Karriereportale im Öffentlichen Dienst

Dem Fachkräftemangel mit Know-how begegnen

| Autor / Redakteur: Ulli Pesch / Susanne Ehneß

Karriereseite der GPA NRW
Karriereseite der GPA NRW (Quelle: GPA NRW)

Wenn öffentliche Arbeitgeber im Wettbewerb um die benötigten Arbeitskräfte mithalten wollen, müssen sie sich ebenso wie die private Wirtschaft auf veränderte Bedingungen zu Anwerbung und Gewinnung von Mitarbeitern einstellen. Aber das fällt den meisten noch nicht leicht.

Die Zahl der Erwerbstätigen in Deutschland wird aufgrund von Verrentungen und Pensionierungen in den nächsten Jahren stark abnehmen. Ursache dafür ist die Entwicklung der Bevölkerungsstruktur in diesem Land. Die Folge: Für bestimmte Funktionen erforderliches Personal wird immer schwieriger zu bekommen sein, weil die Nachfrage das Angebot an Fachkräften übersteigen wird.

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Unternehmen und öffentliche Arbeitgeber müssen dieser Herausforderung auf unterschiedlichste Weise begegnen. Karriereportale auf unternehmenseigenen Webseiten gehören heute mit zu den beliebtesten Möglichkeiten, neue Bewerber für das Unternehmen zu interessieren und zu gewinnen. Was in der privaten Wirtschaft weit verbreitet ist, steckt im öffentlichen Umfeld weiterhin in den Kinderschuhen.

Fachkräftemangel

Auch dem Öffentlichen Dienst mit seinen bundesweit etwa 4,6 Millionen Mitarbeitern wird der Mangel an qualifizierten Fachkräften in den nächsten Jahren zu schaffen machen. Unter anderem deshalb, weil deren Durchschnittsalter mit 46 Jahren besonders hoch und nur jeder fünfte Mitarbeiter unter 35 ist. Immerhin hat die Öffentliche Verwaltung zwischen 1991 bis 2012 knapp eine Million Stellen abgebaut – und damit auch erhebliches Know-how.

Laut Berechnungen des Deutschen Beamtenbunds scheiden in den nächsten zehn Jahren knapp 25 Prozent der Mitarbeiter aus, in den nächsten 20 Jahren sind es über 56 Prozent. Das führt zwangsläufig zu einem Mangel an Fachkräften unterschiedlichster Qualifikationen und Eignungen, der nun ausgeglichen werden muss.

Vorzüge herausstellen

Entgegen der oftmals verbreiteten Annahme, im Öffentlichen Dienst würden lediglich Verwaltungsfachkräfte benötigt (laut einer Stepstone-Studie glauben das über 70 Prozent), sind es tatsächlich Fachkräfte mit unterschiedlichsten Profilen – Sekretärinnen, Ingenieure, IT-Fachkräfte, Juristen, Ärzte, unterschiedlichste Handwerker und andere mehr. Und je höher die Spezialisierung, umso schwieriger ist es, das benötigte Personal zu finden.

Öffentliche Arbeitgeber, ob in Kommunen, auf Landes- oder Bundesebene oder in anderen öffentlichen Einrichtungen, müssen sich aus denselben Fachkräftemärkten bedienen wie Unternehmen. Das bedeutet allerdings, dass sie ihr in weiten Teilen noch verstaubtes Image ablegen und sich als moderne Arbeitgeber präsentieren müssen. Dabei können sie durchaus einige Vorteile nutzen, mit denen sie gegenüber ihren Wettbewerbern aus der freien Wirtschaft punkten können.

In einer Untersuchung der Stellenbörse Stepstone wurden Fach- und Führungskräfte gefragt, ob sie die Privatwirtschaft oder den Öffentlichen Dienst als Arbeitsplatz und Arbeitgeber bevorzugen würden. Acht von zehn der Befragten zogen den Öffentlichen Dienst vor. Ihre Motive: die Sicherheit und Verlässlichkeit der Jobs sowie eine gute Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie. In wirtschaftlich unsicheren Zeiten sind das gewichtige Vorteile, die die öffentlichen Arbeitgeber offensiv kommunizieren können – und sollten.

Hoher Handlungsbedarf

Professor Christian Beck von der Hochschule Koblenz, der jetzt eine Studie zu Karrierewebsites in öffentlichen Verwaltungen veröffentlichte, fand heraus, dass Arbeitgeber aus dem Öffentlichen Dienst bei den Zielgruppen quasi nicht präsent sind, weder in den Offline-Kanälen und noch weniger über Online-Kanäle.

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Allerdings zeigten die meisten aktuellen Studien, dass nahezu 90 Prozent der Jobsuchenden die Karrierewebseiten der Unternehmen als wichtigste Informationsquelle über den potenziellen Arbeitgeber sehen und auch die meisten sich darüber bewerben. Deshalb wollten Beck und sein Expertenteam herausfinden, wie es wirklich um die Darstellung von Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen als interessante Arbeitgeber auf deren eigenen Karrierewebseiten aussieht.

Dazu prüfte man insgesamt 463 Institutionen des Öffentlichen Dienstes aller Größen: kleinere Gemeinden, größere Städte, Landkreise und Körperschaften. Insgesamt wurden die Kategorien Zugang/Navigation & Usability, Informationsangebote, Design & Informationsaufbereitung, Kommunikation & Interaktivität sowie Web-2.0-Funktionalitäten bewertet. Das Resultat: In der Gesamtauswertung zeigt sich, dass nur neun Prozent der analysierten Karrierewebseiten mehr als die Hälfte der zu vergebenden Punktzahl erreichten.

Besonders schlecht schnitt dabei die Kategorie „Kommunikation & Interaktivität“ ab, bei der es unter anderem darum geht, wie sich Bewerber über eine Karrierewebseite beim potenziellen Arbeitgeber bewerben können. Hier erreichten laut Beck-Studie 93 Prozent der untersuchten Karrierewebsites weniger als die Hälfte aller möglichen Punkte.

Zu wenig Infos

Eines der wichtigsten Ergebnisse der Studie: Von einer einzigen Ausnahme abgesehen, waren auf keiner der Homepages der Institutionen ein „Karriere“- oder ein „Job“-Button zu finden. Überhaupt, so das Fazit von Beck, erfordere es vom Bewerber in der Regel viel Geduld und ein teilweise hohes Maß an Recherchegeschick, sich überhaupt über den Arbeitgeber und mögliche Stellenangebote zu informieren. Den Handlungsbedarf in diesem Bereich stuft er für die große Mehrheit der untersuchten Institutionen als hoch bis sehr hoch ein.

Dass es auch anders geht, beweist die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA NRW), eine Anstalt des öffentlichen Rechts, die erst Ende August ihre neue Karrierewebseite in Betrieb nahm. Dort hatte man sich nach einigen Produktevaluierungen im Januar des Jahres für die Bewerberportal-Lösung des Brandenburgischen Anbieters GfOP entschieden, der auf Personalsoftware für Öffentliche Verwaltungen spezialisiert ist. GfOP hatte bereits 2011 ein Modul zur Bewerberverwaltung geliefert.

Grund für die Implementierung einer Karriereseite auf der GPA-Homepage war laut Christian Stadler, dem Projektleiter für die Einführung von Personalmanagementsystemen bei der GPA NRW, der Wunsch, sich die Rekrutierungsmöglichkeiten über das Internet stärker als bisher zunutze zu machen. Innerhalb kurzer Zeit war die Lösung technisch implementiert. Danach wurde sie optisch an die bereits bestehende Webseite angepasst, und die entsprechenden Firmen- und Bewerberinformationen (Infos zum Arbeitgeber, Stellenausschreibungen, Ansprechpartner) wurden von einer externen Marketingagentur vorbereitet. Gestalterisch, das war die Vorgabe, musste das Online-Portal wie aus einem Guss in die bestehende Webseite integriert werden.

Bevor das Karriereportal freigeschaltet wurde, führte man umfassende Belastungstests durch, um zu prüfen, ob und wie die Seite auch einem größeren Ansturm von Bewerbern standhalten würde. So konnte man das Portal auch weiter optimieren, bevor es Anfang September online ging.

Online bewerben

Karriereseite der GPA NRW
Karriereseite der GPA NRW (Quelle: GPA NRW)

Der Ablauf: Die Daten zu den Ausschreibungen, die auf der internen „Kommboss“-Datenbank angelegt sind, werden online im Portal bereitgestellt. Interessierte finden auf der Webseite der GPA neben umfassenden Informationen zur GPA unter anderem auch einen Bereich für Stellenanzeigen, über den sie sich über offene Stellen informieren können.

Sagt ihnen das Angebot zu, können sie sich über einen Bewerber-Button im System anmelden und dann über unterschiedliche Masken Informationen zu Ausbildung, früheren Arbeitgebern und Berufserfahrungen eingeben sowie das Bewerbungsschreiben hochladen. Es lassen sich auch Dokumente wie Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate und Ähnliches ablegen. Über Bestätigungsmails erhalten Bewerber umgehend sowohl ihre personalisierte Anmeldebestätigung als auch eine Bestätigung über den Eingang der Bewerbung.

In ihrem eigenen Karrierebereich können sie über ein Passwort-gesteuertes Login nach Belieben weitere Ergänzungen oder Änderungen in ihrem Profil vornehmen. Automatisierte Prüfroutinen stellen sicher, dass der Bewerber keine Änderungen seiner Daten mehr vornehmen kann, wenn die Unterlagen bereits durch die GPA in Bearbeitung sind.

Sowohl die Einladung für das Bewerbungsgespräch als auch eine Absage werden ebenfalls individualisiert aus der Software heraus generiert. Wer will, kann sich eine Übersicht der eigenen eingegebenen Daten per Mausklick ausdrucken. Die GPA stellt sicher, dass die vom Bewerber eingegebenen Daten verschlüsselt und sicher auf deren Server zwischengelagert werden, bevor der automatisierte Transfer ins Bewerbermanagement-System erfolgt.

Der Bewerber kann nach Abschluss des Bewerbungsverfahren jederzeit selbstständig sein Konto und somit seine Bewerberdaten aus dem System löschen. Wird der Bewerber eingestellt, werden die eingegebenen Daten in den Personalstamm des dahinterliegenden Datenschutz-zertifizierten Personalmanagement-Systems überführt.

Christian Stadler ist mit dem Karriereportal zufrieden: „Die ersten Erfahrungen zeigen uns, dass wir es richtig gemacht haben.“ Es sei ein riesiger Schritt gegenüber dem früheren Zustand. „Denn durch die Automatisierung des Bewerbungsprozesses spart die zuständige Personalmitarbeiterin mindestens 60 bis 70 Prozent des vorherigen Zeitaufwands, den sie jetzt zur Erledigung anderer wichtiger Aufgaben nutzen kann“, ergänzt Stadler.

 

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