Der organisatorische und technische Reformdruck, dem Verwaltungen auch in Zukunft unterliegen werden, ist ohne den Einsatz von Wissensmanagementsystemen nicht erfolgreich umsetzbar. Wie solche Systeme erfolgreich eingesetzt und betrieben werden, erläutert Ulrich Zuber vom Bundesverwaltungsamt.

Die Öffentliche Verwaltung unterliegt seit Jahrzehnten einem beträchtlichen Umbruch. Mehrere Regierungsprogramme haben die Verwaltungsmodernisierung forciert. Projekte wie Aufgabenkritik und -analyse, Controlling, Personalentwicklung, Qualitätsmanagement, die verstärkte IT-Unterstützung der Geschäftsprozesse, IT-Basiskomponenten bis hin zur IT-Konsolidierung gehören ebenso dazu wie die Einrichtung von Dienstleistungszentren und Shared Service Center.

Trotz der vielfältigen Verbesserungen hat der Veränderungsdruck nicht abgenommen. Die angespannte Finanzlage, steigende Qualitätserwartungen der Bürger und Kunden, der demografische Wandel und eine zunehmende Internationalisierung erfordern eine weitere Transformation.

Rückblickend haben die Komplexität der externen und internen Einflüsse und Anforderungen, die fortlaufende Verkürzung technischer Innovationszyklen sowie weitreichende Steuerungsmodelle nicht nur eine zeitlich begrenzte Phase markiert, sondern ständige Veränderungen etabliert: Die moderne Verwaltung steht nicht für einen Zielzustand, sondern für eine besondere Anpassungsfähigkeit: die Fähigkeit zum ständigen Wandel und zur Transformation.

Nach vielfältigen Initiativen ist Verwaltungsmodernisierung nicht mehr die richtige Bezeichnung. Heute befinden wir uns in einer Verwaltungstransformation.

Die Gesamtheit der Veränderungen, die unsere Arbeitswelt prägen, hat nicht nur zu einer Beschleunigung, sondern auch zu einer bedeutenden Arbeitsverdichtung geführt. Dabei wirken zeitgleich Modernisierungsprojekte mit oft widersprüchlichen Zielen und entwickeln einen Kanon an Veränderungen. Ohne zielgerichtete Synchronisation und ohne intensive Orientierung durch Wissensangebote sowie Kommunika­tion werden sich diese Veränderungen einzeln – aber auch als Ganzes – gegenteilig auswirken.

Sie entwickeln einen werteverzehrenden Strudel, nicht nur in finanzieller, sondern insbesondere in arbeitskultureller Hinsicht. So gehen neben Zusammenarbeit und Kommunikation auch Motivation und Identifikation verloren und führen zu einem Innovationsverlust.

Berücksichtigt werden muss auch, dass die Dynamik, der Erfolg und die Nachhaltigkeit der Veränderungen nicht von den Technologien oder der Organisation, sondern von den Beschäftigten mit ihren Kompetenzen und Erfahrung getragen werden. Ihr Wissen, ihre Motivation sowie Lern- und Gestaltungsbereitschaft sind der Dreh- und Angelpunkt jeder erfolgreichen Veränderung. Das macht sie zum Motor im Wertschöpfungs- und Innovationsprozess.