Produktivität, Zufriedenheit, Konflikte

Wie Arbeitnehmer und Arbeitgeber vom Home Office profitieren

| Autor / Redakteur: Markus Dohm* / Susanne Ehneß

Die Debatte um das Recht auf Home Office ist geprägt von Vorurteilen, falschen Vorstellungen und Ignoranz gegenüber der Wirklichkeit in der zweiten Dekade des 21. Jahrhunderts
Die Debatte um das Recht auf Home Office ist geprägt von Vorurteilen, falschen Vorstellungen und Ignoranz gegenüber der Wirklichkeit in der zweiten Dekade des 21. Jahrhunderts (© olezzo - stock.adobe.com)

Kann Home Office eine adäquate Antwort auf zahlreiche Herausforderungen westlicher Industrienationen sein? Untersuchungen belegen: Ob Treibhausgasemissionen durch Pendler, Demografie oder Digitalisierung und vor allem der sich gravierend verschärfende Fachkräftemangel oder die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – bei all diesen Herausforderungen kann die flexible Gestaltung von Arbeitszeit und -ort mit Kommunikations- und Kollaborations-Tools einen positiven Beitrag leisten. Aber: Für eine optimale Arbeitsgestaltung kommt es nicht nur auf Disziplin an, sondern auf klare Spielregeln. Ein Gastbeitrag von Markus Dohm von TÜV Rheinland.

Die Debatte zwischen Führungskräften, Politik, Gewerkschaften und jungen Wissensarbeitern um das Recht auf Home Office ist geprägt von Vorurteilen, falschen Vorstellungen und vor allem Ignoranz gegenüber der Wirklichkeit in der zweiten Dekade des 21. Jahrhunderts. Viele Führungskräfte befürchten Kontrollverlust und dass ihre Mitarbeiter in Heimarbeit ihre Leistungen nicht brächten.

Produktivitätsschub bei Telearbeitern

Das Gegenteil ist der Fall, wie eine Untersuchung des Stanford-Professors Nicholas Bloom 2017 zeigte. Er begleitete mit seinen Studierenden zwei Jahre lang das größte chinesische Reisebüro Ctrip bei der Einführung von Home Offices. Die eine Hälfte der Probanden durfte unter der Voraussetzung eines häuslichen Arbeitszimmers und eines Breitbandanschlusses von zuhause aus arbeiten. Die andere Gruppe erbrachte ihre Leistung weiter im Büro. Professor Bloom vermutete anfänglich, dass sich die Vor- und Nachteile gegenseitig neutralisieren und sich keine signifikanten Unterschiede in der Produktivität ergeben würden. Damit hatte er aber weit gefehlt.

Über zwei Jahre beobachtete er einen erstaunlichen Produktivitätsschub bei den Telearbeitern. Aufgrund des Erfolgs des Experiments führte Ctrip die Option für Home Office auf die gesamte Firma aus und erlaubte den Mitarbeitern, zwischen Heim und Büro zu wählen. Interessanterweise wechselte über die Hälfte von ihnen, was dazu führte, dass sich die Gewinne durch Home Office auf 22 Prozent fast verdoppelten. Und das Unternehmen sparte 2.000 Dollar bei den Mietkosten pro Arbeitsplatz. Bloom schloss aus seiner Untersuchung die Empfehlung, flexible Regelungen für die Heimarbeit zu finden, die den sozialen Bedürfnissen der Mitarbeiter ebenso gerecht werden wir dem Bedarf nach hochkonzentrierter Arbeit in heimischer Kulisse.

Zufriedener und mit mobilen Anwendungen gut eingebunden

Den Zusammenhang zwischen höherer Produktivität und Zufriedenheit bei gleichzeitigen Klagen der Heimarbeiter über fehlende soziale Kontakte untersuchte das Softwareunternehmen Tinypulse. 91 Prozent der Telearbeiter meinen, dass sie im Home Office mehr Arbeit erledigen und produktiver seien. Die Forscher ermittelten zudem einen Glücklichkeitsindex, auf dem die remote Arbeitenden besser abschnitten als die Büroarbeiter.

Für die Frage „Wir glücklich bist Du bei der Arbeit“ zeigt der Index für die Telearbeiter einen Wert von 8,33 zu 7,88. Und wer zuhause arbeitet, empfindet sich auch eher wertgeschätzt als die Büroarbeiter. Allerdings fehlt wohl einigen der soziale Kontakt mit den Kollegen. Hier zeigten sich die klassischen Büroangestellten mit 8,47 deutlich zufriedener als die Fernarbeiter (7,88). Lediglich 27 Prozent gaben zudem an, dass sie mit Problemen zu kämpfen haben, weil sie nicht am selben Ort wir ihr Team arbeiten. Vor allem, wenn es darum geht, kurzfristig etwas zu bewegen, zeigen sich Nachteile gegenüber einer Face-to-Face-Kommunikation.

Digitale und mobile Kommunikationsmittel können heute richtig angewendet diesen Mangel mehr als wett machen, wie Studien über die Digitalisierung der Arbeitswelt wie von VMware und Forbes aus dem Jahr 2018 belegen. Mitarbeiter, die an einem modernen digitalen Arbeitsplatz arbeiten und über einen flexiblen mobilen Zugriff auf notwendige Business-Anwendungen ihres Arbeitgebers verfügen, berichten neunmal häufiger von einer Steigerung der persönlichen Produktivität.

Solche Mitarbeiter wenden zudem rund zwölf Prozent weniger Zeit auf für manuelle Prozesse auf. 89 Prozent der befragten CIOs rechnen mit einem durchschnittlichen Umsatzplus von fünf Prozent innerhalb von drei Jahren durch den Einsatz der richtigen Anwendungen im Unternehmen.

Nur zwölf Prozent deutscher Arbeitnehmer arbeiten im Home Office

Angesichts der positiven Erfahrungen und Erwartungen in Branchen, die Home Office bereits nutzen, ist diese Arbeitsweise in Deutschland im Vergleich zum EU-Durchschnitt deutlich unterrepräsentiert. Während in Schweden bereits 32 Prozent im Home Office arbeiten, sind es in Deutschland lediglich zwölf Prozent. Das ermittelte die Internationale Arbeitsorganisation der UN (ILO) 2017. Der Fehlzeiten-Report 2019 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) berichtet von 40 Prozent aller Beschäftigten, die heute schon regelmäßig außerhalb ihres Unternehmens arbeiten, unabhängig von Ort oder Zeit. Wobei unklar bleibt, wie viele davon dauerhaft im Home Office arbeiten.

Die ILO-Autoren betonen in ihrem Bericht die positiven Seiten der Telearbeit, beispielsweise größere Arbeitszeitautonomie durch höhere Flexibilität in der Arbeitsorganisation. Sie erkennen in Heimarbeit eine bessere Vereinbarung von Familie und Beruf und bestätigen andere Studien, die eine höhere Produktivität nachweisen.

Allerdings beleuchten sie auch die Kehrseite der Medaille. Nachteile ergäben sich durch die Tendenz, dass Heimwerker länger arbeiten und häufigere Überschneidungen zwischen Arbeit und Privatleben beklagen, verbunden mit hohen Stresslevels. Wobei auch die Studienautoren betonen, dass sich einige Telearbeiter einer besseren Work-Life-Balance erfreuen, während andere Heimwerker einem höheren Gesundheitsrisiko ausgesetzt seien.

„Die Studie belegt, dass der Gebrauch moderner Kommunikationstechnologien allgemein eine bessere Work-Life-Balance erreichen kann. Abhängig vom Ort der Arbeit und den verschiedenen Anforderungen im Beruf verschwimmen aber auch die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben“, so Jon Messenger, Ko-Autor der Studie. Besonders Mehrarbeit durch die permanenten Verlockungen piepender und blinkender Kommunikationstechnologien verführten viele Heimarbeiter zu unbezahlten Überstunden am Abend und Wochenende.

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Pflicht zum Abschalten: Spielregeln mobiler Arbeitsleistung aufstellen

Auch andere Studien zeigen, dass nicht alle Mitarbeiter im Home Office glücklich werden. So arbeitet die sechste Europäische Erhebung über die Arbeitsbedingungen: 2015 auch heraus, dass es durch die räumliche Nähe von Arbeits- und Familienleben in der eigenen Wohnung zu neuen Konflikten kommen könne. „Rund die Hälfte der mobilen Computerarbeiter in Deutschland und der Europäischen Union empfindet es als schwierig, sich angesichts vorhandener familiärer Verpflichtungen auf die Arbeit zu konzentrieren, oder sieht sich gezwungen, das zeitliche Engagement im Beruf zu verringern. Diese ‚Störungen‘, die aus dem familiären Umfeld auf den beruflichen Alltag ausstrahlen, kommen in den anderen Beschäftigtengruppen deutlich seltener vor“, schreibt Dr. Oliver Stettes, Leiter des Kompetenzfelds Arbeitsmarkt und Arbeitswelt vom Institut der Deutschen Wirtschaft. Bei Ctrip entschlossen sich wohl aus gutem Grund auch nur etwas mehr als die Hälfte der Mitarbeiter, dauerhaft remote zu arbeiten.

Es bliebe einer näheren Untersuchung vorbehalten, die Gründe zu ermitteln, warum einige Mitarbeiter das soziale Umfeld eines Großraumbüros bevorzugen, selbst wenn sie im Home Office ruhiger arbeiten könnten und eigentlich glücklicher wären. Was die Befunde aber zeigen, ist, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen neuen Rahmen für Heimarbeit brauchen, um Arbeitsschutz und dauerhaft auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Home Office zu gewährleisten. Bisher hat die EU mit dem „European Framework Agreement on Telework“ bereits 2002 eine Empfehlung für betriebliche Rahmenbedingungen vorleget, die den Schutz von Telearbeitern mit Regeln sicherstellen soll. Die Leitlinien behandeln den Datenschutz, die Privatsphäre, die Arbeitsorganisation, die Gesundheit und Sicherheit, die Ausbildung und die Berufsaussichten.

In einer neueren französischen Gesetzgebung wurde das „Recht auf Abschalten“ in der Arbeitsgesetzgebung festgelegt. In Deutschland engagieren sich immerhin schon einige Unternehmen, die in Betriebsvereinbarungen solche Schutzregeln aufgestellt haben.

Individuelle Lösungen und flexible Raumkonzepte

Microsoft, BMW, Volkswagen und Evonik waren die Vorreiter. Bereits 2011 schaltete VW die Mailserver für die Blackberry-Handys eine halbe Stunde nach Ende der Gleitzeit ab. Bald regte sich Protest von den Führungskräften, die sich in ihrer Zeitsouveränität nicht einschränken lassen wollten.

BMW führte Arbeitszeitkonten ein, die mobile und Heimwerker vor unbezahlten Überstunden schützen sollten. Bei Evonik wurden Führungskräfte geschult, um ihr Bewusstsein für die Folgen mobiler Endgeräte zu stärken. eMails außerhalb der Kernarbeitszeit sind auf Notfälle begrenzt.

Letztlich sind Unternehmen und ihre Mitarbeiter aber so verschieden, dass nur individuelle Absprachen zu einer für alle Seiten tragfähigen Lösung führen. Idealerweise finden Unternehmen eine Hybridlösung mit flexiblen Arbeitsflächen und einem Arbeitsplatzsystem, in dem sich die Mitarbeiter neben Home Office nach Bedarf Meetingräume, Stillarbeitsplätze oder solche in einem belebteren Co-Working-Space buchen können.

So hat Microsoft als Vorreiter seit 1998 den Vertrauensarbeitsort und die -zeit fest in Arbeitsverträge und die Unternehmenskultur verankert. Gemeinsam mit Kunden und Partnern entwickelte das Softwareunternehmen den „Digital Workplace“, vollvernetzte Organisationen, agile Prozesse und Social Enterprise-Lösungen (von Skype über Office 365, Outlook bis Share Point).

Mit dem „Smart Workspace“ schuf Microsoft in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO ein Bürokonzept für das Arbeiten 4.0. Jeder Mitarbeiter entscheidet selber, wo und wie und in welcher Art er (zusammen-) arbeiten möchte. Neben dem Home Office kann er in der Zentrale aus Arbeitsbereichen wählen; vom Einzelbüro für Arbeiten unter hoher Konzentration bis hin zu Büroflächen, die auf Teamarbeit und Kollaboration ausgelegt sind oder flexibel gestaltbare Meetingräume.

Fazit

Ob deutsche Unternehmen die Hälfte ihrer Büroflächen einsparen können, wie dies Ctrip wohl in Shanghai gelungen ist, sei dahingestellt. Das aktuelle Forschungswissen zeigt aber, dass es mit der Einführung von einem „Recht auf Home Office“ alleine nicht getan ist. Wichtiger ist, die Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Kommunikations- und Kollaborations-Tools zu schulen und auch ein „Recht auf Nichterreichbarkeit“ zu etablieren.

Autor Markus Dohm
Autor Markus Dohm (© TÜV Rheinland)

Zudem sollten Unternehmen die sozialen Bedürfnisse zur Zusammenarbeit zwischen Telearbeitern und ihren Teamkollegen Rechnung tragen und flexibel nutzbare Arbeitsplätze und Meetingflächen bereitstellen. Bei allen neuen Konzepten darf auch der Arbeits- und Gesundheitsschutz der flexiblen Teleworker nicht zu kurz kommen. Idealerweise wird die Umsetzung durch das betriebliche Gesundheitsmanagement evaluiert. Unterstützen können bei der Einführung beispielsweise auch ABO-Psychologen (Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologen), die Mitarbeiter und Führungskräfte bei der individuellen Klärung ihres Arbeitsmodelle begleiten. Denn damit die Chancen der neuen Flexibilisierung auch zum Erfolg für Unternehmen und Mitarbeiter werden, sollten die Risiken individuell und präventiv eingehegt werden.

*Der Autor: Markus Dohm ist seit 2015 Leiter des Geschäftsbereichs Academy & Life Care bei TÜV Rheinland. Der Wirtschaftswissenschaftler und Diplom-Ingenieur für Bauingenieurwesen und Umwelttechnik blickt auf einen vielfältigen Erfahrungsschatz aus unterschiedlichen Fach- und Führungspositionen in der Industrie, der Bundeswehr und bei TÜV Rheinland zurück.

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