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Innovation organisieren mit msg

msg begleitet Behörden und Verwaltungen aller Ebenen bei der Digitalisierung
msg begleitet Behörden und Verwaltungen aller Ebenen bei der Digitalisierung (Bild: © alunablue – stock.adobe.com)

Hype-Themen wie Blockchain, Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Chatbots werden oft als Schlüssel zu mehr Digitalisierung gesehen. Doch sind diese Themen auch ausschlaggebend für die Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung? Nicht zwangsläufig. msg berät Institutionen auf kommunaler, Länder- und Bundesebene und begleitet sie auf ihrem Weg der Digitalisierung. Entscheidend dabei ist: Innovationen so zu organisieren, dass sie die individuellen Kundenanforderungen erfüllen.

In Deutschland ist die Digitalisierung in allen Lebensbereichen spürbar. Moderne Technologien machen heute vieles möglich, was noch vor Jahren undenkbar schien. So haben sich die Verbraucher längst daran gewöhnt, alles online zu finden, was sie suchen – und das 24/7. Es ist also nur konsequent, dass Verbraucher auch im Bereich der Öffentlichen Verwaltung immer höhere Erwartungen an das Online-Angebot der Behörden und Ämter haben: Schnell und nutzerfreundlich sollen sie sein.

Künstliche Intelligenz und intelligente Assistenzsysteme wie Chatbots können sicherlich dazu beitragen, die Akzeptanz und Effektivität von Verwaltungsdiensten zu steigern. Sie sind jedoch nur ein Bestandteil und reichen somit alleine nicht aus, um die Digitalisierung voranzubringen. Denn für die Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung ist ein grundsätzliches Umdenken notwendig. Bisherige Strukturen müssen überwunden werden, um so den Weg für neue Geschäftsabläufe freizumachen. Die digitalen Angebote der Verwaltung müssen von Anfang an aus dem Blickwinkel der Anwender, also der Bürger, konzipiert und passend zu ihren Nutzergewohnheiten online zur Verfügung gestellt werden. Denn erst, wenn die Nutzer einen direkten Mehrwert spüren, akzeptieren sie die angebotenen digitalen Verwaltungsdienste.

Bei der Beratung ganz vorn ansetzen

Ein wesentlicher erster Schritt ist die Sensibilisierung des Managements in der Öffentlichen Verwaltung für die Herausforderungen der Digitalisierung. Hier setzt msg an und entwickelt gemeinsam mit dem Kunden eine explizite Geschäfts- und Digitalstrategie. Diese Maßnahme ist unentbehrlich, um transparent zu machen, welche Auswirkungen Digitalisierung auf die Erwartungen von Zielgruppen (Staat, Gesellschaft, Mitarbeiter, Bewerber) und auf die eigenen Geschäftsabläufe hat. Basierend auf den politischen Zielen und rechtlichen Rahmenbedingungen definiert msg dann konkrete Maßnahmen zur Umsetzung dieser Strategie.

Beschäftigte in der Verwaltung aktiv in die Prozesse involvieren

Im Zuge der Digitalisierung müssen sich Beschäftigte in der Verwaltung auf Veränderungen in ihren gewohnten Arbeitsabläufen einstellen. Dies führt häufig zu Unsicherheiten in der Belegschaft. Um dies von Anfang an zu vermeiden, empfehlen msg-Berater, Verwaltungsmitarbeiter in die Veränderungsprozesse einzubinden. So können sie die Digitalisierung aktiv mitgestalten und ihre Erfahrungen aus der Praxis in die Ausarbeitung neuer Geschäftsabläufe einbringen. Das große Potential der Mitarbeiter ist der Schlüssel zum Aufbau einer zukunftsorientierten Verwaltung.

msg unterstützt alle involvierten Parteien bei diesen wichtigen Schritten und garantiert sowohl methodische Sicherheit als auch Sicherheit in Bezug auf Planungen und Planeinhaltungen bei solchen Vorhaben.

Und wo bleiben die Innovationen?

Das Tempo der Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland wird zunehmen. Innovative Themen wie Blockchain, Künstliche Intelligenz, Chatbots und Co werden mittelfristig auch die Verwaltung nachhaltig verändern. Im Moment besteht allerdings noch großes Potential zur Verbesserung von Verwaltungsprozessen mit „normaler“ Technik.

Die Erfahrung von msg zeigt: Entscheidend bei der Digitalisierung ist es, das wichtigste Element der Verwaltung zu nutzen – die Kraft der Verwaltungsmitarbeiter.

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