweise übergreifendes Arbeiten) entstehen und welche rechtlichen Aspekte sich ergeben.

Mit der Digitalisierung von Prozessketten haben wir Neuland betreten und nehmen heute im europäischen Vergleich eine Vorreiterrolle ein. Von den Studien erwarten wir fundierte Erkenntnisse über unsere Möglichkeiten, die digitalen Schnittstellen mit der Wirtschaft weiter zu verbessern. Sie müssen sich daher unmittelbar in der Praxis bewähren: die von den Konsortien entwickelten umfassenden Lösungsvorschläge für den Ausbau der Prozessketten sollen als Grundlagen für eine branchenweite Prozessintegration dienen und noch im Jahr 2009 im Rahmen von Pilotprojekten umgesetzt werden.

(ID:2017249)